Creación y actualización de reglas de validación de datos

Para implementar las prácticas y políticas de negocio, puede crear reglas de validación de datos que se comprueben cuando se cumplan las condiciones en los formularios. Se pueden generar mensajes de validación si los datos introducidos infringen las reglas de validación. También se pueden crear límites para los datos de las unidades de aprobación enviados mediante reglas de validación y designar un revisor, propietario o notificador que revisará los datos que cumplan alguna condición.

Por ejemplo, la validación de los datos puede garantizar que los gastos de capital de un departamento cumplen las políticas de la compañía evitando que los usuarios envíen presupuestos que contengan inversiones en capital fuera de las directrices de la compañía. Algunos escenarios de ejemplo que se pueden solucionar con reglas de validación de datos se describen en Escenarios de regla de validación de datos.

La definición de reglas de validación de datos implica estas tareas principales:

  • Identificación de las celdas de datos o ubicaciones que desea mostrar con mensajes de validación o en diferentes colores si se cumplen las condiciones.

  • Identificación de las celdas que deben participar durante la evaluación de la regla y definición de la regla de la forma apropiada.

  • Creación de la regla de validación de datos en la ubicación identificada, como se describe en este tema.

Para crear y actualizar reglas de validación:

  1. En la página de inicio, haga clic en Navegador Icono Navegador y, a continuación, en Crear y gestionar, haga clic en Formularios.
  2. Cree o edite un formulario y, a continuación, en la página Administración de formulario y cuadrícula ad hoc, haga clic en Diseño.
  3. En la pestaña Diseño, haga clic con el botón derecho del mouse en la cuadrícula, encabezado de fila, columna o celda donde desea agregar o refrescar la regla de validación.

    Nota:

    Al pasar el cursor por las celdas en Diseño, aparecerá un menú contextual que indica si la celda contiene una regla de validación. Para ver el mensaje de validación, seleccione Mostrar mensajes de validación de datos. El menú contextual también se muestra cuando se selecciona una sola celda.

  4. Seleccione Agregar/editar reglas de validación para crear o actualizar reglas.
  5. Para agregar una regla, haga clic en Icono Agregar regla e introduzca un nombre y una descripción para la regla.

    Si es necesario, mueva la regla seleccionando una opción de Ubicación. Para crear una regla similar a una regla existente, haga clic en Icono Duplicar y, a continuación, actualice la regla. Para ver las reglas, haga clic en Ver regla. Consulte Visualización de reglas de validación de datos.

  6. Actualice la regla.
    1. En Condición, seleccione una opción para comenzar la sentencia de condición: If, Else If, Else, Then, Check Range o Range.

      La primera parte de la regla debe incluir una condición If. Las reglas también deben contener algún tipo de condición Then. Consulte Condiciones admitidas por el creador de reglas.

    2. En Tipo de origen, seleccione una opción para la evaluación con la regla.

      La lista Tipo de origen muestra las opciones adecuadas para la condición. Por ejemplo, las condiciones If pueden incluir Valor de celda actual, Valor de celda, Valor de columna, Valor de fila, Nombre de miembro, Miembro, Miembro de dimensión cruzada, Tipo de cuenta, Tipo de versión, Tipo de Var Reporting, UDA o Atributo. Para obtener información detallada sobre cada tipo de condición, consulte Condiciones admitidas por el creador de reglas.

    3. Si es aplicable al Tipo de origen seleccionado, introduzca un valor en Valor de origen seleccionando una opción o introduciendo un valor con formato libre.
    4. Seleccione un operador para la evaluación: =, !=, <, <=, >, >=, Es igual a, No igual a, Contiene, Empieza por o Termina por, En o No en.

      Para ver más ejemplos, consulte Operadores condicionales de validación de datos.

    5. Seleccione una opción para el tipo de destino adecuado para la regla.
    6. Para actualizar las condiciones, haga clic en un icono de la columna Acciones situada a la derecha del generador de condiciones:
      • Icono Agregar condición: Permite agregar una condición junto a la fila actual.

      • Icono Suprimir condición: Permite suprimir una condición de la fila actual.

    7. Seleccione condiciones o bloques de condiciones para la actualización.

      Para actualizar bloques de condiciones, haga clic en un icono del área Condición, en la parte superior del creador de condiciones:

      • Icono Agregar bloque de condiciones: Permite agregar un bloque de condiciones en la regla de validación, como If. Puede expandir o contraer la condición. Consulte Condiciones admitidas por el creador de reglas.

      • Icono Suprimir bloque de condiciones: Permite suprimir el bloque de condiciones seleccionado.

      • Icono Cortar condiciones: Permite suprimir las condiciones seleccionadas, y copiarlas y pegarlas en una nueva ubicación.

      • Icono Copiar condiciones: Permite copiar las condiciones seleccionadas.

