Διαμόρφωση ρυθμίσεων εγγράφων

Μπορείτε να περιορίσετε ποιος θα μπορεί να διαγράψει ένα αρχείο ή έναν φάκελο, επιτρέποντας μόνο στον δημιουργό του αρχείου και τους διαχειριστές των φακέλων να τα διαγράφουν.

Για να περιορίσετε τις διαγραφές αρχείων και φακέλων:

1. Αφού συνδεθείτε στην εφαρμογή ιστού του Oracle Content Management ως διαχειριστής, κάντε κλικ στην επιλογή Σύστημα στην περιοχή "Διαχείριση" του μενού πλοήγησης.

2. Στο μενού Σύστημα, κάντε κλικ στην επιλογή Έγγραφα.
3. Κάτω από την επιλογή "Περιορισμοί αρχείου και φακέλου", επιλέξτε "Ενεργοποίηση" για να περιορίσετε τη διαγραφή μόνο στον δημιουργό των αρχείων και τους διαχειριστές των φακέλων.

Μπορείτε να ορίσετε όρια για την ποσότητα του χώρου αποθήκευσης που εκχωρείται σε έναν χρήστη. Επίσης, μπορείτε να εξοικονομήσετε χώρο αποθήκευσης περιορίζοντας το χρόνο που τα αντικείμενα παραμένουν στον κάδο απορριμμάτων πριν την οριστική διαγραφή τους και περιορίζοντας τον αριθμό των εκδόσεων που θα διατηρούνται πριν τη διαγραφή παλαιότερων εκδόσεων.

Για να ορίσετε όρια και το χώρο αποθήκευσης:

1. Αφού συνδεθείτε στην εφαρμογή ιστού του Oracle Content Management ως διαχειριστής, κάντε κλικ στην επιλογή Σύστημα στην περιοχή "Διαχείριση" του μενού πλοήγησης.

2. Στο μενού Σύστημα, κάντε κλικ στην επιλογή Έγγραφα.
3. Στην περιοχή Όρια χώρου αποθήκευσης, ορίστε αυτές τις προεπιλογές:
   • Προεπιλεγμένο μερίδιο χώρου ανά χρήστη: Καθορίστε το χώρο αποθήκευσης ανά χρήστη σε gigabyte. Καταχωρίστε μια τιμή μεταξύ 1 και 999.
   • Μέγιστος αριθμός ημερών για διατήρηση αρχείων και φακέλων στον κάδο απορριμμάτων: Καθορίστε τον αριθμό ημερών κατά τις οποίες θα διατηρούνται τα αρχεία στον κάδο απορριμμάτων προτού διαγραφούν οριστικά. Εάν ορίσετε αυτήν την επιλογή ως “0”, τα αρχεία θα διαγραφούν την επόμενη φορά που θα εκτελεστεί η εργασία εκκαθάρισης. Η εργασία εκκαθάρισης εκτελείται μία φορά την ημέρα.
   • Να επιτρέπονται απεριόριστες εκδόσεις: Εάν θέλετε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται, επιλέξτε Απενεργοποιημένο και καθορίστε την τιμή της επιλογής Μέγιστος αριθμός εκδόσεων ανά αρχείο. Όταν γίνεται υπέρβαση του μέγιστου αριθμού εκδόσεων, θα διαγράφονται παλαιότερες εκδόσεις.
   • Οριστική διαγραφή αναθεωρήσεων που έχουν εκκαθαριστεί: Ως προεπιλογή, οι πιο παλιές αναθεωρήσεις αρχείων διαγράφονται αμέσως όταν γίνει υπέρβαση του μέγιστου αριθμού εκδόσεων. Εάν θέλετε, εναλλακτικά, να μετακινήσετε τις παλαιότερες εκδόσεις στον κάδο απορριμμάτων, απενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή.

Οι διαχειριστές μπορούν να προσδιορίσουν πώς θα γίνεται ο χειρισμός των δημόσιων δεσμών σε ολόκληρη την υπηρεσία. Ο δεσμός αυτού του τύπου επιτρέπει σε έναν χρήστη να χρησιμοποιήσει τα αρχεία σε έναν φάκελο, αλλά περιορίζει την πρόσβαση σε οποιονδήποτε άλλο φάκελο. Αν αποστείλετε έναν δημόσιο δεσμό προς ένα αρχείο, ο χρήστης θα έχει πρόσβαση μόνο σε αυτό το αρχείο.

Για να ορίσετε τη συμπεριφορά των δεσμών, ολοκληρώστε τα ακόλουθα βήματα:

1. Αφού συνδεθείτε στην εφαρμογή ιστού του Oracle Content Management ως διαχειριστής, κάντε κλικ στην επιλογή Σύστημα στην περιοχή "Διαχείριση" του μενού πλοήγησης.

