Entitys sperren und entsperren

Sie können auf der Seite "Genehmigungen" den Sperrstatus anzeigen sowie Entitys sperren und entsperren. Sie können ebenfalls den Sperrstatus und den Berechnungsstatus im Formular für den Datenstatus anzeigen.

Beim Dataload-Prozess werden vom System keine gesperrten Entitys geladen. Wenn eine Entity gesperrt oder genehmigt ist, können Sie ein Journal nicht übergeben, aktivieren oder deaktivieren und auch kein Eingabeformular ändern, das diese Entity enthält.

Das folgende Video enthält Informationen zum Prozess des Sperrens und Entsperrens:

Symbol "Video" Daten hochstufen, genehmigen und sperren

Um eine Entity zu sperren oder zu entsperren, müssen Sie eine Genehmigungseinheitenhierarchie erstellen, die die zu sperrenden Entitys enthält. Oracle Financial Consolidation and Close stellt standardmäßig eine Genehmigungseinheit für die Gesamtgeografie bereit.

Um Entitys zu sperren oder zu entsperren, müssen Sie ein Serviceadministrator oder ein Poweruser sein. Wenn eine Anwendung erstellt wird, wird für die Genehmigungseinheit "FCCS_Total Geography" automatisch ein Eigentümer definiert. Eigentümer und Serviceadministrator sind identisch.

Sie können die Eigentümerdaten für die Standard-Genehmigungseinheitenhierarchie "FCCS_Total Geography" ändern, sofern der Eigentümer ein gültiger Serviceadministrator oder ein Poweruser mit Schreibzugriff auf die Entitys in der Genehmigungseinheitenhierarchie ist.

Da die Angabe eines Prüfers optional ist, müssen Sie keinen Prüfer für "FCCS_Total Geography" definieren. Alle abhängigen Elemente von "FCCS_Total Geography" erben die Eigentümerdaten des übergeordneten Elements, es sei denn, Sie wählen für eine einzelne Entity in der Genehmigungseinheitenhierarchie einen anderen Eigentümer oder Prüfer aus.

Wenn Sie eine Hierarchie außerhalb von "FCCS_Total Geography" erstellen, müssen Sie einen gültigen Eigentümer für diese Hierarchie definieren.

Entitys sperren

Daten können nur gesperrt werden, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der Berechnungsstatus der Entity muss "OK", "Keine Daten" oder "Systemänderung" lauten. Eine Entity mit dem Berechnungsstatus "Geändert" kann nicht gesperrt werden.

  • Die Daten der vorangegangenen Periode müssen gesperrt sein. Beispiel: Sie können eine Entity in der Periode "Februar" nur sperren, wenn sie in Januar gesperrt ist.

So sperren Sie Entitys:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Genehmigungen.

  2. Wählen Sie die Genehmigungseinheit für die Gesamtgeografie aus.

    Standardmäßig hat die Genehmigungseinheit für die Gesamtgeografie den Status "Nicht synchronisiert" und muss synchronisiert werden.

  3. Klicken Sie auf das Symbol Synchronisieren, um die Genehmigungseinheit zu synchronisieren.

    Hinweis:

    Sie müssen diesen Schritt jedes Mal wiederholen, nachdem Sie eine Entity hinzufügen oder entfernen, und eine Datenbankaktualisierung durchführen.

  4. Um die Genehmigungseinheit zu starten, klicken Sie auf das Symbol Navigator, und wählen Sie Genehmigungen verwalten aus.

    Wenn Sie eine Genehmigungseinheit nicht starten, verbleiben die Entitys in dieser Genehmigungseinheit im Status "Nicht gestartet".

  5. Wählen Sie das Szenario, das Jahr und die Periode aus, die Sie starten möchten, und klicken Sie auf Los.

  6. Wählen Sie aus der Ansichtenliste rechts Baumansicht aus.

  7. Blenden Sie das Element für die Gesamtgeografie so weit ein, bis Ihnen "FCCS_Total Geography" angezeigt wird.

    "FCCS_Total Geography" hat den Status "Nicht gestartet".

  8. Klicken Sie auf Start, um "FCCS_Total Geography" zu starten.

    Das System verschiebt es und alle zugehörigen abhängigen Elemente daraufhin in den Status "Entsperrt".

  9. Klicken Sie auf der Homepage auf Genehmigungen.

  10. Klicken Sie auf eine entsperrte Genehmigungseinheit.

  11. Klicken Sie auf der Seite zum Ändern des Status auf Status ändern, um den Status in "Gesperrt" zu ändern.

  12. Klicken Sie auf Fertig.

Wenn beim Sperr- oder Entsperrvorgang ein Fehler auftritt, wird auf der Seite "Genehmigungen" neben der Genehmigungseinheit der Status "Nicht erfolgreich" angezeigt. Klicken Sie auf den Link, um einen detaillierten Validierungsbericht anzuzeigen, und beheben Sie den Fehler.

Entitys entsperren

Sie können Daten für eine Periode nur entsperren, wenn die nächste Periode entsperrt ist. Beispiel: Sie können eine Entity in Februar nur entsperren, wenn die Entity in März entsperrt ist.

Sie können die Option Entsperren oder Einzelnes Element entsperren auswählen:

  • Entsperren - Wenn Sie die Aktion "Entsperren" für eine übergeordnete Entity auswählen, entsperrt das System die übergeordnete Entity sowie alle zugehörigen abhängigen Elemente.

