Sie können Konsolidierungsjournale und -gruppen importieren, um sie in das System zu laden. Sie können Folgendes importieren:
Journale in Bearbeitung
Aktivierte Journale (wenn der Workflow nicht aktiviert ist)
Journalgruppen
Sie können Journaldaten auch über die Komponente Datenmanagement laden, indem Sie eine Regel für Journaldaten definieren. Es wird sowohl das Laden von Excel- als auch von textbasierten Journalen unterstützt. Informationen hierzu finden Sie unter Komponente "Datenmanagement" verwalten.
Zum Importieren eines Journals müssen Sie über die Anwendungsrolle "Konsolidierungsjournale - Erstellen" verfügen. Darüber hinaus benötigen Sie Zugriff auf alle Entitys in der Vorlage.
Bevor Sie Journale importieren, müssen Sie Journaldateien erstellen. Informationen hierzu finden Sie unter Konsolidierungsjournaldateien erstellen.
Ein Administrator kann einen Journalworkflow für das Erstellen, Weiterleiten und Genehmigen von Journalen aktivieren. Wenn der Journalworkflow aktiviert ist, können Sie nur Journale mit dem Status "In Bearbeitung" importieren. Wenn der Journalworkflow deaktiviert ist, können Sie nur Journale mit den Status "In Bearbeitung" und "Aktiviert" importieren.
Wenn Sie aktivierte Journale importieren, werden auf dem System Journale mit dem Status "In Bearbeitung" erstellt, wenn die Periode nicht geöffnet ist, und der Status wird beim Import von "Aktiviert" in "In Bearbeitung" geändert.
Sie können mehrere Journalgruppen und Journale in eine einzige Datei importieren. Sie können Journale mit dem Ersetzungsmodus importieren. Hierbei werden vor dem Importieren der neuen Journaldaten alle Daten des jeweiligen Journallabels gelöscht.
Das Importieren von Journalen ist ein sequenzieller Prozess. Geben Sie zuerst die Journalgruppe an, da in Journalen auf die Journalgruppe verwiesen werden kann. Wenn der Import einer bestimmten Gruppe oder eines Journals nicht durchgeführt werden konnte, wird der Importprozess für die anderen Gruppen und Journale fortgesetzt.
Journalgruppen importieren
Während des Importprozesses erstellt das System eine neue Journalgruppe, wenn eine Journalgruppe mit dem entsprechenden Namen noch nicht auf dem System vorhanden ist.
Wenn eine Journalgruppe mit demselben Namen bereits vorhanden ist, wird die bereits vorhandene Journalgruppe beim Importprozess gelöscht, und eine neue Journalgruppe mit neuen Details wird erstellt.
Journale mit aktiviertem Workflow importieren
Wenn der Journalworkflow aktiviert ist, können Sie nur Journale mit dem Status "In Bearbeitung" importieren. Journale durchlaufen den Workflow, z.B. vom Status "In Bearbeitung" zum Status "Aktiviert". Ein Journal mit dem Status "In Bearbeitung" kann neu oder bereits im System vorhanden sein. Wenn Sie Journale importieren, werden die bereits auf dem System vorhandenen Journale ersetzt.
Journale mit deaktiviertem Workflow importieren
Wenn der Journalworkflow deaktiviert ist, können Sie nur Journale mit den Status "In Bearbeitung" und "Aktiviert" importieren.
Tabelle 9-1 Journalaktionen mit deaktiviertem Workflow importieren
| Journalstatus importieren | Journalworkflow | Journal mit demselben Label bereits vorhanden | Aktion für Journalimport |
|---|---|---|---|
| In Bearbeitung | Aktiviert/deaktiviert | Nein | Neues Journal erstellen |
| In Bearbeitung | Aktiviert/deaktiviert | Ja, mit Status "In Bearbeitung" | Ersetzt das Journal |
| In Bearbeitung | Aktiviert/deaktiviert | Ja, mit dem Status "Weitergeleitet", "Genehmigt" oder "Aktiviert" | Journal kann nicht verarbeitet werden |
| Aktiviert | Deaktiviert | Nein | Neues Journal erstellen |
| Aktiviert | Deaktiviert | Ja, mit Status "In Bearbeitung" | Ersetzt das Journal und aktiviert es |
| Aktiviert | Deaktiviert | Ja, mit Status "Aktiviert" | Journal kann nicht verarbeitet werden |
So importieren Sie Journale:
Klicken Sie auf der Homepage auf Konsolidierungsjournale, und wählen Sie Journale verwalten aus.
Klicken Sie im Menü Aktionen auf Importieren.
Klicken Sie im Fenster "Journalimport" auf Erstellen.
Wählen Sie den Speicherort für die Importdateien aus:
Lokal - Lädt die Importdateien von einem Speicherort auf Ihrem lokalen Computer. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Importdatei auszuwählen.
Inbox - Lädt die Importdateien vom Server. Geben Sie den Namen der Datei ein.
Wählen Sie für Dateityp eine der folgenden Optionen aus:
Durch Komma getrennt
Durch Tabulator getrennt
Sonstige. Geben Sie das Trennzeichen ein, das in der Importdatei verwendet wird.
Wenn der ausgewählte Speicherort Lokal lautet:
Klicken Sie auf Importieren.
Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung "Job erfolgreich weitergeleitet" auf Schließen.
Wenn der ausgewählte Speicherort Inbox lautet:
Klicken Sie auf Als Job speichern, um den Importvorgang als Job zu speichern, den Sie für die direkte oder spätere Ausführung planen können.
Geben Sie einen Jobnamen ein, und klicken Sie auf Weiterleiten.
Klicken Sie zum Importieren der Datei auf Importieren.
Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung "Job erfolgreich weitergeleitet" auf Schließen.
Sie können in der Jobkonsole den Importstatus anzeigen. Klicken Sie auf der Homepage auf Anwendung, Jobs.