2. Στο μενού Σύστημα, κάντε κλικ στην επιλογή Έγγραφα.
3. Στην περιοχή Δεσμοί, διαμορφώστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:
   • Να επιτρέπονται οι δημόσιοι δεσμοί σε αρχεία και φακέλους: Εάν θέλετε οι χρήστες να μπορούν να δημιουργούν και να κάνουν κοινή χρήση δημόσιων δεσμών με άλλους χρήστες, επιλέξτε Ενεργοποιημένο.
   • Προεπιλογή για κοινόχρηστους δεσμούς: Αν έχετε ενεργοποιήσει τους δημόσιους δεσμούς, προσδιορίστε ποια είναι η προεπιλογή για τους κοινόχρηστους δεσμούς - μόνο για μέλη ή δημόσιοι. Μπορεί να θέλετε να αφήσετε αυτή τη ρύθμιση ως Μόνο για μέλη, ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να δημιουργήσουν κατά λάθος δημόσιους δεσμούς.
   • Επιλογές πρόσβασης: Αν έχετε ενεργοποιήσει τους δημόσιους δεσμούς, μπορείτε να καθορίσετε αν οι χρήστες θα μπορούν να στέλνουν δημόσιους δεσμούς σε οποιονδήποτε χρήστη (Όλοι) ή μόνο στα άτομα που έχουν λογαριασμό στο Oracle Content Management (Όλοι οι εγγεγραμμένοι χρήστες).

     Εάν επιτρέψετε την αποστολή δημόσιων δεσμών σε οποιονδήποτε θα μειωθεί η ασφάλεια, επειδή οι χρήστες θα μπορούν να μοιραστούν εμπιστευτικό περιεχόμενο με άτομα εκτός της εταιρείας σας. Ορίστε αυτήν την τιμή σε Όλοι, μόνο αν είστε σίγουροι ότι αυτή η πρακτική είναι αποδεκτή στην εταιρεία σας.

   • Να εμφανίζεται προειδοποίηση στους χρήστες κατά τη δημιουργία δημόσιων δεσμών: Εάν θέλετε οι χρήστες να ειδοποιούνται όταν δημιουργούν δημόσιους δεσμούς, επιλέξτε Ενεργοποιημένο.
   • Προσαρμογή του μηνύματος προειδοποίησης που θα εμφανίζεται όταν οι χρήστες δημιουργούν δημόσιους δεσμούς: Εάν έχετε ενεργοποιήσει το μήνυμα προειδοποίησης, μπορείτε να ορίσετε το δικό σας μήνυμα το οποίο θα προειδοποιεί τους χρήστες σχετικά με τη χρήση των δημόσιων δεσμών. Επιλέξτε Ενεργοποιημένο και εισαγάγετε το προσαρμοσμένο μήνυμά σας.
   • Μέγιστος διαθέσιμος ρόλος για δημόσιους δεσμούς: Επιλέξτε το μέγιστο ρόλο που θα μπορούν να αναθέσουν οι χρήστες σας κατά τη δημιουργία ενός δημόσιου δεσμού. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να ελέγξετε ποιοι μπορούν να προσθέσουν περιεχόμενο ή να πραγματοποιήσουν λήψη του από την υπηρεσία σας.
   • Προεπιλεγμένος ρόλος για νέους δημόσιους δεσμούς: Επιλέξτε το ρόλο που θα ανατίθεται από προεπιλογή όταν οι χρήστες δημιουργούν έναν δημόσιο δεσμό. Αυτός ο ρόλος δεν μπορεί να επιτρέψει περισσότερα δικαιώματα από το ρόλο που ορίσατε ως Μέγιστο ρόλο.
   • Επιβολή λήξης για όλους τους δημόσιους δεσμούς: Όταν δημιουργείται ένας δημόσιος δεσμός, του δίνεται ένα όνομα, μια προαιρετική ημερομηνία λήξης και ένας προαιρετικός κωδικός πρόσβασης. Εάν θέλετε να επιβεβαιώσετε ότι όλοι οι δημόσιοι δεσμοί διαθέτουν ημερομηνία λήξης, επιλέξτε Ενεργοποιημένο και ορίστε το μέγιστο χρόνο λήξης.
   • Ορισμός μέγιστου χρόνου λήξης: Εάν εφαρμόσετε επιβολή λήξης για τους δημόσιους δεσμούς, εισαγάγετε το μέγιστο αριθμό ημερών κατά τις οποίες οι δεσμοί θα είναι έγκυροι μέχρι τη λήξη τους. Αυτό σας βοηθά να εξασφαλίσετε ότι οι δεσμοί που δημιουργούνται είναι αυτοί που χρησιμοποιούνται και ότι κανένας δεσμός δεν θα παραμείνει σε ισχύ χωρίς να χρησιμοποιείται για μια μεγάλη χρονική περίοδο. Εάν ένας δεσμός λήξει, ο κάτοχος του δεσμού μπορεί να τον δημιουργήσει και να τον στείλει ξανά, εφόσον χρειάζεται.