Nachdem Sie ein Journal erstellt haben, müssen Sie möglicherweise die Journaldaten für dieselbe Periode oder in eine neue Periode kopieren. So kann der Datenerfassungsprozess problemlos für eine neue Periode dupliziert oder wieder eingesetzt werden, ohne dass Sie ein wiederkehrendes oder ein Ad-hoc-Journal erstellen und die Daten laden müssen. Sie können ein Journal, das Sie in einer vorherigen Periode vorbereitet oder genehmigt haben, in die aktuelle Periode kopieren, die Details für diese Periode aktualisieren und das neue Journal in der aktuellen Periode aktivieren.
Jeder Benutzer eines Journals kann eine Kopie eines Journals für dieselbe oder eine andere offene Periode erstellen, deren Vorlagen vom Administrator bereitgestellt wurden.
Jeder Ersteller eines Journals kann ein Journal auswählen, das in eine Periode (dieselbe oder eine andere) kopiert werden soll. Diese muss offen sein und eine bereitgestellte Vorlage aufweisen.
So kopieren Sie ein Journal:
Klicken Sie auf der Homepage auf Enterprise-Journale.
Klicken Sie auf der linken Seite auf das Symbol Journalliste.
Wählen Sie in der Liste Journale die Option Filter aus. Wählen Sie dann Jahr, Periode und Vorlage aus, um die Liste der Journale zu filtern.
Wählen Sie das Journal aus, das Sie kopieren möchten, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktionen die Option In Periode kopieren aus.
Das System zeigt ein Dialogfeld mit der Liste offener Perioden an, für die die Quellvorlage des Journals bereitgestellt wurde.
Als Genehmiger behalten Sie den Standardgenehmiger des Quelljournals bei. Alternativ klicken Sie auf Elementauswahl, und wählen Sie anhand der in der Journalvorlage definierten Workflowoption einen Genehmiger aus.
Um das Journal zu kopieren, klicken Sie auf OK.
Eine Kopie des Journals wird gemäß der Bereitstellung für das ausgewählte Jahr und die ausgewählte Periode erstellt und standardmäßig geöffnet.
Eine neue Journal-ID wird generiert, wenn die Vorlage die Standardoption generierter Elemente der Attribute für Workflow-Dimensionen aufweist.
Sie müssen eine neue Journal-ID eingeben, wenn die Vorlage die Option für die Benutzereingabe für Elemente der Attribute für Workflow-Dimensionen aufweist.