Descripción general del Gestor de tareas

El gestor de tareas le ayuda a definir, ejecutar y supervisar las actividades interdependientes de un proceso de negocio, así como a generar informes al respecto. Esta aplicación permite supervisar de forma centralizada todas las tareas y proporciona un sistema de registro repetible, visible y automatizado para ejecutar un proceso de negocio. Una tarea representa la unidad de acción realizada en la aplicación. Los administradores o usuarios avanzados pueden definir flujos de tareas integrados con relaciones y jerarquías interdependientes en sus procesos de negocio. Pueden realizar un seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella y corregir errores o retrasos que puedan surgir durante el proceso de negocio.

Con una suscripción a EPM Enterprise, el servicio se carga previamente con tareas integradas de automatización de procesos y usuarios finales para su uso en el proceso de negocio. Los administradores pueden agregar tareas adicionales integradas con otros procesos de negocio mediante conexiones con otros servicios de EPM Cloud. El servicio se puede seguir ampliando para incluir integraciones con aplicaciones que no sean de EPM Cloud. La suscripción a EPM Standard no incluye las tareas integradas locales y no se puede ampliar para incluir otras tareas integradas.

Con el gestor de tareas, puede:

• Definir las tareas y programar para garantizar un flujo de tareas eficaz.
• Automatizar el proceso de negocio, realizar seguimientos del estado y enviar notificaciones y alertas.
• Supervisar un proceso de negocio y actuar rápidamente ante posibles errores para evitar retrasos.
• Proporcionar notificaciones por correo electrónico de temas relacionados con morosidad, fechas de vencimiento y cambios de estado.
• Analizar la efectividad del proceso de negocio.

Cómo funciona el gestor de tareas

El gestor de tareas proporciona un marco en el que se pueden definir los siguientes componentes clave para un proceso de negocio:

• Las unidades organizativas se utilizan para modelar regiones, entidades, unidades de negocio, divisiones y otras divisiones organizativas o geográficas asociadas a la tarea. Modele estas unidades de la organización como jerarquías para crear la estructura real y facilitar la elaboración de informes.
• Las reglas de vacaciones son una recopilación de fechas de vacaciones y se utilizan a la hora de programar tareas.
• El administrador configura los tipos de tarea para asegurar la consistencia en las tareas y para aprovechar las integraciones de productos predefinidas. Si los tipos de tareas predefinidas no cumplen el requisito, pueden crear un tipo de tarea. Los tipos de tarea pueden ser automatizada o manual con una persona asignada definida.
• Las plantillas de tareas se crean para utilizar un conjunto de tareas que se pueden repetir en varios periodos. Estos programas representan la secuencia cronológica de las tareas creadas seleccionando una plantilla y asignando fechas de calendario.
• Las tareas se pueden asignar a un usuario o un grupo.

El proceso de negocio se inicia cuando el estado del programa cambia de Pendiente a Abierto. Durante el proceso de negocio, el usuario recibe notificaciones por correo electrónico acerca de las tareas asignadas y puede hacer clic en enlaces incluidos en el mensaje para acceder directamente a ellas. Para ello, los administradores tienen que activar las notificaciones de correo electrónico. Los usuarios también pueden crear alertas para los problemas que puedan surgir, las cuales se reenvían a las personas asignadas y los aprobadores para su resolución.

Roles en el gestor de tareas

El gestor de tareas incluye tres roles clave:

• Administrador del servicio o Usuario avanzado: configura plantillas y tareas para el proceso de negocio y supervisa el estado de las actividades del panel.
• Usuario final: revisa y completa las tareas asignadas. Puede ver la lista de tareas asignadas en la aplicación o en el correo electrónico de las tareas asignadas.
• Aprobador: revisa las tareas y determina si estas se pueden aprobar.

Para ver flujos de tareas de ejemplo, consulte Flujos de tareas de muestra.

Tareas del administrador del servicio o usuario avanzado:

1. Configurar usuarios. Consulte Gestión de usuarios y funciones en la guía Introducción a Oracle Enterprise Performance Management Cloud para administradores.
2. Completar los procedimientos de configuración necesarios:
   • Configurar las unidades organizativas. Consulte Gestión de unidades organizativas del Gestor de tareas.
   • Configurar los símbolos de integración global. Consulte Administración de símbolos de integración global.
   • Configurar reglas de vacaciones. Consulte Gestión de reglas de vacaciones para tareas.
   • Configuración del tamaño de adjunto y otros ajustes del sistema. Consulte Establecimiento de reguladores del gestor de tareas.

   • Activar las notificaciones de correo electrónico. Consulte Configuración del correo electrónico para notificaciones in Trabajar con Planning.

3. Revisar las tareas necesarias para el proceso de negocio y configurar los tipos de tarea para garantizar la consistencia en las tareas y para aprovechar las integraciones de productos predefinidas. Consulte Administración de tipos de tarea.
4. Definir y guardar un conjunto de tareas como plantilla para poder usarla en periodos futuros, ya que muchos procesos de negocio se repiten. Consulte Gestión de plantillas de tareas.

   Por ejemplo, un administrador puede configurar un proceso de negocio mensual o trimestral una vez y después utilizarlo repetidamente para todos los meses o todos los trimestres. Las tareas se definen con predecesores, personas asignadas y aprobadores de tareas.

5. Generar un programa (un conjunto cronológico de tareas) seleccionando una plantilla y asignando fechas de calendario para iniciar un proceso de negocio. Las tareas genéricas de la plantilla se aplican a fechas civiles. Consulte Administración de programas.
6. Cambiar el estado del programa de Pendiente a Abierto para comenzar un proceso de negocio.
7. Modificar y supervisar el programa según sea necesario.

Tareas del usuario final y el aprobador:

Una vez que el administrador cambia el estado del programa (Abierto) para comenzar un proceso de negocio, los usuarios pueden leer las instrucciones de la tarea, responder las preguntas, enviar, reasignar, aprobar y rechazar tareas y acceder a tareas desde notificaciones de correo electrónico o iniciando sesión en la aplicación.

Durante el proceso de negocio, los usuarios pueden:

1. Recibir notificaciones por correo electrónico acerca de las tareas asignadas y hacer clic en enlaces incluidos en el mensaje para acceder directamente a ellas.
2. Como alternativa, iniciar sesión para revisar las tareas asignadas y acceder a ellas en los diferentes tipos de vistas.
3. Completar las tareas, las cuales se enviarán a los aprobadores y podrán verlas otros usuarios.
4. Crear alertas sobre los problemas con los que se vayan encontrando, como, por ejemplo, problemas de hardware o software. Las alertas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.

Vea este vídeo de descripción general para obtener más información.

Vídeo general

Navegación por la interfaz de usuario para el gestor de tareas

• El administrador del servicio o los usuarios avanzados pueden acceder al gestor de tareas desde Aplicaciones > Gestor de tareas.
• Los usuarios acceden a todas las funciones del gestor de tareas desde Inicio > Tareas. Esto incluye todas las pantallas de listas de tareas y alertas, paneles e informes.