Transaktionen mit der Smart View-Erweiterung für das Modul "Abstimmungscompliance" direkt aus Excel importieren

In Excel können Sie Transaktionen mit der Oracle Smart View for Office Account Reconciliation-Erweiterung in das Modul "Abstimmungscompliance" laden. Die direkte Integration erfordert die Basisinstallation von Smart View sowie die Smart View-Erweiterung für das Modul "Abstimmungscompliance".

Sie können entweder mit Hinzufügen Transaktionen den vorhandenen Transaktionen hinzufügen oder mit Alle ersetzen die vorhandenen Transaktionen durch diese neue Importdatei ersetzen.

Anweisungen zum Installieren von Smart View und zum Herunterladen der Smart View-Erweiterung für das Modul "Abstimmungscompliance" finden Sie unter Account Reconciliation in Smart View einrichten.

Verwenden Sie zum Laden von Transaktionen im Smart View-Menüband "Abstimmungscompliance" die Option Initialisieren und anschließend zum Importieren der Daten die Option Importieren. Mit Initialisieren wird die Headerzeile (immer Zeile 1) in der Tabelle basierend auf Transaktionstyp und Formatauswahl für den Import vorbereitet. Mit Importieren wird der tatsächliche Import der Transaktionen ausgeführt.

Sie können die folgenden Transaktionstypen für eine oder mehrere Abstimmungen in einem Importvorgang laden: Saldoklärungen, Anpassung an Quellsystem, Anpassung an Untersystem und Abweichungsklärungen.

Das Verfahren zur Initialisierung finden Sie unter Import initialisieren.

Das Verfahren zum Importieren der Transaktionen finden Sie unter Transaktionen importieren.

Import initialisieren

Mit der Option Initialisieren wird die Headerzeile basierend auf dem angegebenen Transaktionstyp und einem oder mehreren ausgewählten Formaten für den Import vorbereitet. Sie können auch Header für Amortisierung und Aktionsplan einbeziehen.

1. Nachdem die Schritte zur Installation von Smart View abgeschlossen sind, öffnen Sie Excel, und stellen Sie eine private Verbindung her.

   Beachten Sie, dass im Excel-Menüband die Menüoptionen sowohl für Smart View als auch für das Modul Abstimmungscompliance angezeigt werden.

   
   
   

   Nachdem Sie eine Verbindung hergestellt haben, sind die Optionen Initialisieren und Importieren im Menüband für das Modul "Abstimmungscompliance" aktiv und einsatzbereit.
   
   

2. Klicken Sie auf Initialisieren.

   
   
   

3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Transaktionstyp aus. Die Liste der Formate für diesen Transaktionstyp wird angezeigt.

   
   
   

4. Wählen Sie mindestens ein Format aus. Die ausgewählten Formate bestimmen die Attribute, die nach Abschluss des Initialisierungsschrittes in der Headerzeile erstellt werden.

5. Sie können die Kontrollkästchen zum Einbeziehen von Amortisierungsheadern und/oder Aktionsplanheadern aktivieren. Klicken Sie anschließend auf OK. Wenn Sie diese Kontrollkästchen deaktiviert lassen, werden die Header nicht in die Headerzeile aufgenommen.

   • Amortisierungsheader - nachfolgend finden Sie ein Beispiel der Headerzeile mit den Amortisierungsspalten:

     
     
     

   • Aktionsplanheader - benutzerdefinierte Attribute (nicht Systemattribute), die Teil eines Aktionsplans sind und deren Namen den Begriff "Action Plan" enthalten, werden in Smart View mit dem Begriff in eckigen Klammern angezeigt. Beispiel: Ein benutzerdefiniertes Attribut namens "Action Plan Owner" wird in Smart View als [Action Plan] Action Plan Owner angezeigt. Nur der in Smart View angezeigte Name weist diese Syntax auf. Der tatsächliche Name des benutzerdefinierten Attributs ist davon nicht betroffen oder wird nicht geändert.

     Es folgt ein Beispiel einer Headerzeile mit benutzerdefinierten Attributen in "Action Plan"-Spalten.

     
     
     

   • Zeilen und Spalten - Sie können der Tabelle eigene Zeilen und Spalten hinzufügen, um Hinweise vor dem Import, Berechnungen oder andere für den Arbeitsprozess hilfreiche Informationen anzugeben. Zeilen ohne Konto-ID und Spalten ohne vordefinierte Header werden beim Import ignoriert.

