20 Δεικτοδότηση εγγράφων

Όλες οι σελίδες ενός εγγράφου μοιράζονται τις ίδιες τιμές μεταδεδομένων και, επομένως, με την προσθήκη μίας σελίδας στο ευρετήριο προστίθενται, επίσης, στο ευρετήριο όλες οι σελίδες του εγγράφου. Στο τμήμα παραθύρου εγγράφων, τα έγγραφα μιας παρτίδας διαχωρίζονται οπτικά από μια ανοιχτόχρωμη γραμμή. Στο τμήμα παραθύρου παρτίδων, τα έγγραφα αναγράφονται κάτω από την παρτίδα τους. Εάν το επιλεγμένο προφίλ client έχει διαμορφωθεί για δημιουργία ευρετηρίου, τα πεδία μεταδεδομένων εμφανίζονται στο κάτω αριστερό τμήμα παραθύρου όταν επιλέγετε ένα έγγραφο στο τμήμα παραθύρου παρτίδων. Για τη βελτίωση της αναγνωσιμότητας, μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος γραμματοσειράς των πεδίων μεταδεδομένων στο πλαίσιο διαλόγου "Προτιμήσεις".

Για να εξασφαλιστεί η καταχώριση τυπικών δεδομένων εισόδου, τα πεδία μεταδεδομένων μπορούν να χρησιμοποιούν μάσκες εισόδου ή μορφοποίηση εισόδου, λίστες επιλογών ή αναζητήσεις πόρων.

Εάν ένα πεδίο μεταδεδομένων χρησιμοποιεί μια μάσκα εισόδου ή ένα φίλτρο, τότε ελέγχει τα στοιχεία τα οποία μπορείτε να καταχωρίσετε στο πεδίο μεταδεδομένων. Για παράδειγμα, μια μάσκα μπορεί να επιτρέπει την πληκτρολόγηση αριθμών αλλά όχι αλφαβητικών χαρακτήρων στο πεδίο ή μπορεί να περιορίζει τα δεδομένα εισαγωγής σε τέσσερις χαρακτήρες. Αν πληκτρολογήσετε έναν χαρακτήρα που δεν συμμορφώνεται με τη μάσκα, το σύστημα εκπέμπει έναν χαρακτηριστικό ήχο και η εφαρμογή δεν δέχεται τα στοιχεία. Για παράδειγμα, ένα πεδίο μεταδεδομένων με το όνομα Αριθμός τιμολογίου μπορεί να χρησιμοποιεί μια μάσκα εισόδου που περιορίζει τις καταχωρίσεις σε έναν 7-ψήφιο αριθμό.

Ένα πεδίο μεταδεδομένων μπορεί να χρησιμοποιεί μια μορφή για να εμφανίζονται οι καταχωρίσεις με ομοιόμορφο τρόπο. Όταν μετακινείστε σε ένα άλλο πεδίο μεταδεδομένων, η εμφάνιση των δεδομένων αλλάζει, αν χρειάζεται, ώστε να συμφωνεί με τη μορφή εμφάνισης. Για παράδειγμα, μια καταχώριση σε πεδίο ημερομηνίας μπορεί να αλλάξει ώστε να εμφανίζεται στην τυπική μορφή ημερομηνίας. Σημειώνεται ότι η τιμή μεταδεδομένων δεν αλλάζει.

Ένα πεδίο λίστας επιλογών παρέχει μια λίστα τιμών από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Αν το επιτρέπουν οι ρυθμίσεις του προφίλ client, μια λίστα επιλογών μπορεί να σας επιτρέπει την καταχώριση αντί της επιλογής μιας τιμής. Τα πεδία της λίστας επιλογών μπορούν να είναι εξαρτημένα, με τρόπο ώστε μία επιλογή σε ένα πεδίο της λίστας επιλογών (το γονικό) να καθορίζει τις επιλογές που εμφανίζονται σε ένα εξαρτημένο πεδίο λίστας επιλογών (το θυγατρικό).

Δείτε τι μπορείτε να κάνετε εδώ:

Δεικτοδότηση εγγράφων κατά μεταδεδομένα

Για τη δεικτοδότηση εγγράφων κατά μεταδεδομένα:

Επιλέξτε ένα έγγραφο στο τμήμα παραθύρου "Δέσμη" ή από οποιαδήποτε από τις σελίδες μικρογραφιών του στο τμήμα παραθύρου "Έγγραφο".
Το τμήμα παραθύρου "Μεταδεδομένα" εμφανίζεται στο τμήμα παραθύρου κάτω αριστερά. Κάποια πεδία μεταδεδομένων μπορεί να περιέχουν ήδη τιμές που έχουν συμπληρωθεί αυτόματα.
Στο πεδίο Προφίλ εγγράφου, επιλέξτε ένα προφίλ εγγράφου που συμφωνεί με τον τύπο του εγγράφου που πρόκειται να προστεθεί στο ευρετήριο.

Για παράδειγμα, για να προσθέσετε στο ευρετήριο ένα έγγραφο παραγγελίας πελάτη, επιλέξτε ένα προφίλ εγγράφου το οποίο περιέχει τα πεδία μεταδεδομένων "Αριθμός πελάτη", "Όνομα πελάτη" και "Παραγγελία".
Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία μεταδεδομένων.
Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 3 για την προσθήκη του κάθε εγγράφου μιας παρτίδας στο ευρετήριο.

Δεικτοδότηση εγγράφων κατά τιμές αναζήτησης πόρων

Στο τμήμα παραθύρου μεταδεδομένων, τοποθετήστε τον δρομέα σε ένα πεδίο μεταδεδομένων για το οποίο έχει διαμορφωθεί μια αναζήτηση πόρων.

Το κουμπί "Αναζήτηση πόρων" είναι ενεργό, όταν μπορείτε να εκτελέσετε αναζήτηση πόρων στο επιλεγμένο πεδίο μεταδεδομένων.
Επιλέξτε την τιμή που πρέπει να συμφωνεί. (Για τα αριθμητικά πεδία συνήθως απαιτείται ακριβής τιμή.)

Σε ορισμένες περιπτώσεις, αν υποστηρίζεται από το προφίλ client, ενδέχεται να μπορείτε να καταχωρείτε μόνο τους λίγους πρώτους χαρακτήρες της τιμής για συμφωνία. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταχωρίσετε την τιμή New σε ένα πεδίο μεταδεδομένων με την ονομασία Company για να γίνει αναζήτηση για εγγραφές για τις οποίες το όνομα πεδίου "Company" ξεκινάει με New. Ωστόσο, για την εμφάνιση των αποτελεσμάτων αναζήτησης μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος, όταν εισάγετε μερικές τιμές για τις οποίες μπορούν να επιστραφούν πολλές εγγραφές.
Επιλέξτε "Αναζήτηση πόρων".

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Αποτελέσματα αναζήτησης πόρων" αν βρεθούν πολλές εγγραφές. Σε περίπτωση μίας μοναδικής εγγραφής, οι τιμές συμπληρώνονται αυτόματα σε ένα ή περισσότερα πεδία, χωρίς να εμφανίζεται λίστα αποτελεσμάτων.
Στα αποτελέσματα αναζήτησης, επιλέξτε μια εγγραφή που συμφωνεί και πατήστε "Επιλογή" για να συμπληρωθούν οι τιμές από το αποθετήριο στα πεδία μεταδεδομένων. (Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ σε μια εγγραφή για να την επιλέξετε.)