Doclets hinzufügen

So fügen Sie Doclets hinzu:

  1. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben Doclet hinzufügen, und wählen Sie Doclet.
  2. Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung für das Doclet ein.

    Hinweis:

    Wenn Sie keinen Wert im Feld für den Namen eingeben, wird automatisch der Dateiname des Doclets eingetragen, wenn Sie ein Doclet hochladen.

  3. Wählen Sie entweder Lokal oder Bibliothek.
    browse_library

    Sie können das Doclet auswählen, dessen Quelle entweder eine lokale oder eineBibliotheksdatei sein kann.


    doclet_browse_local

    Wenn Sie Bibliothek auswählen, auf Durchsuchen klicken und eine unterstützte Datei auswählen, werden Sie aufgefordert, das Bibliotheksdokument mit einem Doclet im Berichtspaket zu verknüpfen.


    Popup-Dialogfeld zum Verknüpfen einer Datei

    Hinweis:

    Wenn Sie ein Bibliotheksdokument auswählen, erhalten Sie die folgenden Aufforderungen:

    • Wenn Sie auf Ja klicken, erstellt der Service einen persistenten Link zur Dokumentdatei.

    • Wenn Sie auf Nein klicken, lädt der Service eine Kopie der Bibliotheksdatei in das Doclet hoch. Es wird kein persistenter Link erstellt.

    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Mit verknüpften regulären Doclets arbeiten unter Doclets für Narrative Reporting verfassen und genehmigen.

  4. Führen Sie eine Aktion aus:

    • Klicken Sie für Word- oder PowerPoint-basierte Berichtspakete unter Doclet auf die Option Durchsuchen, um entweder ein Microsoft Word- oder PowerPoint-Dokument (abhängig vom Berichtspakettyp) aus dem Dateisystem auszuwählen, und klicken Sie dann auf Öffnen, um es hochzuladen. Sie können das Doclet erneut hochladen, indem Sie auf Aktualisieren klicken.

    • Wählen Sie für PDF-basierte Berichtspakete unter Typ eine der folgenden Optionen:

      • PDF - Sie können Ihren lokalen Computer durchsuchen, um eine PDF-Datei hochzuladen.

      • Bericht - Sie können die Bibliothek durchsuchen und einen Management Reporting-Bericht auswählen, angeben, ob Sie den Bericht mit dem ausgewählten Bericht in der Bibliothek verknüpfen möchten, und dann den Berichts-POV festlegen. Wenn Sie den Bericht mit dem Bericht in der Bibliothek verknüpfen:

        • Zum Verknüpfen der migrierten Berichte können Sie die Option Freigegebener Ordner auswählen. Sie können die Bibliothek durchsuchen, den Link Freigegebener Ordner wählen und auf OK klicken.
          Link "Freigegebener Ordner"

          Hinweis:

          Eigentümer eines Berichtspakets können rasch alle Berichts-Doclet-Links aktualisieren, indem sie den Speicherort unter Freigegebener Ordner ändern, anstatt die Links in den Doclets für die entsprechenden Berichte manuell zu aktualisieren.

          Beispiel: Ein Eigentümer eines Berichtspakets möchte den Speicherort für alle Berichts-Doclet-Links aktualisieren:

          • Von: Library/Reports/Quarters/Qtr1

          • In: Library/Reports/Quarters/Qtr2

          Hinweis:

          Das System aktualisiert alle Berichts-Doclet-Links von Qtr1 in Qtr 2. Managementberichts-Doclets, die mit anderen Bibliotheksspeicherorten verknüpft sind, werden nicht geändert.

        • Wenn sich das Berichtsdesign in der Bibliothek ändert und Sie die Daten für das Berichts-Doclet im Berichtspaket aktualisieren, wird das Design der Berichtsinstanz in der Bibliothek wiedergegeben.

        • Sie können den Bericht des Berichtspakets aktualisieren, ersetzen oder in der Vorschau anzeigen. Im Gegensatz zu einem nicht verknüpften Berichts-Doclet können Sie jedoch das Berichtsdesign im Berichtspaket nicht bearbeiten. Die Instanz des Berichts in der Bibliothek muss direkt bearbeitet werden.

          Hinweis:

          Wenn der Bericht in der Bibliothek verschoben, umbenannt oder gelöscht wird, wird der Link zum Bericht ungültig. In diesem Fall wird der Link für das Doclet aufgehoben, und es wird die Berichtsdefinition aus der letzten Aktualisierung verwendet. Der Benutzer kann das Doclet mit einem anderen Bericht in der Bibliothek verknüpfen.

      • Word - Sie können Ihren lokalen Computer durchsuchen, um eine Word-Datei hochzuladen.

