División de transacciones no confrontadas

La división de transacciones le permite gestionar diferencias de duración para confrontaciones de 1 a varios, varios a 1 o varios a varios, al permitirle confrontar parte de una transacción y dejar como no confrontado solo el importe que reste de la división. Esto ayuda a mantener el número de transacciones no confrontadas tan bajo como sea posible al final de cada día y permite al revisor observar una conciliación con menos transacciones no confrontadas. Un administrador debe activar esta función para que los usuarios dividan las transacciones.

Cuando las transacciones se confrontan 1 a varios, varios a 1 o varios a varios, las conciliaciones son difíciles porque se necesitan más transacciones para que una confrontación equilibre el balance. Las diferencias de tiempo en las confrontaciones 1 a varios, varios a 1 o varios a varios son difíciles de gestionar porque hay muchas transacciones que permanecen no confrontadas a la espera de que se carguen el resto de transacciones que pueden equilibrar el conjunto de confrontaciones.

A continuación se muestra un ejemplo de un estándar Origen (GL) a Sub (Banco), que es una confrontación de 1 GL a 5 Banco (1 a varios):

Día 1: $10,000.00 GL
Día 2: $2,000.00 Banco
Día 2: $2,000.00 Banco
Día 2: $2,000.00 Banco
Día 2: $2,000.00 Banco
Día 2: $1,990.00 Banco
Día 15: $10.00 Banco

El día 2, el usuario observa que el importe total de banco es $9,990.00, pero debería ser $10,000.00, lo que significa que el banco ha cometido un error de $10.00. El banco necesitará al menos dos semanas para corregir la cantidad de $10.00, por lo que el usuario tendrá que esperar con seis transacciones no confrontadas hasta la corrección. Dado que es un periodo muy largo para tener un depósito de $10,000.00 no confrontado, el usuario puede dividir los $10,000.00 GL en dos transacciones. Después de la división, el usuario puede confrontar los $9,990.00 GL al total $9,990.00 de banco y dejar los $10.00 GL no confrontados hasta el día 15, cuando el banco envíe finalmente los $10.00 Banco. Esta división permite al usuario mantener la conciliación limpia, en especial cuando se requieren recuentos altos de tales confrontaciones.

La confrontación sería:

Confrontación 1 (probablemente el día 3)
- Día 1: $9,990.00 GL (la transacción 1 GL se divide en dos transacciones)
- Día 2: $2,000.00 Banco
- Día 2: $2,000.00 Banco
- Día 2: $2,000.00 Banco
- Día 2: $2,000.00 Banco
- Día 2: $1,990.00 Banco
Confrontación 2 (probablemente el día 16)
- Día 1: $10.00 GL (la transacción 1 GL se divide en dos transacciones)
- Día 15: $10.00 Banco
Después de la corrección de $10.00 por el Banco, se confrontará la transacción al ejecutar una confrontación automática o manual.

Activación de la división de transacciones

Para activar la división en la pantalla Transacciones no confrontadas, el administrador debe activar Permitir división de transacciones en el separador Orígenes de datos. Para activar la opción Dividir:

En Aplicaciones, haga clic en Tipos de confrontación y seleccione el tipo de confrontación que desee (por ejemplo, Compensación).
En Editar tipo de confrontación, seleccione el separador Orígenes de datos.
En la pantalla Orígenes de datos, haga clic en la casilla de verificación Permitir división de transacciones.
Haga clic en Guardar.
Nota:
- Si ya se ha definido un atributo clave, no puede activar la división de transacciones. El sistema muestra este mensaje al guardar: Ya se han definido uno o más atributos clave para el origen de datos. No se permite la división de transacciones.
- Después de activar la división de transacciones, no puede agregar un atributo clave. El sistema muestra este mensaje: No se puede agregar ningún atributo clave cuando la división de transacciones está activada.

División de transacciones

Para dividir transacciones:

En Confrontación, seleccione el tipo de confrontación para la que ha creado la división.
Seleccione el separador Transacciones no confrontadas.

Se muestra el icono Dividir transacción.
Nota:
- Solo se puede dividir una transacción cada vez.
- Solo se puede dividir la transacción en dos transacciones cada vez.
- Solo se puede dividir el importe de balance. Si hay otros importes de atributo, no se modificarán.
Seleccione la transacción que desea dividir (por ejemplo, ID de transacción, 22864) y, a continuación, haga clic en Dividir.
En el campo Importe dividido, introduzca el importe dividido (por ejemplo, $2.50).

El Importe restante se rellena de forma automática al introducir el importe dividido.

Nota:
También puede introducir un importe negativo en el campo Importe dividido.
Haga clic en Guardar.

Se muestra un mensaje de advertencia, Se dividirá el importe para esta transacción. Esta acción no se puede deshacer. ¿Desea continuar? También se muestran los detalles de la cantidad original, la cantidad dividida y la cantidad restante.
Haga clic en Sí.

Un mensaje de confirmación muestra que la división de la transacción se ha realizado correctamente.
Haga clic en Cerrar.

La nueva transacción dividida (ID de transacción, 23781) se muestra junto a la transacción original (ID de transacción, 22864). La transacción dividida copia todos los detalles de la transacción original, excepto el importe de balance y el ID de transacción.

Pista de auditoría

A continuación se muestra un ejemplo de pista de auditoría de una transacción (ID de transacción, 1047) con un importe de atributo de balance de $98.00 dividido en las cantidades $68.00 y $30.00. En el ID de transacción aparece Dividido y en el Nuevo valor se muestra el nuevo ID de transacción, 4028.

A continuación se muestra un ejemplo de pista de auditoría de la nueva transacción dividida (ID de transacción, 4028). En el ID de transacción aparece Creado y en el Valor anterior se muestra el ID del padre, 1047.