20 Indexación de documentos

Todas las páginas de un documento comparten los mismos valores de metadatos, por lo que, al indexar una página de un documento, se indexan todas sus páginas. En el panel de documentos, los documentos de un lote están visualmente divididos por una barra de color claro. En el panel de lotes, los documentos se muestran bajo sus lotes. Si el perfil de cliente seleccionado está configurado para la indexación, los campos de metadatos se muestran en el panel inferior izquierdo al seleccionar un documento en el panel de lotes. Para facilitar la lectura, puede ajustar el tamaño de fuente de los campos de metadatos en el cuadro de diálogo Preferencias.

Para garantizar una entrada estándar, los campos de metadatos pueden utilizar máscaras de entrada o un formato de entrada, listas de opciones o consultas de activos.

Si un campo de metadatos utiliza una máscara de entrada o un filtro, controla lo que se puede introducir en el campo de metadatos. Por ejemplo, una máscara puede permitirle escribir números pero no caracteres alfabéticos en el campo, o bien, puede limitar la entrada a 4 caracteres. Si escribe un carácter que no cumple los requisitos de la máscara, el sistema emite un sonido y la aplicación no lo acepta. Por ejemplo, el campo de metadatos denominado Número de Factura podría utilizar una máscara de entrada que restrinja las entradas a un número de 7 dígitos.

Un campo de metadatos puede utilizar un formato para mostrar las entradas de manera uniforme. Al desplazarse a otro campo de metadatos, se cambia la visualización de datos, si es necesario, para que coincida con el formato de visualización. Por ejemplo, una entrada de un campo de fecha puede cambiar para mostrar un formato de fecha estándar. Tenga en cuenta que el valor de metadatos no cambia.

Un campo de lista de opciones proporciona una lista de valores entre los que puede elegir. Si lo permite la configuración de su perfil de cliente, una lista de opciones puede permitirle introducir un valor en lugar de seleccionarlo. Los campos de lista de opciones pueden ser dependientes, de forma que una selección realizada en un campo de lista de opciones (principal) determina las opciones que se muestran en un campo de lista de opciones dependiente (secundario).

A continuación se indica lo que puede hacer en este caso:

Indexación de documentos por metadatos

Para indexar documentos por metadatos:
  1. Seleccione un documento en el panel Lote o en una cualquiera de sus páginas de vista en miniatura en el panel Documento.
    El panel de metadatos se muestra en el panel inferior izquierdo. Puede que algunos campos de metadatos ya contengan valores rellenados automáticamente.
  2. En el campo Perfil de Documento, seleccione un perfil de documento que coincida con el tipo de documento que desea indexar.

    Por ejemplo, si se está indexando un documento de pedido de cliente, puede seleccionar un perfil de documento con los campos de metadatos Número de Cliente, Nombre de Cliente y Pedido.

  3. Rellene los campos de metadatos necesarios.
  4. Repita los pasos del 1 al 3 para indexar cada documento de un lote.

Indexación de documentos por valores de búsqueda de activos

  1. En el panel de metadatos, coloque el cursor en un campo de metadatos para el que se haya configurado una consulta de activos.

    El botón Consulta de activos está activo cuando puede realizar una consulta de activos en el campo de metadatos seleccionado.

  2. Introduzca el valor de coincidencia. (Los campos numéricos a menudo necesitan valores exactos.)

    En algunos casos, si está soportado en el perfil de cliente, puede introducir solo los primeros caracteres del valor de coincidencia. Por ejemplo, puede introducir Nueva en un campo de metadatos denominado Compañía para buscar los registros cuyo nombre de campo Compañía empiece por Nueva. Sin embargo, la visualización de los resultados de la consulta puede tardar bastante tiempo cuando se introducen valores parciales que devuelven muchos registros.

  3. Haga clic en Consulta de activos.

    El cuadro de diálogo Resultados de consulta de activos aparece si se han encontrado varios registros. En el caso de un solo registro, los valores rellenan automáticamente uno o más campos sin mostrar una lista de resultados.

  4. En los resultados de consulta, seleccione un registro coincidente y haga clic en Seleccionar para rellenar los valores del repositorio en los campos de metadatos. (También puede hacer doble clic en un registro para seleccionarlo).