18 Εισαγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων

Μπορείτε να εισαγάγετε έγγραφα εικόνων, όπως αρχεία TIFF πολλαπλών σελίδων, αλλά και έγγραφα χωρίς εικόνες, όπως αρχεία Microsoft Word, εάν επιτρέπεται από το προφίλ του client.

Κατά την εισαγωγή εγγράφων που δεν είναι εικόνες, το Content Capture χρησιμοποιεί τη ρύθμιση προφίλ client, ακολουθώντας μία από τις εξής διαδρομές:
  • Μετατρέπει το αρχείο σε έγγραφο εικόνων πολλαπλών σελίδων, σαν να είχατε κάνει σάρωση του αρχείου. Στο τμήμα παραθύρου "Έγγραφο", εμφανίζεται μια μικρογραφία για κάθε εικόνα. Μπορείτε να επιλέγετε και να επεξεργάζεστε μεμονωμένες σελίδες (για παράδειγμα, να μετακινείτε και να περιστρέφετε σελίδες).
  • Εκτελεί εισαγωγή του αρχείου και το διατηρεί στην εγγενή μορφή του. Στο τμήμα παραθύρου εγγράφων, εμφανίζεται μια μικρογραφία για κάθε σελίδα που δεν είναι εικόνα, έως έναν μέγιστο αριθμό ο οποίος έχει οριστεί στο προφίλ client. Μπορείτε να προσθέσετε το έγγραφο στο ευρετήριο, αλλά όχι να επεξεργαστείτε τις σελίδες του.
  • Εμποδίζει την εισαγωγή του αρχείου και εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος. Αν επιλέξετε πολλαπλά αρχεία που δεν είναι εικόνες για εισαγωγή και καθορίσετε δημιουργία ενός εγγράφου για όλα τα αρχεία εισαγωγής, το Content Capture Client εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος που δηλώνει ότι η επιλογή δεν είναι έγκυρη.

Κάθε φορά που εκτελείτε εισαγωγή, προσδιορίστε τον τρόπο δημιουργίας εγγράφων στη δέσμη εάν έχουν επιλεγεί πολλαπλά αρχεία. Δηλαδή, δημιουργήστε ένα έγγραφο για όλα τα αρχεία που εισάγονται ή ένα έγγραφο για κάθε αρχείο που εισάγεται. Δεν είναι δυνατή η εισαγωγή πολλαπλών αρχείων που δεν είναι εικόνες σε ένα έγγραφο.

Σημείωση:

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε αυτόματη αποτύπωση ηλεκτρονικών εγγράφων από φακέλους αρχείων ή έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθείται. Για πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση του Παράγοντα εισαγωγής αρχείου.

Ακολουθούν οι κύριες εργασίες που μπορείτε να κάνετε κατά την εισαγωγή εγγράφων στο Content Capture Client:

  1. Ρύθμιση προέλευσης εισαγωγής και ρυθμίσεων εισαγωγής

  2. Εισαγωγή εγγράφων

Ρύθμιση προέλευσης εισαγωγής και ρυθμίσεων εισαγωγής

Για να καθορίσετε την εισαγωγή ως προέλευση αποτύπωσης:

  1. Στο τμήμα παραθύρου δέσμης, κάντε κλικ στη δεξιά πλευρά της επιλογής "Ρυθμίσεις/Προέλευση αποτύπωσης", επιλέξτε "Προέλευση εισαγωγής" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποτύπωση" για να αρχίσει η εισαγωγή αρχείων.
  2. Στο πεδίο "Κατάλογος εισαγωγής", καθορίστε μια θέση από την οποία πρέπει να επιλεγούν τα αρχεία για εισαγωγή.
  3. Για να εισάγετε αρχεία ενός συγκεκριμένου τύπου, επιλέξτε τον τύπο στο πεδίο Τύπος αρχείου.
  4. Στο πεδίο "Ρυθμίσεις περιστροφής", επιλέξτε τις μοίρες περιστροφής (0, 90, 180 ή 270). Το Capture περιστρέφει τις εικόνες κατά τη διάρκεια της εισαγωγής, όπως έχει καθοριστεί.
  5. Επιλέξτε το πεδίο Διαγραφή αρχείων προέλευσης μετά την εισαγωγή για τη διαγραφή των εικόνων από τον κατάλογο εισαγωγής μετά την επιτυχημένη εισαγωγή τους.
  6. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.

Εισαγωγή εγγράφων

Μπορείτε να κάνετε εισαγωγή αρχείων εικόνων (π.χ. TIFF πολλαπλών σελίδων) ή αρχείων που δεν είναι εικόνες (π.χ. αρχείων Microsoft Word ή PDF) στο Content Capture. Κατά την εισαγωγή αρχείων που δεν είναι εικόνες, το επιλεγμένο προφίλ client καθορίζει εάν τα αρχεία πρέπει να μετατραπούν σε μορφή εικόνας, εάν πρέπει να εισαχθούν στην εγγενή μορφή τους ή να αποτραπεί η εισαγωγή τους.

Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το επιθυμητό προφίλ client στο Content Capture Client.
Για την εισαγωγή εγγράφων:
  1. Κάντε ένα από τα εξής, όπως απαιτείται:
    1. Στο Content Capture Client, αν απαιτείται, κάντε κλικ στη δεξιά πλευρά της επιλογής Ρυθμίσεις αποτύπωσης/Προέλευση αποτύπωσης και επιλέξτε "Προέλευση εισαγωγής" για να καθορίσετε εισαγωγή αντί για σάρωση και επιλέξτε Αποτύπωση.
    2. Σε μια επιχειρηματική εφαρμογή, επιλέξτε "Εισαγωγή" σε μια σελίδα επιχειρηματικής εγγραφής.
  2. Στο πλαίσιο διαλόγου "Εισαγωγή", καθορίστε τον τρόπο δημιουργίας εγγράφων (ένα έγγραφο από πολλαπλά αρχεία ή ένα έγγραφο ανά αρχείο) και πατήστε "OK".
  3. Στο πλαίσιο διαλόγου "Επιλογή αρχείων προς εισαγωγή", επιλέξτε ένα ή περισσότερα αρχεία για εισαγωγή και πατήστε "OK".

    Μια νέα παρτίδα που περιέχει τα αρχεία που έχουν εισαχθεί επιλέγεται στο τμήμα παραθύρου παρτίδων.

  4. Αναθεωρήστε, επεξεργαστείτε και προσθέστε τα έγγραφα στο ευρετήριο, όπως χρειάζεται. Τα πεδία μεταδεδομένων μπορεί να περιέχουν ήδη τιμές.
  5. Για την αποτύπωση πρόσθετων δεσμών, πατήστε Αποτύπωση στο τμήμα παραθύρου δέσμης.
  6. Αποδεσμεύστε δέσμες επιλέγοντας μία ή περισσότερες δέσμες στο τμήμα παραθύρου "Δέσμη" και πατώντας Αποδέσμευση δέσμης.