      • Icono Pegar condiciones: Permite pegar las condiciones seleccionadas en una nueva ubicación.

      • Icono Agrupar condiciones: Permite agrupar la selección en una condición y agregar un paréntesis de agrupación. Además de las agrupaciones que establezca, la sentencia IF de un bloque de agrupación se agrupa al agruparse una condición y si se habilita la opción Agrupación personalizada.

      • Icono Desagrupar condiciones: Permite desagrupar las condiciones seleccionadas. Se eliminan los paréntesis de agrupación de la condición seleccionada. Se elimina una agrupación de la condición cada vez que se desagrupa.

        También puede establecer su propia agrupación seleccionando Agrupación personalizada, y, a continuación, configure la agrupación personalizada en el área de definición de reglas.

        Las condiciones seleccionadas aparecen atenuadas. Para borrarlas, vuelva a hacer clic a la izquierda de la columna Condición.

  7. Haga clic en Icono Celda de proceso en la columna situada en el extremo derecho para agregar las instrucciones de procesamiento.

    Nota:

    Si no aparece el icono, asegúrese de que la regla es válida y que permite instrucciones de procesamiento de celdas. Por ejemplo, se han incluido instrucciones de procesamiento de celda para las condiciones Else, Range y Then. El icono no se muestra hasta que se hayan seleccionado todas las columnas necesarias para una regla.

    Consulte Formato de celdas y establecimiento de la ruta de ascenso.

  8. Cuando esté listo para habilitar la regla para que esté disponible en el formulario, seleccione Activar regla de validación.

    Sugerencia:

    Mientras crea una regla, puede guardarla sin activarla. Después de resolver los errores y cuando la regla esté lista para su validación y uso, podrá habilitar y guardar la regla para que esté disponible en el formulario. También puede deshabilitar temporalmente la regla si desactiva Habilitar regla de validación.

  9. Al terminar la actualización de la regla, valide la regla:
    1. Haga clic en Validar.

      El estado de validación aparece en la parte superior del cuadro de diálogo. Debe corregir los errores antes de guardar los cambios. Si cierra el cuadro de diálogo sin validar las reglas ni corregir los errores encontrados durante la validación, no se guardarán las actualizaciones.

    2. Después de corregir los errores encontrados durante la validación, asegúrese de que la opción Habilitar regla de validación esté seleccionada sobre el área de definición de la regla para habilitar la regla en la aplicación.
    3. Después de validar, haga clic en Aceptar.
  10. Opcional: En la página Gestión de formulario y cuadrícula ad hoc, puede visualizar y actualizar las reglas:
    • En el panel Reglas de validación situado en la parte derecha de la página Gestión de formulario y cuadrícula ad hoc, agregue, edite o suprima reglas haciendo clic en Icono Agregar regla de validación, Icono Editar regla de validación o en Icono Suprimir regla(s) de validación seleccionada(s).

    • Si se han definido varias reglas en la misma ubicación, puede cambiar el orden en que se procesan si tienen la misma prioridad. Para subir o bajar una regla o moverla al principio o final de la lista, seleccione la regla y haga clic en las flechas. Consulte Orden de evaluación y ejecución de las reglas de validación de datos.

    • Seleccione entre las opciones de reglas de validación:

      Tabla 16-1 Opciones de reglas de validación de formulario

      Opción Descripción
      Validar sólo para usuarios con acceso a este formulario Si el usuario conectado no tiene acceso al formulario, no se ejecutan las validaciones asociadas al formulario al validar la unidad de aprobación.
      Validar sólo para las páginas con los bloques existentes Si se activa, el sistema averigua de forma inteligente las combinaciones de páginas con posibles bloques y ejecuta las validaciones solo para esas combinaciones de páginas. Existen pocas excepciones a esto. Si una combinación de páginas tiene algún miembro Cálculo dinámico, Cálculo y almacenamiento dinámico, Sólo etiqueta o Almacén con un miembro hijo, esa página se carga siempre.
      Validar sólo para celdas y páginas a las que tiene acceso el usuario Si se activa, las validaciones se ejecutan como usuario conectado actualmente y no como administrador del servicio, lo que significa que la seguridad del usuario se aplicará a los miembros del formulario.
  11. En la página Gestión de formulario y cuadrícula ad hoc, obtenga una vista previa del formulario y valídelo, resuelva los errores de validación y guarde los cambios.

    En los formularios con reglas de validación de datos habilitadas, las reglas se validan al cargar o guardar el formulario. Las reglas de validación de datos se guardan al guardar el formulario. Consulte Creación de formularios.

    Cuando los usuarios abren el formulario, pueden ver y resolver los mensajes de validación mediante el panel Mensajes de validación de datos. Consulte Trabajar con Planning .