E-Mail für Benachrichtigungen einrichten

Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, damit Sie über Anwendungsaktivitäten benachrichtigt werden, wenn es Änderungen an Aufgabenlisten, Genehmigungen und der Jobkonsole gibt.

Task Manager-Benachrichtigungen werden an dem Tag nach dem Ereignis, das die Benachrichtigung auslöst, als Batch an Benutzer gesendet. Informationen hierzu finden Sie unter "Benachrichtigungen aktivieren" in der Dokumentation Financial Consolidation and Close verwalten.

So richten Sie die E-Mail-Benachrichtigung ein und aktivieren sie:

1. Klicken Sie auf der Homepage auf Extras, Benutzervoreinstellungen.
2. Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
3. Optional: Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie Administratoreinstellungen verwenden auswählen.
4. Geben Sie in das Feld E-Mail-Adresse Ihre E-Mail-Adresse ein.
5. Wählen Sie unter Benachrichtigungen die Anwendungsaktualisierungen aus, für die Sie Benachrichtigungen senden möchten:
   • Aufgabenlisten
   • Genehmigungen
   • Jobkonsole
6. Geben Sie die Details für die Task Manager-Benachrichtigungen ein.
   1. Optional: Wählen Sie Administratoreinstellungen verwenden aus, um Benutzeranpassungen an den Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen zu verhindern. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle Benutzervoreinstellungen durch die Administratoreinstellungen überschrieben, ein Benutzer übernimmt also die vom Administrator festgelegten Voreinstellungen.
   2. Wählen Sie eine E-Mail-Startzeit und E-Mail-Endzeit aus.
   3. Wählen Sie unter Benachrichtigungstyp den Typ der Benachrichtigung aus, und blenden Sie den Geschäftsprozess ein, um die Option für den Empfänger der Benachrichtigung auszuwählen. Beispiel: "Sie sind Aufgabengenehmiger, und der Aufgabengenehmiger ist verspätet."
   4. Wählen Sie unter Benachrichtigung an mich in der Dropdown-Liste die Häufigkeit aus, mit der die Benachrichtigung gesendet werden soll:
   • Sofort: Wenn Sie für die Option Benachrichtigung an mich die Einstellung Sofort festlegen, werden E-Mail-Benachrichtigungen selbst dann sofort gesendet, wenn sie außerhalb der Start- und Endzeit für E-Mail-Benachrichtigungen des Benutzers liegen.
   • Einmal täglich
   • Alle 2 Stunden
   • Alle 3 Stunden
   • Alle 4 Stunden
   • Alle 6 Stunden
   • Gemischt
   • Nie: Wählen Sie diese Option aus, um eine Benachrichtigung zu deaktivieren. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Benachrichtigungen, und wählen Sie unter Benachrichtigungen an mich die Option Nie aus.
   Falls der Serviceadministrator die Anpassung der Benutzervoreinstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen nicht zugelassen hat, sind alle Einstellungen auf dieser Registerkarte deaktiviert.

   

   Ein neuer Benutzer übernimmt die Standardeinstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen, die vom Serviceadministrator definiert wurden. Dies umfasst Einstellungen für Benachrichtigungen bei Verspätung, für Statusänderungsbenachrichtigungen und für Benachrichtigungen zur Erinnerung an ein Fälligkeitsdatum. Falls der Serviceadministrator die Definition eigener Einstellungen der Benutzer für E-Mail-Benachrichtigungen zugelassen hat, kann ein Benutzer eine der folgenden Aktionen durchführen:

   • Er kann weiterhin die vom Serviceadministrator definierten Standardeinstellungen verwenden. Alle Aktualisierungen, die nachfolgend vom Serviceadministrator an den Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen vorgenommen werden, werden in die Einstellungen des Benutzers übernommen.
   • Er kann eine oder mehrere Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen anpassen. Falls für eine bestimmte Voreinstellung kein Wert festgelegt ist, wird weiterhin der vom Serviceadministrator definierte Standardwert verwendet.

   Benachrichtigungen werden unter den folgenden Umständen gesendet:

   • Benachrichtigung bei Verspätung: Diese Benachrichtigung wird am Tag nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe an Benutzer gesendet.

   • Statusänderungsbenachrichtigung: Diese Benachrichtigung wird bei geändertem Aufgabenstatus gesendet, wenn die Aufgabe bearbeitet werden kann.

   • Erinnerung für Fälligkeitsdatum: Eine Erinnerung wird eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe an Benutzer gesendet.

7. Klicken Sie auf Speichern. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Benutzervoreinstellungen festgelegt wurden.