Almacenamiento de documentos de Office en la biblioteca de EPM Cloud utilizando Smart View

Puede guardar documentos en Oracle Enterprise Performance Management Cloud en la carpeta Documentos o en las subcarpetas que haya creado.

En Oracle Smart View for Office, puede guardar documentos de Microsoft Office (archivos de Word, Excel y PowerPoint) que tengan un tamaño de hasta 20 MB en la biblioteca de EPM Cloud. Sin embargo, no hay ningún límite de tamaño para guardar los informes de Narrative Reporting en la biblioteca de EPM Cloud. Los documentos que guarde en la biblioteca de EPM Cloud están accesibles para otros usuarios con los derechos de acceso adecuados. También puede descargar los archivos guardados de la biblioteca.

Antes de empezar, debe crear todas las carpetas que pueda necesitar. Consulte Creación de carpetas en la biblioteca de la plataforma EPM Cloud utilizando la interfaz web o Creación de carpetas en la biblioteca de Narrative Reporting utilizando Smart View.

Para guardar documentos de Office en EPM Cloud:
  1. Abra una aplicación de Office (Word, Excel o PowerPoint) y conéctese a un proceso de negocio de EPM Cloud.

    Si aún no está conectado, se le solicitará que inicie sesión cuando utilice las opciones Guardar o Guardar como.

  2. Realice este paso antes de guardar un documento de Office en EPM Cloud la primera vez: en el panel de Smart View, desplácese a un cubo y, en el panel de acciones, seleccione Conectar.

    Si lo prefiere, haga clic con el botón derecho en el cubo del panel de Smart View y seleccione Conectar.

    Note:

    Este paso solo es necesario llevarlo a cabo una vez para cada proceso de negocio en el que tenga previsto guardar documentos de Office.

  3. Para guardar el documento de Office abierto actualmente en la misma carpeta desde la que se abrió por última vez, haga clic en Guardar en la cinta de opciones de Smart View.

    Utilice el comando Guardar después de descargar y modificar un archivo. Al hacer clic en Guardar se guarda el archivo en la misma ubicación en el nodo Documentos.

    Note:

    Tenga en cuenta las mejores prácticas siguientes:

    • Si acaba de empezar un nuevo documento de Office, primero debe realizar una acción Guardar en la aplicación de Office. Por ejemplo, en el caso de un nuevo archivo de Word que acaba de empezar, guarde el archivo utilizando el comando Guardar en Word para que se guarde localmente o en una ubicación de la red.

      Cuando hace clic en Guardar en la cinta de opciones de Smart View, Smart View guarda el documento con el nombre con el que guardó el archivo en Office.

    • Al conectarse a un entorno de OCI (Gen 2) de EPM Cloud que tiene el análisis de virus activado, si el archivo que intenta guardar contiene un virus, no se guardará el archivo.

    • Narrative Reporting: de forma predeterminada, la opción Guardar guarda el archivo de Office en Mi biblioteca, que es su carpeta personal. Un mensaje le indicará si se ha guardado correctamente o con fallos; haga clic en Aceptar en este mensaje.

      Otros usuarios no tendrán acceso a su carpeta Mi biblioteca ni al archivo guardado. Puede descargar y trabajar con los archivos guardados en Mi biblioteca. Después de descargar y modificar un archivo, haga clic en Guardar para volver a guardar el archivo en la misma ubicación de Mi biblioteca. Utilice la opción Guardar como para guardar el archivo en una ubicación de carpeta accesible para otros usuarios dentro de la biblioteca de EPM Cloud.

  4. Para guardar el archivo de Office abierto actualmente en la carpeta que elija de la biblioteca de EPM Cloud, haga clic en Guardar como, después, especifique los valores que se indican a continuación y, por último, haga clic en Cargar.

    • Conexión de nube: seleccione la conexión del proveedor de biblioteca en la lista desplegable.

    • Ubicación de carpeta de la biblioteca: utilice el botón Examinar para desplazarse hasta la carpeta para guardar el archivo.
    • Nombre de documento: introduzca un nombre para el archivo; el nombre no tiene que ser igual que el nombre de archivo real.
    • Descripción: introduzca una descripción opcional para el archivo guardado.

    Usted y otros usuarios pueden descargar y trabajar con los archivos guardados en la biblioteca de EPM Cloud. Tenga en cuenta las mejores prácticas siguientes:

    • Después de descargar y modificar un archivo, haga clic en Guardar para volver a guardar el archivo en la misma ubicación de la biblioteca de EPM Cloud.
    • Utilice la opción Guardar como para guardar un archivo descargado en una ubicación de carpeta diferente accesible para otros usuarios dentro de la biblioteca de EPM Cloud.
    • Al guardar documentos con la opción Guardar como, la extensión de archivo se agrega automáticamente según la extensión de archivo predeterminada del documento. Por ejemplo, si la hoja de Excel local tiene el formato de extensión antiguo .xls, la hoja se guardará en la biblioteca de EPM Cloud con la misma extensión.
    • Para convertir un documento de un formato de Microsoft Office antiguo (.xls, .doc, .ppt) a un formato nuevo (.xlsx, .docx, .pptx), utilice el comando Guardar como de la aplicación de Office para guardar primer el archivo de forma local con el nuevo formato y, a continuación, cárguelo a la biblioteca de EPM Cloud utilizando la función Guardar como de Smart View.
  5. Repita los pasos anteriores para cualquier otro documento de Office que desee guardar en la carpeta Documentos en una carpeta que elija de la biblioteca de EPM Cloud.