Para implementar las prácticas y políticas de negocio, puede crear reglas de validación de datos que se comprueben cuando se cumplan las condiciones en los formularios. Se pueden generar mensajes de validación si los datos introducidos infringen las reglas de validación. También se pueden crear límites para los datos de las unidades de aprobación enviados mediante reglas de validación y designar un revisor, propietario o notificador que revisará los datos que cumplan alguna condición.
Por ejemplo, la validación de los datos puede garantizar que los gastos de capital de un departamento cumplen las políticas de la compañía evitando que los usuarios envíen presupuestos que contengan inversiones en capital fuera de las directrices de la compañía. Algunos escenarios de ejemplo que se pueden solucionar con reglas de validación de datos se describen en Escenarios de regla de validación de datos.
La definición de reglas de validación de datos implica estas tareas principales:
Identificación de las celdas de datos o ubicaciones que desea mostrar con mensajes de validación o en diferentes colores si se cumplen las condiciones.
Identificación de las celdas que deben participar durante la evaluación de la regla y definición de la regla de la forma apropiada.
Creación de la regla de validación de datos en la ubicación identificada, como se describe en este tema.
Para crear y actualizar reglas de validación: