Descripción general del Gestor de tareas
Con una suscripción a EPM Enterprise, el servicio se carga previamente con tareas de usuario final y automatización de procesos integradas para su uso en el proceso de negocio. Los administradores pueden agregar tareas adicionales integradas con otros procesos de negocio mediante conexiones con otros servicios de Oracle Fusion Cloud EPM. El servicio se puede seguir ampliando para incluir integraciones con aplicaciones que no sean de Cloud EPM. La suscripción a EPM Standard no incluye ninguna tarea local integrada y no se puede ampliar para incluir ninguna otra tarea integrada.
Con el Gestor de tareas, puede:
- Definir las tareas y programar para garantizar una flujo de tareas eficaz
- Automatizar el proceso de negocio, realizar un seguimiento de su estado y enviar notificaciones y alertas
- Supervisar un proceso de negocio y actuar rápidamente en los posibles errores para evitar retrasos.
- Proporcionar notificaciones por correo electrónico sobre morosidad, fechas de vencimiento y cambios de estado.
- Analizar la efectividad del proceso de negocio.
Cómo funciona el Gestor de tareas
El Gestor de tareas proporciona un marco en el que se pueden definir los siguientes componentes clave para un proceso de negocio:
- Las unidades organizativas se utilizan para modelar regiones, entidades, unidades de negocio, divisiones y otras divisiones organizativas y geográficas que estén asociadas a la tarea. Modele estas unidades organizativas como jerarquías para crear la estructura real y facilitar la generación de informes.
- Las reglas de vacaciones son una recopilación de fechas de vacaciones que se utilizan al programar la tarea.
- Los tipos de tarea los configuran los administradores para garantizar la consistencia entre las tareas y utilizar integraciones de productos predefinidas. Si los tipos de tarea predefinidos no cumplen el requisito, pueden crear un tipo de tarea. Los tipos de tarea pueden ser automatizadas o manuales con una persona asignada definida.
- Las plantillas de tarea se crean para utilizar un conjunto repetible de tareas en varios períodos. Estas programaciones representan la secuencia cronológica de tareas creadas mediante la selección de una plantilla y la asignación de fechas de calendario.
- Las tareas se pueden asignar a un usuario, un equipo o un grupo.
El proceso de negocio empieza cuando se cambia el estado de la programación de Pendiente a Abierto. Durante el proceso de negocio, el usuario recibe notificaciones por correo electrónico acerca de las tareas asignadas y pueden hacer clic en los enlaces del mensaje para acceder directamente a la tarea asignada. Los administradores tienen que activar las notificaciones de correo electrónico para permitir que esto ocurra. Los usuarios también pueden crear alertas para incidencias que puedan producirse, y estas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.
Roles en el Gestor de tareas
El Gestor de tareas incluye tres roles clave:
- Administrador del servicio o Usuario avanzado: configura plantillas y tareas para el proceso de negocio y supervisa el estado de las actividades del panel.
- Usuario final: revisa y completa las tareas asignadas. Pueden ver la lista de tareas asignadas en la aplicación o desde el correo electrónico de la tarea asignada.
- Aprobador: revisa las tareas y determina si las tareas se pueden o no aprobar.
Para obtener flujos de tarea de muestra, consulte Flujos de tareas de muestra.
Tareas del administrador del servicio o del usuario avanzado:
- Configurar usuarios. Consulte Gestión de usuarios y funciones en la Guía de introducción para administradores.
- Completa los procedimientos de configuración necesarios:
- Configurar las unidades organizativas. Consulte Gestión de unidades organizativas del Gestor de tareas.
- Configurar los símbolos de integración global. Consulte Administración de símbolos de integración global.
- Configurar reglas de vacaciones. Consulte Gestión de reglas de vacaciones para tareas.
- Configurar el tamaño del archivo adjunto y otras opciones del sistema. Consulte Establecimiento de reguladores del gestor de tareas.
-
Activar las notificaciones de correo electrónico. Consulte Configuración del correo electrónico para notificaciones en Trabajar con Financial Consolidation and Close.
- Revisar las tareas necesarias para el proceso de negocio y configurar los tipos de tarea para garantizar la consistencia entre las tareas y utilizar las integraciones de productos predefinidas. Consulte Administración de tipos de tarea.
- Definir y guardar un conjunto de tareas como una plantilla para utilizarlo para períodos futuros porque muchos procesos de negocio son repetitivos. Consulte Gestión de plantillas de tareas.
Por ejemplo, un administrador puede configurar un proceso de negocio mensual o trimestral una vez y después utilizarlo repetidamente para todos los meses o todos los trimestres. Las tareas se definen con predecesores, personas asignadas y aprobadores de tareas.
- Generar una programación (un conjunto cronológico de tareas) seleccionando una plantilla y asignando fechas de calendario para iniciar un proceso de negocio. Las tareas genéricas de la plantilla se aplican a fechas civiles. Consulte Administración de programas.
- Cambiar el estado de la programación de Pendiente a Abierto para iniciar un proceso de negocio.
- Modificar y supervisar la programación según sea necesario.
Tareas de usuario final y aprobador:
Una vez que el administrador cambia el estado de la programación (Abierto) para iniciar el proceso de negocio, los usuarios pueden leer las instrucciones de la tarea, responder las preguntas, enviar, reasignar, aprobar y rechazar tareas, y acceder a tareas desde notificaciones de correo electrónico o iniciando sesión en la aplicación.
Durante el proceso de negocio, los usuarios pueden:
- Recibir notificaciones de correo electrónico acerca de las tareas asignadas y hacer clic en los enlaces del correo electrónico para acceder directamente a las tareas asignadas.
- También pueden iniciar sesión para revisar y acceder a tareas asignadas en los diferentes tipos de vistas.
- Completar tareas, las cuales se envían a los aprobadores y pueden verlas otros usuarios.
- Crear alertas para incidencias que encuentren como, por ejemplo, incidencias de hardware o software. Las alertas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.
Vea este vídeo de descripción general para obtener más información.
Navegación por la interfaz de usuario del Gestor de tareas
- El administrador del servicio o los usuarios avanzados pueden acceder al Gestor de tareas desde Aplicaciones > Gestor de tareas.
- Los usuarios acceden al Gestor de tareas desde Inicio > Tareas. De igual modo, pueden acceder a Informes y Paneles desde Inicio para supervisar las ejecuciones de sus tareas.