  • Einzelnes Element entsperren - Wenn Sie die Aktion "Einzelnes Element entsperren" für eine übergeordnete Entity auswählen, entsperrt das System nur die übergeordnete Entity, aber nicht die zugehörigen abhängigen Elemente.

Wenn Sie eine Entity entsperren und den Eigentümer für die Entity auswählen, kann dies ein beliebiger Eigentümer aus dem vorherigen Hochstufungspfad sein, einschließlich des aktuellen Eigentümers. Wenn Sie die Option Automatisch für den Eigentümer auswählen, wird der neue Eigentümer der aktuelle Eigentümer der Entity.

So entsperren Sie Entitys:

  1. Klicken Sie auf der Seite Genehmigungen auf eine gesperrte Genehmigungseinheit.

  2. Wählen Sie auf der Seite "Status ändern" in der Dropdown-Liste Aktionen eine der folgenden Optionen aus:

    • Entsperren - Entsperrt die übergeordnete Entity und alle abhängigen Elemente

    • Einzelnes Element entsperren - Entsperrt nur die übergeordnete Entity

  3. Klicken Sie auf Fertig.

Wenn beim Sperr- oder Entsperrvorgang ein Fehler auftritt, wird auf der Seite "Genehmigungen" neben der Genehmigungseinheit der Status "Nicht erfolgreich" angezeigt. Klicken Sie auf den Link, um einen detaillierten Validierungsbericht anzuzeigen, und beheben Sie den Fehler.

Neue Entitys sperren

Wenn Sie einer Hierarchie eine neue Entity hinzufügen, implementiert das System im Rahmen des Synchronisierungsprozesses eine Sperre. Die neue Entity erbt den gesperrten Status von ihrem übergeordneten Element für die vorherigen Perioden. Das System führt eine Prüfung ab der ersten Periode der Anwendung aus, in der das übergeordnete Element gesperrt ist. Wenn das übergeordnete Element gesperrt ist, wird die neue Entity automatisch auch gesperrt.

Das System sperrt die Entity, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die neue Entity weist die Status "NODATA" und "Nicht gestartet" auf.

  • Das übergeordnete Element der neuen Entity ist gesperrt.

  • Die vorherige Periode der neuen Entity ist gesperrt.

Wenn Sie nicht möchten, dass die neue Entity gesperrt wird, müssen Sie sie manuell entsperren. Dadurch wird auch das übergeordnete Element entsperrt.

Nachdem Sie eine neue Entity hinzugefügt haben, erhält die Genehmigungseinheitenhierarchie den Status "Nicht synchronisiert", da Sie die Metadaten geändert haben.

So synchronisieren Sie Genehmigungseinheitenhierarchien:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Navigator Symbol "Navigator" und dann unter Workflow auf Genehmigungseinheit.
  2. Wählen Sie eine Genehmigungseinheitenhierarchie aus, die in der Liste als Nicht synchronisiert gekennzeichnet ist, und klicken Sie auf Synchronisieren.

    Das System synchronisiert alle Genehmigungseinheitenhierarchien in der Anwendung, um Konflikte zu vermeiden, wenn eine Entity mehreren Hierarchien angehört.

  3. Um den Status des Synchronisierungsprozesses anzuzeigen, navigieren Sie zur Jobkonsole.

    Die Jobliste enthält den Status der einzelnen verarbeiteten Genehmigungseinheitenhierarchien und Details zu eventuellen Fehlern.

Richtlinien zum Starten von Entitys

Wenn eine Entity Teil einer Genehmigungseinheitenhierarchie ist und diese einer Kombination aus Scenario-/Year-/Period-Elementen zugewiesen ist, gilt die Entity als Teilnehmer im Prüfprozess.

Wenn eine Entity nicht Teil einer Genehmigungseinheitenhierarchie ist oder diese keinem Scenario-/Year-/Period-Element zugewiesen ist, gilt die Entity nicht als Teilnehmer im Prüfprozess.

Für jede Entity, die am Prüfprozess beteiligt ist, erlaubt das System eine Dateneingabe für die Entity erst, nachdem die Entity den Prüfprozess gestartet hat. (Status ist entweder "Entsperrt" für die Konsolidierungsvorlage oder "In Prüfung" für die Bottom-up-Vorlage.) Diese Prüfung wird ausgeführt, um Auswirkungen auf ein gesperrtes übergeordnetes Element zu verhindern. Bevor Sie Daten für die Entity eingeben können, müssen Sie die Entity daher starten.

Diese Richtlinie zum Starten von Entitys gilt für alle Datenänderungsprozesse. Dazu gehören Dateneingabe über Eingabeformulare und SmartView, Dataload, Kopieren und Löschen von Daten, Aktivieren von Journalen und Supplemental Data, Konsolidierung, Umrechnung und Berechnung der On-Demand-Regel.

Wenn Sie Entitys noch nicht gestartet haben, da noch historische Daten geladen werden, hat dies Auswirkungen auf den Dataload, da das System eine Dateneingabe verhindert, bevor die Entity gestartet wird. Wenn Sie den Prüfprozess nicht starten möchten, während historische Daten geladen und abgestimmt werden, können Sie die Zuweisung der Genehmigungseinheit zur Genehmigungseinheitenhierarchie manuell entfernen. Wenn Sie bereit sind, die Entitys zu sperren, müssen Sie die Zuweisung zur Genehmigungseinheitenhierarchie manuell hinzufügen und den Prüfprozess starten.