      • Excel - Sie können Ihren lokalen Computer durchsuchen, um eine Microsoft Excel-Datei hochzuladen. Standardmäßig werden alle Arbeitsblätter der Excel-Datei in das Berichtspaket eingeschlossen. Sie können alle einzuschließenden Arbeitsblätter auswählen, indem Sie auf Alle Arbeitsblätter eingeschlossen klicken. Löschen Sie im Dialogfeld Arbeitsblätter auswählen die Option Alle Arbeitsblätter eingeschlossen, treffen Sie eine Auswahl aus der Arbeitsblattlistentabelle, und klicken Sie dann auf OK.

        Hinweis:

        Sie können die Arbeitsblattauswahl ändern, indem Sie auf Ausgewähltes Arbeitsblatt klicken.

      Sie können ein PDF-Doclet hochladen, indem Sie auf Aktualisieren klicken.

      Hinweis:

      Nachdem Sie einen Typ ausgewählt haben, können Sie ihn nicht mehr ändern. Wenn Sie einen anderen Typ hochladen möchten, klicken Sie auf Abbrechen und dann erneut auf Doclet hinzufügen.

  5. Optional: Wählen Sie für Word- und PDF-basierte Berichtspakete Inhaltsverzeichnis-Doclet, um eine Microsoft Word-Datei hochzuladen, die ein automatisches Inhaltsverzeichnis enthält. Wenn Sie ein Word-Dokument hochladen, das kein automatisches Inhaltsverzeichnis enthält, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Siehe: Automatisches Inhaltsverzeichnis hinzufügen.

    Bei PDF-basierten Berichtspaketen aktualisiert das System automatisch die Tabelle mit dem Inhaltsverzeichnis und konvertiert das Word-Dokument in PDF.

  6. Führen Sie eine Aktion aus:

    • Prüfen Sie bei Word-Doclets die Doclet-Formatattribute, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Attributen, mit denen Sie die Attribute des Formatbeispieldokuments des Berichtspakets überschreiben möchten. Beispiel: Wenn das Berichtspaket als Ausrichtung das Hochformat und das Dokument das Querformat aufweist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Ausrichtung, um die Ausrichtung "Querformat" nur für dieses Doclet beizubehalten.


      Bildschirm für Doclet-Attribute

      Hinweis:

      Das Symbol Attribut gibt Doclet-Formatattribute an, die sich von den Attributen im Formatbeispieldokument unterscheiden. Siehe: Erläuterungen zu Formatbeispielen.

    • Bei PowerPoint-Doclets scannt das System das Doclet und hebt die verwendeten Folienmaster hervor. Wenn das Doclet einen anderen Folienmaster als Formatbeispieldokument enthält, können Sie den Folienmaster des Doclets beibehalten oder den Folienmaster des Doclet-Formatbeispiels durch den Folienmaster aus dem Formatbeispieldokument des Berichtspakets ersetzen.

    • Optional: Wählen Sie für PDF-basierte Excel-Berichtspakete unter Typ die Option Excel, und wählen Sie dann "Alle Arbeitsblätter eingeschlossen".

      Unter "Arbeitsblätter auswählen" können Sie die erforderlichen Arbeitsblätter auswählen, die in PDF angezeigt werden müssen. Klicken Sie dann auf OK. Arbeitsblätter können entweder Diagramme oder Tabellen enthalten. Um ein PDF-basiertes Excel-Doclet hochzuladen, klicken Sie auf Aktualisieren.

      PDF-basierte Excel-Berichtspakete

    Um den Doclet-Folienmaster durch den Folienmaster für das Berichtspaket zu ersetzen, klicken Sie auf den Namen des Doclet-Folienmasters und wählen dann den Folienmaster für das Berichtspaket aus, durch den Sie ihn ersetzen möchten.


    Screenshot, der den Doclet-Folienmaster mit der Option zum Ersetzen durch einen Folienmaster für das Berichtspaket zeigt

    Das System ordnet die Doclet-Folienlayouts dem Folienmaster für das Berichtspaket zu, um ein einheitliches Erscheinungsbild der Präsentation zu gewährleisten.

    Wenn Sie nicht auf den Doclet-Folienmaster klicken und einen Ersatzfolienmaster auswählen, wird der Doclet-Folienmaster beibehalten.

    Wenn Sie den Doclet-Folienmaster beibehalten, fügt ihn das System der zusammengeführten Präsentation hinzu, um sicherzustellen, dass die Folien richtig dargestellt werden. Dieser Folienmaster kann jedoch nur für dieses Doclet verwendet werden. Der Doclet-Folienmaster ist nicht für andere Doclets verfügbar. Wenn Sie möchten, dass der Doclet-Folienmaster von anderen Doclets verwendet werden kann, müssen Sie den Folienmaster dem Formatbeispieldokument-Folienmaster des Berichtspakets hinzufügen.