     Hier sehen Sie eine Übersicht der Unterschiede zwischen Spaltenheadern in Excel und dem Layout der Importdatei mit vorab zugeordneten Abstimmungscompliancetransaktionen in Account Reconciliation:

     Smart View-Transaktionsimport in Excel	Importdatei mit vorab zugeordneten Abstimmungscompliancetransaktionen	Hinweise
     Account ID	Reconciliation Account ID	Diese sind identisch. Beispiel: 101-22270
     <Sub Segment Name>	SubSegmentx	Wird verwendet, wenn mindestens ein ausgewähltes Format eine Gruppenabstimmung ist. Beispiel: Store
     Short Description	Short Description	Diese sind identisch. Beispiel: Contract - AirNow
     Long Description	Long Description	Diese sind identisch.
     Transaction Date	Transaction Date	Diese sind identisch.
     Close Date	Close Date	Diese sind identisch.
     <Entered> Amount	Amountx	Verwenden Sie für den Smart View-Import dieselben Währungsgruppennamen wie in der Währungsgruppenkonfiguration in Account Reconciliation. Gruppennamen sind konfigurierbar. Die Standardnamen sind "Entered", "Functional" oder "Reporting".
     <Entered> Currency	Amount Currencyx	Verwenden Sie für den Smart View-Import dieselben Währungsgruppennamen wie in der Währungsgruppenkonfiguration in Account Reconciliation. Beispiel: USD Gruppennamen sind konfigurierbar. Die Standardnamen sind "Entered", "Functional" oder "Reporting".
     <Attribute>	Attributex Attribute Valuex	Verwenden Sie für den Smart View-Import denselben Attributnamen wie in der Attributkonfiguration in Account Reconciliation.
     Amortization	Amortization	Beispiel: Amortizing
     Amortization Method	Amortization Method	Beispiel: Straight Line
     Amortization Half Month Convention	Amortization Half Month Convention	Beispiel: No
     Amortization Periods	Amortization Periods	Beispiel: 7
     Amortization Start Period	Amortization Start Period	Beispiel: Jan-19
     Amortization Start Date Amortization End Date	Amortization Start Date Amortization End Date
     Amortization Original <Entered>	Amortization Original Amount1	Verwenden Sie für den Smart View-Import denselben Gruppennamen wie in der Konfiguration in Account Reconciliation. Gruppennamen sind konfigurierbar. Die Standardnamen sind "Entered", "Functional" oder "Reporting".
     Action Plan Closed	Action Plan Closed	Beispiel: Y
     Action Plan Closed Date	Action Plan Closed Date	Beispiel: 1/20/2020
     Action Plan <Attribute>	Action Plan AttributeX Action Plan Attribute Valuex	Verwenden Sie für den Smart View-Import denselben Aktionsplan-Attributnamen wie in der Attributkonfiguration in Account Reconciliation.

   Hinweis:

   • Für den Smart View-Import muss das Feld "Betrag" oder "Datum" in Excel als Betrag oder Datum formatiert sein. Die Felder dürfen nicht als Text oder anderweitig formatiert sein.

   • Excel konvertiert die Namen von Amortisierungsperioden im Allgemeinen in Datumswerte, wodurch beim Import Fehler auftreten. Um dies zu verhindern, formatieren Sie die Spalte als Text (erfolgt bei der Initialisierung automatisch), oder stellen Sie dem Periodennamen ein einfaches Anführungszeichen voran (Beispiel: 'Januar 2021).

Transaktionen importieren

Nachdem Sie das Headerzeilenlayout fertig formatiert haben, können Sie die Transaktionen über Smart View in das Modul "Abstimmungscompliance" laden.

1. Vergewissern Sie sich, dass die Excel-Headerzeile korrekt formatiert ist und eine Verbindung zur Account Reconciliation-Instanz besteht.
2. Erstellen Sie Transaktionen für den Import in das Arbeitsblatt mit der konfigurierten Headerzeile.
   
   
3. Klicken Sie im Menüband für das Modul "Abstimmungscompliance" in Smart View auf Importieren.

4. Das Dialogfeld Transaktionen importieren wird angezeigt. Sie können den Transaktionstyp bei Bedarf ändern.

5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Offen oder Geschlossen die Periode aus.

   Hinweis:

   Sie können Transaktionen für Perioden unabhängig davon laden, ob Abstimmungen für diese Periode erstellt werden. Nachdem die Abstimmungen erstellt wurden, werden die Transaktionen in der Abstimmung angezeigt. Wenn die Abstimmung gelöscht wird, verbleiben die mit Smart View geladenen Transaktionen in der Datenbank.

   
   
   
6. Wählen Sie den Importmodus Hinzufügen oder Alle ersetzen aus. Klicken Sie anschließend auf OK. Mit Hinzufügen werden die Transaktionen den vorhandenen Transaktionen hinzugefügt. Mit Alle ersetzen werden die vorhandenen Transaktionen durch diese neue Importdatei ersetzt.

   Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, wird das Dialogfeld Ergebnisse angezeigt. In diesem Dialogfeld werden Sie gewarnt, dass schreibgeschützte Attribute ignoriert werden. Sie können die Datei bei Bedarf auch herunterladen.