18 Importación de documentos electrónicos

Puede importar documentos de imagen, como archivos TIFF de varias páginas y documentos sin imágenes, como archivos de Microsoft Word, si lo permite el perfil de cliente.

Cuando se importan documentos sin imágenes, Content Capture utiliza la configuración del perfil de cliente y realiza una de las siguientes acciones:
  • Convierte el archivo en un documento de imagen de varias páginas como si se hubiera explorado. En el panel de documentos, se muestra una vista en miniatura de cada imagen. Puede seleccionar y editar páginas individuales (por ejemplo, mover y rotar páginas).
  • Importa el archivo y lo mantiene en su formato nativo. En el panel de documentos, se muestra una vista en miniatura para cada página sin imágenes, hasta un número máximo definido en el perfil de cliente. Puede indexar el documento, pero no puede editar sus páginas.
  • Evita que el archivo se importe y muestra un mensaje de error. Si selecciona varios archivos sin imágenes para la importación y especifica que se debe crear un documento para todos los archivos de importación, Content Capture Client muestra un mensaje de error que indica que la selección no es válida.

Cada vez que realice una importación, especifique cómo se deben crear los documentos en el lote si se seleccionan varios archivos: Es decir, cree un documento para todos los archivos de importación o por archivo de importación. No se pueden importar varios archivos sin imágenes a un documento.

Nota:

También puede configurar la captura automática de documentos electrónicos de una cuenta de correo electrónico o carpetas de archivos supervisadas. Para obtener más información, consulte Configuración del agente de importación de archivos.

A continuación se indican las principales tareas que puede realizar al importar documentos en Content Capture Client:

  1. Configuración del origen de importación y los valores de configuración

  2. Importación de documentos

Configuración del origen de importación y los valores de configuración

Para especificar una importación como origen de captura:

  1. En el panel de lotes, haga clic en el lado derecho de Configuración/origen de captura, seleccione Origen de importación y, a continuación, haga clic en Capturar para empezar a importar archivos.
  2. En el campo Directorio de importación, especifique una ubicación de la que deben seleccionarse los archivos para la importación.
  3. Para importar archivos de un tipo específico, seleccione el tipo en el campo Tipo de Archivo.
  4. En el campo Configuración de rotación, seleccione los grados de rotación (0, 90, 180 o 270). Capture rota las imágenes durante la importación según lo especificado.
  5. Seleccione el campo Suprimir Archivos de Origen Después de Importación para suprimir imágenes del directorio de importación una vez importadas correctamente.
  6. Haga clic en Aceptar para guardar los valores.

Importación de documentos

Puede importar archivos de imagen (como TIFF de varias páginas) o archivos sin imágenes (como archivos PDF o de Microsoft Word) en Content Capture. Al importar archivos sin imágenes, el perfil de cliente seleccionado determina si los archivos deben convertirse al formato de imagen, si se deben importar con su formato nativo o si se debe impedir que se importen.

Asegúrese de que está seleccionado el perfil de cliente deseado en Content Capture Client.
Para importar documentos:
  1. Realice una de las siguientes acciones según sea necesario:
    1. En Content Capture Client, si es necesario, haga clic en el lado derecho de Configuración de captura/Origen de captura y seleccione Origen de importación para especificar la importación en lugar del escaneado, y haga clic en Captura.
    2. En una aplicación de negocio, haga clic en Importar en una página de registro de negocio.
  2. En el cuadro de diálogo Importar, especifique cómo desea crear los documentos (un documento a partir de varios archivos o un documento por archivo) y haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos para importar, seleccione uno o más archivos para importar y haga clic en Aceptar.

    En el panel de lotes se selecciona un nuevo lote que contiene los archivos importados.

  4. Si es necesario, revise, edite e indexe los documentos. Puede que los campos de metadatos ya incluyan valores.
  5. Para capturar más lotes, haga clic en Captura en el panel de lotes.
  6. Para liberar lotes, seleccione uno o más lotes en el panel de lotes y haga clic en Liberar lote.