Visión general del uso compartido

Puede que necesite colaborar con otras personas y compartir información, pero desea asegurarse de que solo las personas adecuadas tengan acceso a dicha información. El tipo de uso compartido que utilice depende de lo que necesite compartir:

  • Archivos: puede crear un enlace y enviarlo por correo electrónico a alguien o utilizarlo en un mensaje instantáneo, en un documento o en otra aplicación. Enviar un enlace es útil si necesita que determinadas personas accedan según sea necesario a archivos específicos. La única forma en que el destinatario puede acceder al archivo es mediante el enlace. Existen enlaces públicos y enlaces de miembros, que se describen a continuación.
  • Carpetas: puede enviar un enlace a una carpeta o puede agregar personas o grupos como miembros a la carpeta. Al agregar miembros a una carpeta, esas personas y grupos pueden acceder a todo el contenido de la carpeta. Esto resulta útil cuando se está trabajando en un proyecto grande, por ejemplo, y hay personas que tienen que acceder continuamente a la información.

Si comparte carpetas con otros usuarios y les da permiso para agregar contenido a las mismas, ese contenido reduce su cuota de almacenamiento. Por ejemplo, si la carpeta contiene 500 MB de archivos y después de compartirla, otros usuarios agregan otros 300 MB de archivos, la combinación de esos 800 MB cuenta en su cuota.

Si tiene acceso a más de 100 carpetas (ya sean de su propiedad o compartidas con usted), los resultados de la búsqueda estarán incompletos, ya que las búsquedas están limitadas a 100 carpetas.

Su administrador de servicio se encarga de gestionar Oracle Content Management para la organización. Esa persona define la cantidad de almacenamiento que puede utilizar. Si necesita más espacio de almacenamiento del que tiene actualmente, póngase en contacto con el administrador de servicio.

Decida qué pueden hacer las personas con el contenido compartido mediante la asignación de roles. Al agregar miembros a las carpetas, determine su rol en esa carpeta. Puede permitir que los documentos solo se visualicen o puede decidir que las personas puedan editarlos y cargar nuevas versiones. Se pueden utilizar los siguientes roles:
  • De consulta: los usuarios de consulta pueden ver archivos y carpetas, pero no pueden realizar cambios.
  • Usuario de descarga: los usuarios de descarga también pueden descargar los archivos y guardarlos en su propia computadora.
  • Contribuyente: los contribuyentes también pueden modificar los archivos, actualizar los archivos, cargar nuevos archivos y suprimir archivos.
  • Gestor: los gestores tienen todos los privilegios de otros roles y pueden agregar o eliminar a otras personas como miembros.

Nota:

Si el administrador del sistema ha activado la integración de Microsoft Office Online, los visitantes solo pueden tener la vista previa del archivo en el cliente web, los usuarios de descarga también pueden ver el archivo en Microsoft Office Online, mientras que los contribuyentes y los gestores también pueden editar el archivo en Microsoft Office Online.

También existe un rol de propietario con todos los permisos para gestionar una carpeta, incluida la supresión de la carpeta.

Los usuarios contribuyentes y gestores pueden suprimir contenido y subcarpetas. Si un elemento compartido se ha suprimido, aparece en la carpeta Papelera de la persona a la que pertenecía el elemento y de la persona que lo haya suprimido.

Al colaborar con partners y proveedores externos, puede proporcionar enlaces públicos seguros a archivos para que todo el mundo tenga el nivel de acceso adecuado. También puede definir códigos de acceso y fechas de caducidad en los enlaces para agregar más seguridad. También puede mantener el control supervisando quién ha accedido a qué archivos compartidos y cuándo.

Realizar un repaso rápido sobre el uso compartido (solo en inglés).

Enlaces públicos

Un enlace público proporciona acceso únicamente a un archivo o una carpeta.

El administrador de servicio puede desactivar el uso de enlaces públicos y definir quién puede acceder a dichos enlaces (cualquiera o solo los usuarios registrados).

Al crear un enlace público, puede agregar un nombre al enlace para que pueda realizar un seguimiento de su uso. También puede agregar un mensaje con el enlace y seleccionar los permisos para el enlace. Esto determina las acciones que puede hacer el destinatario con el enlace. Puede ajustar el rol máximo utilizado para enlaces públicos en sus preferencias, a las que puede acceder a través del explorador web. Su administrador de servicio también pueden limitar los roles permitidos para los enlaces públicos. Los roles son los mismos que se emplean para agregar miembros a carpetas (Usuario de consulta, Usuario de descarga y Contribuyente).

Cuando se crea un enlace público, si el administrador lo permite, puede enviar el enlace a Cualquier usuario, lo que significa que puede enviárselo a personas que no tienen una cuenta de Oracle Content Management, o bien puede limitar los destinatarios a Todos los usuarios registrados, es decir, a las personas que tienen una cuenta.

También puede definir una fecha de caducidad opcional, momento en el que el enlace público dejará de funcionar y un código de acceso. Los códigos de acceso son como las contraseñas para un enlace público. Puede definir un código de acceso y la persona que tenga el enlace tendrá que introducir el código para poder utilizar es enlace. De este modo agregará una medida adicional de seguridad en cualquier enlace público que envíe. Tendrá que enviar el código de acceso a la persona que reciba el enlace para que pueda utilizar el enlace. De lo contrario, no podrá acceder al contenido asociado al enlace.

Enlaces de miembro

Para utilizar este tipo de enlace, la persona debe ser miembro de la carpeta e iniciar sesión en una cuenta de Oracle Content Management. Cuando utilice un enlace de miembro, puede elegir Acceso en línea, que permite al destinatario ver el archivo o la carpeta. También puede utilizar un enlace Descarga directa al compartir un archivo. Esto permite al destinatario descargar un archivo sin verlo.