E-Mail für Benachrichtigungen einrichten

Sie können festlegen, über welche Aktivitäten Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, wenn eine Änderung an Aufgabenlisten, Genehmigungen und Jobs vorliegt.

Task Manager-Benachrichtigungen werden an dem Tag nach dem Ereignis, das die Benachrichtigung auslöst, als Batch an Benutzer gesendet. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Benachrichtigungen in Task Manager aktivieren in der Dokumentation Planning verwalten.

Ein neuer Benutzer übernimmt die vom Serviceadministrator definierten Standardeinstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen. Dazu zählen die Einstellungen für Benachrichtigungen bei Verspätung, Statusänderungsbenachrichtigungen und Benachrichtigungen zur Erinnerung an Fälligkeitsdatum. Wenn der Serviceadministrator zugelassen hat, dass Benutzer ihre eigenen Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen definieren können, kann jeder Benutzer eine der folgenden Optionen auswählen:

  • Administratoreinstellungen verwenden: Vom Serviceadministrator definierte Standardeinstellungen weiterhin verwenden. Alle vom Serviceadministrator später an den Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen vorgenommenen Änderungen werden in den Benutzereinstellungen übernommen.
  • Benachrichtigung an mich für mindestens eine Einstellung: Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen anpassen. Wenn der Benutzer für einen oder mehrere Werte keinen Wert festlegt, gelten für diese Einstellungen weiterhin die vom Serviceadministrator festgelegten Standardwerte.

Hinweis:

Wenn der Serviceadministrator nicht zugelassen hat, dass Benutzer ihre Benachrichtigungseinstellungen anpassen können, ist die Option Administratoreinstellungen verwenden deaktiviert.

Deaktivierte Einstellungen

Benachrichtigungen werden unter den folgenden Umständen gesendet:

  • Benachrichtigung bei Verspätung: Diese Benachrichtigung wird an dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe an Benutzer gesendet.

  • Statusänderungsbenachrichtigung: Diese Benachrichtigung wird bei geändertem Aufgabenstatus gesendet, wenn die Aufgabe bearbeitet werden kann.

  • Benachrichtigung zur Erinnerung an Fälligkeitsdatum: Eine Erinnerung wird eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe an Benutzer gesendet.

Deaktivieren Sie zum Deaktivieren einer Benachrichtigung die Kontrollkästchen Benachrichtigungen, und wählen Sie unter Benachrichtigung an mich die Option Nie aus.

So richten Sie die E-Mail-Benachrichtigung ein und aktivieren sie:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Extras, Benutzervoreinstellungen.
  2. Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
    Benutzervoreinstellungen für Benachrichtigungen
  3. Optional: Wählen Sie als Serviceadministrator die Option Administratoreinstellungen verwenden aus, um Benutzeranpassungen an den Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen zu unterbinden. Wenn der Serviceadministrator dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden alle Benutzervoreinstellungen durch die Administratoreinstellungen überschrieben, d.h., die vom Administrator festgelegten Voreinstellungen werden für den Benutzer übernommen.
  4. Geben Sie unter E-Mail-Adresse Ihre E-Mail-Adresse ein.
  5. Wählen Sie unter Benachrichtigungen die Anwendungsaktualisierungen aus, über die Sie benachrichtigt werden möchten:
    • Aufgabenlisten
    • Genehmigungen
    • Jobkonsole
  6. Wählen Sie eine E-Mail-Startzeit und E-Mail-Endzeit aus.
  7. Wählen Sie unter Benachrichtigungstyp eine Option für Benachrichtigung an mich aus:
    • Sofort

      Hinweis:

      Wenn Sie die Option Benachrichtigung an mich auf Sofort setzen, werden die E-Mail-Benachrichtigungen sofort gesendet, auch wenn der Sendezeitpunkt außerhalb der Start- und Endzeit für E-Mail-Benachrichtigungen des Benutzers liegt.

    • Einmal täglich
    • Alle 2 Stunden
    • Alle 3 Stunden
    • Alle 4 Stunden
    • Alle 6 Stunden
    • Gemischt
    • Nie: Wählen Sie diese Option aus, um eine Benachrichtigung zu deaktivieren. Beachten Sie, dass diese Option nur für Statusänderungsbenachrichtigung und Benachrichtigung zur Erinnerung an Fälligkeitsdatum anwendbar ist. Bei Benachrichtigung bei Verspätung ist diese Option nur für die folgenden Benachrichtigungstypen verfügbar:

      • Sie sind Aufgabeneigentümer, und der Aufgabenbearbeiter ist verspätet

      • Sie sind Aufgabeneigentümer, und der Aufgabengenehmiger ist verspätet

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