Condiciones del Gestor de tareas

Las tareas son actividades realizadas durante un proceso de negocio, por ejemplo, Introducir datos de formulario o Revisar nuevas cuentas.

Los administradores del servicio y los usuarios avanzados definen las tareas para el proceso e incluyen detalles para cada tareas, como las fechas de inicio y finalización, las personas asignadas y los aprobadores. Los usuarios abren las tareas asignadas, leen las instrucciones, responden a las preguntas y, después de completar las tareas, las envían.

Las plantillas definen un conjunto de tareas que se pueden repetir necesarias para un proceso de negocio. Los administradores pueden guardar un conjunto de tareas definidas como una plantilla para utilizarlas en períodos futuros, como mensual o trimestralmente, en lugar de volver a crear las tareas cada vez.

Por ejemplo, un administrador puede guardar un conjunto de tareas necesarias para un proceso mensual y utilizar la misma plantilla para ese proceso cada mes.

Una programación es un conjunto ordenado de tareas para un proceso de negocio. Las programaciones se pueden crear a partir de una plantilla de tareas predefinidas o de forma manual. Cuando los administradores crean una programación, asignan las fechas relativas que se han definido para tareas como el día 1 y 2 del proceso de negocio a fechas del calendario, como el 1 y el 2 de marzo. Cuando cambian el estado de la programación a Abierto, las tareas se ejecutan según sus fechas y horas de inicio programadas.

Por ejemplo, un administrador crea una programación de proceso mensual para marzo, con la tarea Revisar nuevas cuentas asignada al 1 de marzo. Cuando el administrador cambia la programación de Pendiente a Abierto, el 1 de marzo se inicia la tarea Revisar nuevas cuentas y se envía una notificación de correo electrónico a la persona asignada de la tarea.

Tipos de tarea permiten la estandarización de los detalles de tarea en todas las tareas del mismo tipo. Los detalles definidos en el tipo de tarea los heredan todas las tareas creadas en el tipo de tarea. Por ejemplo, cuando un administrador define la configuración de Tipo de tarea, como las instrucciones o las reglas para el tipo de tarea Aprobar datos, esa configuración la compartirán todas las tareas creadas con el tipo de tarea Aprobar datos.

• Tarea básica: tipo de tarea predeterminado que no contiene ningún detalles de tarea.
• Tarea padre: tipo de tarea que permite crear tareas padre para jerarquías de tareas. Por ejemplo, la tarea padre Cargar datos puede tener las tareas hijo Cargar datos de ventas de EMEA y Cargar datos de ventas de NA.
• Tarea de integración: tipo de tarea que define una acción e incluye el componente de aplicación, como un formulario o los parámetros necesarios para el enlace a una aplicación externa. Las integraciones predefinidas y los tipos de tarea se cargan automáticamente para su servicio. Después de configurar una conexión a un servicio diferente, puede incluir los tipos de tarea de integración de ese servicio en sus tareas.

  Por ejemplo, un administrador que utiliza el Gestor de tareas en un servicio puede activar y sincronizar conexiones a un servicio diferente, como Account Reconciliation, que carga los tipos de tareas y las integraciones de Account Reconciliation predefinidas.

Las integraciones se utilizan para automatizar tareas en procesos de negocio de Oracle Fusion Cloud EPM y aplicaciones externas. Puede definir tareas que incluyan integraciones con otras aplicaciones. Para los servicios de Cloud EPM, el servicio se configura automáticamente con integraciones predefinidas locales para el proceso de negocio.

Si está suscrito a otros servicios de Cloud EPM, puede crear conexiones entre servicios y activar integraciones con el Gestor de tareas. Las integraciones creadas previamente le permiten realizar tareas del Gestor de tareas que tienen acceso a otra funcionalidad de Cloud EPM. También puede crear integraciones personalizadas, por ejemplo, tareas personalizadas de Supervisión de eventos.

Las tareas de integración se ejecutan según uno de estos Tipos de ejecución definidos en la tarea:

• Usuario final: tarea que requiere que el usuario interactúe con una interfaz de usuario para completar la tarea. Cuando un usuario inicia una tarea de usuario final, la tarea abre automáticamente el componente de interfaz de usuario para realizar la tarea. Por ejemplo, la tarea Introducir datos de formulario requiere que un usuario introduzca datos. Cuando se inicia la tarea Introducir datos de formulario, esta abre la interfaz de usuario del formulario.
• Automatización de procesos: tarea que se ejecuta en segundo plano sin necesidad de interacción del usuario. Estas integraciones se ejecutan automáticamente en aplicaciones externas cuando se alcanza su fecha y hora de inicio y se han completado todas sus tareas predecesoras. Por ejemplo, se puede definir una tarea Cargar datos para que se ejecute automáticamente durante la noche según su fecha y hora de inicio.
• Supervisión de eventos: tarea utilizada para supervisar un evento concreto que ha ocurrido en un sistema externo. Cuando la acción o el estado se producen en la aplicación externa, la tarea cambia a Cerrado. Por ejemplo, si está trabajando con el Gestor de tareas en una aplicación, puede supervisar el estado de una tarea Copiar datos en una aplicación externa. Una vez que se ha completado la tarea y se muestra la tarea como Cerrado, puede iniciar la siguiente tarea en la aplicación, por ejemplo, Aprobar datos.