    Hinweis:

    Um das Doclet hochzuladen, müssen die Doclet-Folien dieselbe Größe wie die Folien im Formatbeispiel des Berichtspakets aufweisen. Beispiel: Wenn Ihre Doclet-Folien die Größe für die Bildschirmpräsentation (4:3) und die Formatbeispielfolien des Berichtspakets die Größe für die Bildschirmpräsentation (16:9) aufweisen, müssen Sie die Größe der Doclet-Folien ändern, bevor Sie das Doclet hochladen können.
  7. Optional: Wählen Sie Doclet unterdrücken aus.
    Option "Doclet unterdrücken"

    Hinweis:

    Wenn Sie die Option Doclets unterdrücken auswählen, ist der Doclet-Inhalt nicht in der Ausgabe des Berichtspakets enthalten.

    Dadurch bleiben die Doclet-Definition und die Doclet-Struktur für zukünftige Ausführungen des Berichtspakets erhalten, wenn dessen Inhalte erforderlich sind.

  8. Wählen Sie auf jeder Registerkarte Benutzer für die Zuständigkeiten "Autor", "Genehmiger", "Prüfer" und "Leseberechtigter" des Doclets aus, und klicken Sie dann auf Speichern, um das Doclet dem Berichtspaket hinzuzufügen. Sie definieren auch die Anzahl der Genehmigungsebenen auf der Registerkarte "Genehmiger" für das Doclet von Null bis zur Höchstanzahl, die Sie auf der Ebene des Berichtspakets definiert haben.

    Hinweis:

    Die Zuständigkeiten sind basierend auf den Phasen, die Sie für das Berichtspaket definiert haben, unterschiedlich. Wenn Sie eine Erstellungsphase definiert haben, müssen Sie mindestens einen Autor für das Doclet zuweisen, es sei denn, Sie haben Aus Erstellungsphase ausschließen gewählt. Alle anderen Zuständigkeiten sind optional.


    Bildschirm "Doclet-Eigenschaften"
  9. Optional: Wählen Sie Aus Erstellungsphase ausschließen.

    Wenn Sie die Erstellungsphase aktivieren, müssen alle Doclets standardmäßig mindestens einem Autoren zugewiesen werden. Bestimmte Typen von Boilerplate-Doclets (z.B. Copyrighthinweise) müssen jedoch nicht regelmäßig aktualisiert oder verfasst werden. Verwenden Sie Aus Erstellungsphase ausschließen, um diese Doclets aus der Erstellungsphase auszuschließen. Hinweise zum Ausschluss von Doclets aus der Erstellungsphase:

    • Für ausgeschlossene Doclets ist der Eigentümer des Berichtspakets zuständig, und sie behalten alle Contentmanagementfunktionen bei, wie Ein-/Auschecken und Versionierung.

    • Im Status der Erstellungsphase und in der Statistikübersicht des Berichtspakets werden keine Doclets berücksichtigt, die aus der Erstellungsphase ausgeschlossen wurden. Beispiel: Wenn das Berichtspaket zehn Doclets enthält und eines ausgeschlossen wird, basiert die Berechnung des Phasenstatus auf den neun Doclets, die in der Erstellungsphase berücksichtigt werden.

    • Wenn Sie dem Doclet Autoren- und Genehmigerebenen zuweisen und das Doclet dann aus der Erstellungsphase ausschließen, zeigt das System die Benutzerzuweisungen nicht mehr an. Wenn Sie das Doclet anschließend wieder in die Erstellungsphase einschließen, zeigt das System die vorherigen Zuweisungen an.

    • Wenn Sie ein Doclet ausschließen, dessen Erstellungsphase bereits gestartet wurde, geht der Workflowfortschritt für das Doclet verloren, und der Autoren- und Genehmigerzugriff auf das Doclet wird entzogen. Wenn ein Autor oder Genehmiger das Doclet zum Ausschlusszeitpunkt ausgecheckt hatte, bleibt es ausgecheckt. Sie müssen das Auschecken manuell rückgängig machen.

    • Wenn ein Doclet, das aus der Erstellungsphase ausgeschlossen wurde, bearbeitet wird, um es wieder in eine aktive Erstellungsphase aufzunehmen, können Sie sofort mit der Erstellungsphase für dieses Doclet beginnen.

  10. Klicken Sie auf Speichern, um das Doclet zu speichern und zum Berichtcenter zurückzukehren, oder klicken Sie auf Speichern und weitere hinzufügen, um das Doclet zu speichern und den Bildschirm Doclet-Eigenschaften beizubehalten, um ein weiteres Doclet hinzuzufügen.