Systemeinstellungen konfigurieren

Konfigurieren Sie die Systemeinstellungen, um das Verhalten auf Systemebene, wie E-Mail-Benachrichtigungen, zu steuern. Verwenden Sie die Karte Einstellungen im Cluster Extras, um auf die Systemeinstellungen zuzugreifen. Sie müssen Serviceadministrator sein, um die Systemeinstellungen konfigurieren zu können.

Benachrichtigungseinstellungen

Mit den Benachrichtigungseinstellungen können Sie konfigurieren, wie E-Mail-Benachrichtigungen vom System gesendet werden sollen.

  1. Wählen Sie unter Extras die Option Einstellungen aus.
  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie unter Benachrichtigungen senden auf das Kontrollkästchen zum Aktivieren oder Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für das gesamte System.
    • Geben Sie unter Präfix E-Mail-Betreff ein Präfix für die Betreffzeile von systemgenerierten E-Mails ein, um die Umgebung anzugeben, über die die E-Mail gesendet wurde.
    • Wählen Sie unter Ersatzempfänger einen einzelnen Standardbenutzer aus, an den E-Mails anstelle des primären Empfängers gesendet werden sollen (z.B. Anforderungsbearbeiter, Anforderungsmitwirkende und Anforderungsgenehmiger). Dies kann beim Testen von Benachrichtigungen in einem Testsystem nützlich sein. Nur Benutzer mit einer definierten E-Mail-Adresse werden angezeigt.
    • Mit dem Kontrollkästchen unter Abonnementanforderungsdatei anhängen können Sie steuern, ob die Anforderungsdatei, mit der die Anforderungselemente in einer Abonnementanforderung generiert wurden, an die Benachrichtigungs-E-Mails angehängt wird, die an die Bearbeiter und Mitwirkenden des Abonnements versendet werden.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Anforderungseinstellungen

Verhinderte Aktionen nach Anforderungstyp

Sie können verhindern, dass Benutzer Workflowaktionen (wie Ablehnung, Rückruf oder Pushback) für Anforderungen eines bestimmten Anforderungstyps durchführen. Beispiel: Sie möchten nicht, dass Benutzer die Möglichkeit haben, Konsolidierungsanforderungen abzulehnen.

  1. Klicken Sie unter Verhinderte Aktionen nach Anforderungstyp auf Ausgewählt.
  2. Wählen Sie unter Zu verhindernde Aktionen mindestens eine Workflowaktion aus, die Benutzer für die ausgewählten Anforderungstypen nicht durchführen sollen:
    • Ablehnung
    • Pushback
    • Rückruf
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Anforderungstypen auswählen mindestens einen Anforderungstyp aus, für die eine Ablehnung verhindert werden soll:
    • Interaktiv
    • Abonnement
    • Konsolidierung
    • Import
    • Laden

Für diesen Anforderungstyp steht den Benutzern die Ablehnungsaktion nun nicht mehr zu Verfügung.

Anforderungslöschung

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschen weitergeleiteter Anforderungen verhindern, um zu verhindern, dass die Benutzer Anforderungen löschen, die bereits weitergeleitet wurden. Ist diese Option aktiviert, wird der Benutzer zum Schließen der Anforderung aufgefordert, wenn er versucht, eine bereits weitergeleitete Anforderung in der Weiterleitungsphase (zum Beispiel eine Anforderung, für die ein Pushback oder Rückruf erfolgt ist) zu löschen. Geschlossene Anforderungen können nicht erneut weitergeleitet werden.

Endgültige Anforderungslöschung

Mit Löschanforderungseinstellungen können Sie die Anzahl der Monate festlegen, nach denen Anforderungsaktionen für abgeschlossene Anforderungen automatisch aus dem System gelöscht werden. Dadurch können Sie die Größe Ihrer Snapshot-Migrationsdateien verringern.

  • Sie können für die Anzahl der Monate, nach denen Anforderungsaktionen gelöscht werden, einen Wert zwischen 6 und 18 Monaten festlegen.
  • Nachdem eine Anforderung gelöscht wurde, können Sie die Anforderungselemente immer noch anzeigen (z.B. im Anforderungsinspektor oder in der Anforderungsarbeitsliste). Sie können die einzelnen Anforderungselemente jedoch nicht mehr einblenden, um die Anforderungsaktionen für das jeweilige Element anzuzeigen. Außerdem können Sie die Anforderungselementdetails nicht mehr herunterladen.
  • Die Transaktionen für gelöschte Anforderungen sind immer noch in der Transaktionshistorie verfügbar. Informationen hierzu finden Sie unter Transaktionshistorie prüfen.
  • Abgeschlossene Anforderungsaktionen werden wöchentlich gelöscht. Nach dem Löschen können Anforderungsaktionen nicht mehr wiederhergestellt werden.

Kalendereinstellungen

Mit Kalendereinstellungen können Sie das Ende des Geschäftsjahres für Ihre Organisation angeben. Anhand dieser Einstellung erstellen Zeitlabels rollierende Ansichtspunkte mit Zeitlabels basierend auf einem Geschäftskalender anstelle des gregorianischen Kalenders. Informationen hierzu finden Sie unter Zeitlabels erstellen, bearbeiten und löschen.

Wählen Sie im Dropdown-Menü den letzten Monat Ihres Geschäftsjahres aus.