Condiciones del Gestor de tareas

Las tareas son actividades que se realizan durante un proceso de negocio, como Introducir datos de formulario o Revisar nuevas cuentas.

Los administradores del servicio y los usuarios avanzados definen las tareas para el proceso e incluyen los detalles de cada tarea, como las fechas de inicio y finalización, las personas asignadas y los aprobadores. Los usuarios abren las tareas asignadas, leen las instrucciones, responden a las preguntas y, después de completar las tareas, las envían.

Las plantillas definen un conjunto de tareas que se pueden repetir para un proceso de negocio. Los administradores pueden guardar un conjunto de tareas definidas como plantilla para utilizarla en periodos futuros, por ejemplo, de forma mensual o trimestral, en lugar de volver a crear las tareas cada vez.

Por ejemplo, un administrador puede guardar un conjunto de tareas necesarias para un proceso mensual y utilizar la misma plantilla para ese proceso todos los meses.

Un programa es un conjunto ordenado de tareas para un proceso de negocio. Los programas se pueden crear a partir de una plantilla de tareas predefinidas, o bien de forma manual. Cuando los administradores crean un programa, asignan las fechas relativas definidas para las tareas, como Día 1 y 2 del proceso de negocio, a fechas del calendario, como 1 y 2 de marzo. Al cambiar el estado del programa a Abierto, las tareas se ejecutan en función de las fechas y horas de inicio programadas.

Por ejemplo, un administrador crea un programa de proceso mensual para marzo, con la tarea Revisar nuevas cuentas asignada al 1 de marzo. Cuando el administrador cambia el programa de Pendiente a Abierto, el 1 de marzo, la tarea Revisar nuevas cuentas se inicia y se envía una notificación de correo electrónico a la persona asignada a la tarea.

Tipos de tarea permite estandarizar los detalles de tarea para todas las tareas del mismo tipo. Los detalles definidos en el tipo de tarea los heredan todas las tareas creadas a partir del tipo de tarea. Por ejemplo, cuando un administrador define la configuración del tipo de tarea, como instrucciones o reglas para el tipo de tarea Aprobar datos, esta configuración se comparte con todas las tareas creadas con el tipo de tarea Aprobar datos.

• Tarea básica: tipo de tarea predeterminado que no contiene detalles de tarea.
• Tarea padre: tipo de tarea que le permite crear tareas padre para jerarquías de tareas. Por ejemplo, la tarea padre Cargar datos puede tener las tareas hijo Cargar datos de ventas de EMEA y Cargar datos de ventas de NA.
• Tarea de integración: tipo de tarea que define una acción e incluye el componente de aplicación, como un formulario, o los parámetros necesarios para enlazar con una aplicación externa. Las integraciones y los tipos de tareas predefinidas se cargan automáticamente para el servicio. Después de configurar una conexión a un servicio diferente, puede incluir los tipos de tarea de integración del servicio en sus tareas.

  Por ejemplo, un administrador que utiliza el gestor de tareas en un servicio puede activar y sincronizar conexiones a un servicio diferente, como Account Reconciliation, que carga los tipos de tareas y las integraciones de Account Reconciliation predefinidas.

Las integraciones se utilizan para automatizar tareas en procesos de negocio de EPM Cloud y aplicaciones externas. Puede definir tareas que incluyan integraciones con otras aplicaciones. Para los servicios de EPM Cloud, el servicio se configura automáticamente con integraciones predefinidas locales para el proceso de negocio.

Si está suscrito a otros servicios de EPM Cloud, puede crear conexiones entre servicios y activar integraciones con el gestor de tareas. Las integraciones creadas previamente le permiten realizar tareas del gestor de tareas que tienen acceso a otra funcionalidad de EPM Cloud. También puede crear integraciones personalizadas, como tareas de supervisión de eventos.

Las tareas de integración se ejecutan según uno de los siguientes tipos de ejecución definidos en la tarea:

• Usuario final: tarea que requiere que el usuario interactúe con una interfaz de usuario para completar la tarea. Cuando un usuario inicia una tarea de usuario final, la tarea abre automáticamente el componente de interfaz de usuario necesario para realizar la tarea. Por ejemplo, la tarea Introducir datos de formulario requiere que un usuario introduzca datos. Al iniciar la tarea Introducir datos de formulario, se abre la interfaz de usuario de formulario.
• Automatización de procesos: tarea que se ejecuta en segundo plano sin que sea necesaria una interacción del usuario. Estas integraciones se ejecutan automáticamente en aplicaciones externas cuando se alcanza su hora y su fecha de inicio y terminan las tareas predecesoras. Por ejemplo, se puede definir una tarea Cargar datos para que se ejecute automáticamente durante la noche en función de la fecha y hora de inicio.
• Supervisión de eventos: tarea que se utiliza para supervisar un evento concreto que tiene lugar en un sistema externo. Cuando la acción o el estado tiene lugar en la aplicación externa, la tarea cambia a Cerrada. Por ejemplo, si está trabajando con el gestor de tareas en una aplicación, puede supervisar el estado de una tarea Copiar datos en una aplicación externa. Cuando la tarea Copiar datos se completa y ve que la tarea está cerrada, puede iniciar la siguiente tarea en la aplicación, por ejemplo, Aprobar datos.

