Mit Vorlagenregeln arbeiten

Vorlagenregeln gelten für alle Aufgaben in der Vorlage und werden auch auf Aufgabengruppen angewendet. Regeln, die Sie im Dialogfeld Vorlage konfigurieren, gelten für das Dialogfeld Zeitplan und für das Dialogfeld Aufgabe bearbeiten und werden schreibgeschützt in den Regel-Registerkarten angezeigt.

Vorlagenregeln:

  • Aufgabe automatisch genehmigen: Führt automatisch angegebene Genehmigungen durch, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Beispiele für Bedingungen, die für diese Regel gelten könnten:

    • Attribute haben angegebene Werte (einschließlich berechneter Werte).
    • Die Vorgängeraufgabe enthält ein Attribut mit einem angegebenen Wert.

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, bewirkt die Regel, dass die angegebenen Genehmigerebenen als abgeschlossen markiert werden, und der Workflow fährt mit der nächsten Genehmigungsebene fort oder wird abgeschlossen, wenn keine zusätzlichen Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich in "Offen (bei Genehmiger)" ändert.

  • Aufgabe automatisch weiterleiten: Leitet eine Aufgabe automatisch weiter, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, sorgt die Regel dafür, dass die Rolle "Bearbeiter" als abgeschlossen markiert wird, was bewirkt, dass der Workflow mit der ersten Genehmigungsebene fortfährt oder abgeschlossen wird, wenn keine Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Hinweis:

    • "Aufgabe automatisch weiterleiten" wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich von "Anstehend" in "Offen (bei Bearbeiter)" ändert. Die Regel "Aufgabe automatisch weiterleiten" berücksichtigt den Bezug zu Vorgängern. Sie wird nur ausgeführt, wenn Vorgängeraufgaben vom Typ "Ende - Ende" ohne Fehler abgeschlossen wurden und wenn Vorgängeraufgaben vom Typ "Ende mit Fehler - Ende" abgeschlossen wurden. Wenn ein Ende-Ende-Vorgänger entweder vom Benutzer oder von Regeln abgeschlossen wird, sollte die Regel eine Überprüfung auf die zugehörigen aktiven Nachfolger durchführen und ggf. Regeln vom Typ "Aufgabe automatisch weiterleiten" auslösen.
    • Die Regel "Aufgabe automatisch weiterleiten" wird ausgelöst, wenn die Aufgabe fehlende Parameter aufweist.
  • Aufgabengenehmigung verhindern: Diese Regel verhindert die Genehmigung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Genehmiger auf Genehmigen klickt.
  • Aufgabenweiterleitung verhindern: Diese Regel verhindert die Weiterleitung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Bearbeiter auf Weiterleiten klickt.
  • Aufgabenablehnung verhindern: Diese Regel verhindert die Ablehnung einer Aufgabe auf Basis von Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Bearbeiter auf Weiterleiten klickt.
  • E-Mail bei Aktualisierung senden: Diese Regel wird basierend auf Benutzeraktionen für die Aufgabe ausgeführt. Daher müssen Sie die Bedingungen für die Regel entsprechend festlegen. Die gängigsten Bedingungen sind solche mit dem Attribut "Status" oder mit dem Attribut "Detaillierter Status":
    • Attribut "Status": "Geschlossen" ist der einzige gültige Wert, den Sie auswählen können. Die Status "Anstehend", "Offen" und "Fehler" resultieren alle aus automatisierten Aktionen für die Aufgabe.
    • Attribut "Detaillierter Status": Die gültigen Status sind dem Genehmiger zugewiesen.

So arbeiten Sie mit Vorlagenregeln:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Anwendung, Task-Manager.
  2. Klicken Sie links auf die Registerkarte Symbol "Vorlagen" Vorlagen.
  3. Öffnen Sie eine Vorlage.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Regeln aus. Die folgenden Informationen zu den mit einer Vorlage verknüpften Regeln werden angezeigt:

    • Folge: Die Rangfolge

    • Regel

    • Bedingungen: Die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor die Regel ausgeführt wird

  5. Um eine Regel zu erstellen oder zu bearbeiten, klicken Sie in der Registerkarte Regeln auf Symbol "Neu" Neu oder Symbol "Bearbeiten" Bearbeiten, und aktualisieren Sie Folgendes:

    • Regel: Wählen Sie eine Regel aus.

      Hinweis:

      Wenn Sie Änderungen an einer Regeldefinition vornehmen, werden die zusätzlichen Informationen zum Auditlog hinzugefügt. Die Änderungen können Sie sowohl in der Registerkarte Historie als auch im Auditbericht anzeigen.

    • Beschreibung: Optional. Erklären Sie, wieso Sie die Regel konfiguriert haben und wie sie verwendet werden soll. Sie können maximal 255 Zeichen eingeben.

    • Genehmigerebene: Wählen Sie Alle Ebenen oder die Genehmigerebenen aus.

    • Wählen Sie Filter erstellen aus, und füllen Sie den Abschnitt "Bedingungen" aus, oder wählen Sie Gespeicherten Filter verwenden und anschließend einen Filter aus. Der für die Regel ausgewählte und konfigurierte Filter bestimmt die Bedingungen, unter denen das Anwenden einer Regel ausgelöst wird.

    • Bedingungen:

      • Gespeicherten Filter verwenden: Im Abschnitt Bedingungen wird eine schreibgeschützte Version der mit dem gespeicherten Filter verknüpften Bedingungen angezeigt.

      • Filter erstellen: Der Abschnitt Bedingungen ist aktiviert, und Sie können auf Bedingung erstellen oder Bedingungsgruppe erstellen klicken, um Bedingungen anzugeben.

        Die Werte Konjunktion, Quelle, Attribut, Operator und Wert verhalten sich entsprechend der vorhandenen Funktion für erweiterte Filter.

    • Aufgabe filtern: Geben Sie die Aufgabe an, für die die Bedingung ausgewählt werden soll:

      • Aktuelle Aufgabe
      • Beliebiger Vorgänger
      • Spezifische Aufgabe: Geben Sie die Aufgaben-ID an.
  6. Um eine Regel zu löschen, zu duplizieren oder neu zu strukturieren, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und befolgen Sie die Anweisungen.
  7. Geben Sie die erforderlichen Informationen in den Vorlagenabschnitten ein: