Konfigurieren Sie die Systemeinstellungen, um das Verhalten auf Systemebene, wie E-Mail-Benachrichtigungen, zu steuern. Verwenden Sie die Karte Einstellungen im Cluster Extras, um auf die Systemeinstellungen zuzugreifen. Sie müssen Serviceadministrator sein, um die Systemeinstellungen konfigurieren zu können.
Benachrichtigungseinstellungen
Mit den Benachrichtigungseinstellungen können Sie konfigurieren, wie E-Mail-Benachrichtigungen vom System gesendet werden sollen.
- Wählen Sie unter Extras die Option Einstellungen aus.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Klicken Sie unter Benachrichtigungen senden auf das Kontrollkästchen zum Aktivieren oder Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für das gesamte System.
- Geben Sie unter Präfix E-Mail-Betreff ein Präfix für die Betreffzeile von systemgenerierten E-Mails ein, um die Umgebung anzugeben, über die die E-Mail gesendet wurde.
- Wählen Sie unter Ersatzempfänger einen einzelnen Standardbenutzer aus, an den E-Mails anstelle des primären Empfängers gesendet werden sollen (z.B. Anforderungsbearbeiter, Anforderungsmitwirkende und Anforderungsgenehmiger). Dies kann beim Testen von Benachrichtigungen in einem Testsystem nützlich sein. Nur Benutzer mit einer definierten E-Mail-Adresse werden angezeigt.
- Mit dem Kontrollkästchen unter Abonnementanforderungsdatei anhängen können Sie steuern, ob die Anforderungsdatei, mit der die Anforderungselemente in einer Abonnementanforderung generiert wurden, an die Benachrichtigungs-E-Mails angehängt wird, die an die Bearbeiter und Mitwirkenden des Abonnements versendet werden.
- Klicken Sie auf Speichern.
Löschanforderungseinstellungen
Mit Löschanforderungseinstellungen können Sie die Anzahl der Monate festlegen, nach denen Anforderungsaktionen für abgeschlossene Anforderungen automatisch aus dem System gelöscht werden. Dadurch können Sie die Größe Ihrer Snapshot-Migrationsdateien verringern.
Wichtige Aspekte
- Sie können für die Anzahl der Monate, nach denen Anforderungsaktionen gelöscht werden, einen Wert zwischen 6 und 18 Monaten festlegen.
- Nachdem eine Anforderung gelöscht wurde, können Sie die Anforderungselemente immer noch anzeigen (z.B. im Anforderungsinspektor oder in der Anforderungsarbeitsliste). Sie können die einzelnen Anforderungselemente jedoch nicht mehr einblenden, um die Anforderungsaktionen für das jeweilige Element anzuzeigen. Außerdem können Sie die Anforderungselementdetails nicht mehr herunterladen.
- Die Transaktionen für gelöschte Anforderungen sind immer noch in der Transaktionshistorie verfügbar. Informationen hierzu finden Sie unter Transaktionshistorie prüfen.
- Abgeschlossene Anforderungsaktionen werden wöchentlich gelöscht. Nach dem Löschen können Anforderungsaktionen nicht mehr wiederhergestellt werden.
Kalendereinstellungen
Mit Kalendereinstellungen können Sie das Ende des Geschäftsjahres für Ihre Organisation angeben. Anhand dieser Einstellung erstellen Zeitlabels rollierende Ansichtspunkte mit Zeitlabels basierend auf einem Geschäftskalender anstelle des gregorianischen Kalenders. Informationen hierzu finden Sie unter Zeitlabels erstellen, bearbeiten und löschen.
Wählen Sie im Dropdown-Menü den letzten Monat Ihres Geschäftsjahres aus.