Las alertas son notificaciones de los usuarios acerca de problemas que encuentran durante el proceso, por ejemplo, problemas de hardware o software. Cuando los usuarios encuentran un problema y crean la alerta correspondiente, seleccionan una opción de una lista de tipos de alertas predefinidas para identificar el problema. A continuación, la alerta se envía a la persona asignada definida en el tipo de alerta para su resolución.

Por ejemplo, un usuario tiene una tarea vencida y no puede acceder a las tareas asignadas. El usuario selecciona un tipo de alerta, como Problema de acceso, y se envía la alerta a la persona asignada predefinida, como el administrador del sistema. El administrador del sistema resuelve el problema de acceso y cierra la alerta.

Los tipos de alerta son categorías de posibles problemas que pueden surgir durante el proceso de negocio. Los administradores pueden crear tipos de alerta como Datos que faltan o Problema de acceso. Cada tipo de alerta define un procedimiento que se utiliza para capturar información crítica sobre el problema y asigna personal clave para resolverlo.

Por ejemplo, un administrador puede crear un tipo de alerta denominado Problema de acceso que contenga preguntas a los usuarios para obtener información más detallada. El administrador define un flujo de trabajo para el tipo de alerta con una persona asignada para resolver el problema, como un administrador del sistema, y una persona asignada sustituta si lo desea.

La configuración del sistema permite a los administradores del servicio especificar valores predeterminados para la configuración del gestor de tareas.

Los administradores pueden definir símbolos de integración global para gestionar parámetros para URL, por ejemplo, en instrucciones de tareas. Pueden determinar reglas de vacaciones en las que las fechas de vacaciones se aplican a los programas, así como crear unidades organizativas geográficas o de unidad de negocio con ajustes de tarea como vacaciones y zonas horarias. También pueden configurar ajustes, como supresiones de tareas y comentarios, notificaciones de correo electrónico, reguladores de tareas para valores máximos de tamaños de lista y archivo, aprobaciones de solicitud de reasignación, permisos para volver a abrir tareas y especificar cómo se muestran las tareas en Smart View, la lista de trabajos y el panel de bienvenida.

Una lista de trabajos es la pantalla principal del usuario final en la que los usuarios pueden trabajar fácilmente en las tareas asignadas.

La página Tareas de programación muestra una lista de programas y las tareas que contienen. Esto permite a los usuarios ver todas las tareas de un programa. Las opciones de filtrado y vista guardada permite a los usuarios revisar rápidamente las tareas.

El panel Descripción general proporciona una vista resumida de todas las tareas de un PDV. Puede filtrar las tareas por año, periodo y programa. Puede ver las tareas por programa, prioridad, tipo de tarea o unidad organizativa, y obtener detalles de las tareas.

El panel Conformidad proporciona métricas sobre el modo en el que la empresa ha alcanzado sus objetivos de conformidad, distinguiendo entre las tareas que se han completado a tiempo de las que se han ejecutado con retraso, y proporcionando un recuento de las que se han aprobado o rechazado. Puede filtrar las tareas por año, periodo y programa, ver métricas de rendimiento de usuario por usuario y unidad organizativa, y obtener detalles de las tareas.

El panel operativo proporciona un resumen general de los datos para un proceso del gestor de tareas mediante distintas visualizaciones. Los paneles operativos pueden combinar gráficos, listas o vistas dinámicas.

Por ejemplo, puede crear un panel operativo denominado Rendimiento de tarea que contenga un gráfico de barras para el rendimiento de tiempo, un gráfico circular para el estado de la tarea y una vista dinámica para el estado por usuario.

El Informe de Gestor de tareas es un informe proporcionado de forma predeterminada sobre la ejecución de las tareas. Por ejemplo, muestra las tareas en riesgo, adelantadas, con retraso o rechazadas por un aprobador. Además, muestra la conformidad de las tareas, el rendimiento por unidad de organización, los usuarios con tareas con retraso y una pista de auditoría de los cambios de la tarea.

Los administradores pueden definir sus propios informes personalizados según sea necesario.