Planificación de las reuniones y la comunicación

Reuniones

Una vez que haya identificado a las personas que participarán en el CoE de su organización, debe definir la cadencia de reuniones y el plan de comunicación adecuados para su organización.

Los miembros del equipo del CoE deben reunirse con regularidad para asegurarse de que todos están alineados en cuanto a los objetivos, realizando progresos e impulsando el consenso. Los miembros también pueden actuar como embajadores del CoE para otros equipos de la organización, por ejemplo, compartiendo el estado en las reuniones del equipo de productos. Una buena práctica es que los equipos del CoE se reúnan semanalmente o quincenalmente, en función de la velocidad de la adopción. El CoE al completo debe reunirse mensualmente para informar del progreso.

Al comienzo de un proceso transformacional, hemos podido ver que algunos equipos del CoE deciden reunirse diariamente. Esto puede resultar beneficioso en los casos en los que el proyecto tiene visibilidad ejecutiva y el CoE ha implementado correctamente el primer proceso de negocio de EPM en la nube.

Comunicación interna

También se deben enviar comunicaciones con regularidad a la comunidad interna. Para facilitar esta tarea, establezca una comunidad de prácticas y haga que los embajadores compartan actualizaciones con frecuencia, por ejemplo, en una wiki, una lista de distribución, una serie de vídeos o un canal de Microsoft Teams o Slack.

Algunas organizaciones crean laboratorios de innovación donde invitan a los compañeros a que expongan lo que han logrado, compartan mejores prácticas y conozcan cómo pueden respaldar otros proyectos.

Comunicación externa

También debe planificar la comunicación externa. Como mejor práctica, utilice los recursos de Comunicación de los logros y del ROI para comunicar sus logros externamente y que así le resulte más fácil establecer relaciones, ganar reconocimiento, fortalecer su red y promocionar su marca.

Información adicional

Para consultar mejores prácticas sobre comunicación externa, revise estas historias de Oracle@Oracle que comunican sus logros:

• Oracle impulsa su negocio con Oracle Cloud
• Adapt to a changing world; Reimagining Oracle’s Planning, Budgeting and Forecasting Processes for an Unpredictable World
• Transforming Finance Operations at Oracle with Oracle Cloud EPM, Oracle@Oracle: Our Journey to the Cloud
• Casos de éxito de clientes de Oracle
• Outpace Change with Oracle EPM Cloud

Lista de comprobación para las comunicaciones internas del CoE

Para involucrar a sus usuarios, es buena idea tratarlos como si fuesen clientes. Un CoE puede ayudar a garantizar una comunicación exitosa al reflexionar sobre sus valores fundamentales y, a continuación, desarrollar preguntas autorreflexivas para alinear las comunicaciones con sus valores.

Por ejemplo, un CoE exitoso tiene estos valores fundamentales: Poner a los clientes primero; Formar equipo; Ganar confianza, dar confianza; Plantarse y ser un líder; e Innovar y mejorar constantemente. Basándose en esos valores fundamentales, el CoE creó las siguientes preguntas. Al elaborar las comunicaciones internas para sus usuarios, utilizan estas preguntas a modo de lista de comprobación.

Lista de comprobación y preguntas de ejemplo:

• Poner a los clientes primero

  • ¿Explico cómo estamos mejorando la experiencia de nuestros clientes y ayudándoles a brindar resultados?
  • ¿Muestro cómo escuchamos a nuestros clientes y los comprendimos?
  • ¿Expongo claramente cómo esto ayudará a que las tareas diarias de los empleados brinden un mayor valor a nuestros clientes?

• Formar equipo

  • ¿Dejo en claro que actuamos como una única organización unificada?
  • ¿Describo cómo esto elimina las barreras?
  • ¿Muestro cómo respetamos las necesidades de cada uno y honramos a los empleados?

• Ganar confianza, dar confianza

  • ¿Me comunico de forma sincera y transparente?
  • ¿Describo cómo esto elimina las barreras?
  • ¿Comento cómo estamos aprendiendo de los errores?
  • ¿Indico cómo esto posibilita y potencia la toma de decisiones descentralizada?

• Plantarse y ser un líder

  • ¿Muestro el camino a seguir al alinear a las personas con los propósitos?
  • ¿Hago hincapié en cómo esto nos ayuda a centrarnos en los objetivos, la estrategia y las prioridades organizativas?
  • ¿Ayudo a desatar la motivación de los empleados, los capacito con conocimientos y autonomía y celebro sus logros?

• Innovar y mejorar constantemente

  • ¿Explico cómo esto nos transforma y amplía nuestra ventaja competitiva?
  • ¿Expreso con palabras cómo estamos siendo reflexivos, aprendiendo, experimentando y creciendo?
  • ¿Aclaro cómo estamos manteniendo una visión global y optimizando el todo y no solo unas partes?