Besprechungen und Kommunikation planen

Besprechungen

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Personen sich am CoE Ihrer Organisation beteiligen sollen, müssen Sie ein geeignetes Besprechungsintervall und einen Kommunikationsplan für Ihre Organisation definieren.

CoE-Teammitglieder sollten sich regelmäßig treffen, um sicherzustellen, dass alle die gleichen Ziele verfolgen, Fortschritte machen und die gleiche Meinung vertreten. Die Teammitglieder können auch als CoE-Botschafter für andere Teams in der Organisation fungieren, beispielsweise um den Stand der Dinge bei Besprechungen des Produktteams mitzuteilen. Je nach der Einführungsgeschwindigkeit wird empfohlen, dass sich die CoE-Teams wöchentlich oder zweiwöchentlich treffen. Das gesamte CoE sollte sich für Rückmeldungen zum Fortschritt monatlich treffen.

Es ist auch schon vorgekommen, dass sich CoE-Teams zu Beginn eines Transformationsprozesses täglich getroffen haben. Dies kann bei Projekten mit Managersichtbarkeit nützlich sein, wenn das CoE den ersten EPM-Geschäftsprozess in der Cloud erfolgreich implementiert hat.

Interne Kommunikation

Es sollte auch regelmäßig eine Kommunikation mit der internen Community erfolgen. Richten Sie hierzu eine Community of Practice ein, die regelmäßige Updates von Botschaftern erhält, beispielsweise in einem Wiki, über eine Verteilerliste, in einer Videoreihe oder über einen Kanal in Microsoft Teams oder Slack.

Einige Organisationen erstellen sogenannte Innovation Labs. Hier können Kollegen vorstellen, was sie erreicht haben, Best Practices teilen und erfahren, wie sie andere Projekte unterstützen können.

Externe Kommunikation

Sie sollten auch die externe Kommunikation planen. Als Best Practice wird empfohlen, die Ressourcen unter Erfolg und ROI kommunizieren zu verwenden, um Ihren Erfolg nach außen zu kommunizieren und beim Aufbau von Beziehungen zu helfen, Anerkennung zu gewinnen, Ihr Netzwerk zu stärken und für Ihre Marke zu werben.

Weitere Informationen

Best Practices zur externen Kommunikation finden Sie in diesen Storys von Oracle@Oracle, in denen Erfolge des Unternehmens kommuniziert werden:

• Oracle unterstützt sein Unternehmen mit der Oracle Cloud
• Über Anpassungen an eine sich ändernde Welt: Reimagining Oracle’s Planning, Budgeting and Forecasting Processes for an Unpredictable World
• Operations at Oracle with Oracle Cloud EPM, Oracle@Oracle: Our Journey to the Cloud
• Erfolge von Oracle-Kunden
• Outpace Change with Oracle EPM Cloud

Checkliste für die interne CoE-Kommunikation

Für eine bessere Interaktion mit Ihren Benutzern ist es ratsam, sie wie Kunden zu behandeln. Mit einem CoE können Sie eine erfolgreiche Kommunikation sicherstellen, indem die Mitglieder über ihre Kernwerte reflektieren und dann selbstreflektierende Fragen entwickeln, um die Kommunikation an ihren Werten auszurichten.

Beispiel: Die Kernwerte eines erfolgreichen CoE sind: Kunden höchste Priorität einräumen; Teams bilden; Vertrauen gewinnen, Vertrauen schenken; Erscheinen und die Führung übernehmen sowie Innovationen schaffen und unaufhörlich verbessern. Basierend auf diesen Kernwerten hat das CoE die folgenden Fragen ausgearbeitet. Diese Fragen werden beim Erstellen interner Kommunikation mit ihren Benutzern als Checkliste verwendet.

Beispielfragen und -checkliste:

• Kunden höchste Priorität einräumen

  • Erkläre ich, wie wir unsere Kundenerfahrung verbessern und ihnen helfen, Ergebnisse zu erzielen?
  • Demonstriere ich, wie wir unseren Kunden zuhören und sie verstehen?
  • Lege ich unmissverständlich dar, wie das dazu beiträgt, dass die tägliche Arbeit der Mitarbeiter unseren Kunden einen Mehrwert bietet?

• Teams bilden

  • Verdeutliche ich, wie wir als einzelne, einheitliche Organisation auftreten?
  • Beschreibe ich, wie dadurch Hindernisse eliminiert werden?
  • Veranschauliche ich, wie wir unsere gegenseitigen Anforderungen respektieren und die Mitarbeiter honorieren?

• Vertrauen gewinnen, Vertrauen schenken

  • Kommuniziere ich offen und transparent?
  • Beschreibe ich, wie dadurch Hindernisse eliminiert werden?
  • Beschreibe ich, wie wir aus Fehlern lernen?
  • Erkläre ich, wie dadurch eine dezentralisierte Entscheidungsfindung ermöglicht und verbessert wird?

• Erscheinen und die Führung übernehmen

  • Zeige ich das weitere Vorgehen, indem ich Personen gezielt aufeinander abstimme?
  • Betone ich, wie uns das dabei hilft, uns auf organisatorische Prioritäten, Strategien und Ziele zu konzentrieren?
  • Helfe ich dabei, die Mitarbeiter zu motivieren, sie mit Wissen und Autonomie zu unterstützen und ihren Erfolg zu feiern?

• Innovationen schaffen und unaufhörlich verbessern

  • Erläutere ich, wie wir uns dadurch transformieren und unser Wettbewerbsvorteil ausgeweitet wird?
  • Gebe ich an, wie wir reflektieren, lernen, experimentieren und wachsen?
  • Verdeutliche ich, wie wir einen globalen Überblick behalten und das Ganze optimieren, nicht nur Teile davon?