Las alertas son notificaciones de los usuarios acerca de incidencias que encuentran durante el proceso, por ejemplo, incidencias de hardware o software. Cuando los usuarios encuentran una incidencia y crean una alerta para esta, seleccionan una opción en una lista de Tipos de alerta predefinidos para identificar la incidencia. La alerta se envía a la persona asignada definida en el Tipo de alerta para que la resuelva.

Por ejemplo, un usuario tiene una tarea vencida y no puede acceder a sus tareas asignadas. El usuario selecciona un Tipo de alerta, como Incidencia de acceso, que envía la alerta a la persona asignada predefinida, por ejemplo, el administrador del sistema. El administrador del sistema resuelve la incidencia de acceso y cierra la alerta.

Los tipos de alerta son categorías de posibles incidencias que pueden producirse durante el proceso de negocio. Los administradores pueden crear Tipos de alerta como Faltan datos o Incidencia de acceso. Cada Tipo de alerta define un procedimiento que se utiliza para capturar información crítica sobre la incidencia y asigna el personal clave para resolverla.

Por ejemplo, un administrador puede crear un Tipo de alerta denominado Incidencia de acceso, que contiene preguntas para los usuarios para obtener información más detallada. El administrador define un flujo de trabajo para el Tipo de alerta con una persona asignada para resolver la incidencia, como el administrador del sistema, y, si se desea, una persona asignada sustituta.

La configuración del sistema permite a los administradores del servicio especificar valores predeterminados para el Gestor de tareas.

Los administradores pueden definir Símbolos de integración global para gestionar parámetros para las URL, por ejemplo, en las instrucciones de tarea. Pueden determinar en Reglas de vacaciones qué fechas de vacaciones se aplican a las programaciones, así como crear Unidades organizativas de unidad de negocio o geográficas para asociarlas a valores de tarea, como las vacaciones y las zonas horarias. También pueden configurar valores como comentarios y supresiones de tareas, notificaciones de correo electrónico, reguladores de tareas para los valores máximos de tamaños de archivo y lista, aprobaciones de solicitud de reasignación, permisos para reabrir tareas, y especificar cómo se muestran las tareas en Smart View, la Lista de trabajo y el panel de bienvenida.

Una lista de trabajo es la pantalla principal del usuario final en la que los usuarios pueden trabajar fácilmente en sus tareas asignadas.

La página Tareas de programación muestra una lista de programaciones y las tareas de contienen. Esto permite a los usuarios ver todas las tareas dentro de una programación. Las opciones Filtrado y Vistas guardadas permiten a los usuarios revisar rápidamente sus tareas.

El panel Descripción general proporciona una vista resumida de todas las tareas de un PDV. Puede filtrar las tareas por año, período y programación. Puede ver las tareas por programación, prioridad, tipo de tarea o unidad organizativa, así como obtener detalles de las tareas.

El panel Conformidad proporciona métricas sobre en qué medida la empresa ha alcanzado sus objetivos de conformidad, distinguiendo las tareas que se han completado a tiempo de las que se han ejecutado con retraso, y proporcionando un recuento de las que se han aprobado o rechazado. Puede filtrar tareas por año, período y programación, ver las métricas de rendimiento de usuario según el usuario y la unidad organizativa, y obtener detalles de las tareas.

El panel operativo proporciona un resumen general de los datos para un proceso del Gestor de tareas mediante distintas visualizaciones. Los paneles organizativos pueden combinar gráficos, listas o vistas dinámicas.

Por ejemplo, puede crear un panel operativo denominado Rendimiento de tareas que contenga un gráfico de barras para Ejecución a tiempo, un gráfico circular para Estado de las tareas y una vista dinámica para Estado por usuario.

El Informe de Gestor de tareas es un informe proporcionado de forma predeterminada sobre la ejecución de las tareas. Por ejemplo, muestra tareas que están en riesgo, adelantadas, atrasadas o que han sido rechazadas por un aprobador. También muestra la conformidad de las tareas, el rendimiento por unidad organizativa, los usuarios con tareas atrasadas y una pista de auditoría de los cambios en las tareas.

Los administradores pueden definir sus propios informes personalizados según sea necesario.