Antes de crear su aplicación, recopile información sobre los procesos actuales. Esta es una de las mejores prácticas para asegurarse de que la aplicación se ajusta a las necesidades de su negocio.
Analice sus procesos actuales.
Observe los elementos que funcionan en sus procesos actuales y planifique cómo trasladarlos a la aplicación. Tenga en cuenta que puede utilizar esta oportunidad para mejorar procesos actuales.
Revise los estados financieros de su empresa. Determine las áreas de gastos e ingresos fundamentales que componen el 80% de las ganancias y las pérdidas.
Céntrese en los principales impulsores de su empresa. Para este subconjunto de cuentas, debe conocer los factores empresariales y las dimensiones requeridas. Por ejemplo, las compensaciones de los empleados suelen representar el 50-60% o más de los gastos.
Para el 20% restante de las cuentas, planifique o considere utilizar una lógica simple, como el crecimiento porcentual o las entradas simples.
Analice las hojas de cálculo para comprender sus procesos actuales. Analice las fuentes de información y la lógica empresarial que admiten. Descubra si su lógica de procesos empresariales se aplica a todas las organizaciones.
Descubra si su lógica de procesos empresariales se aplica a otras unidades de negocio y divisiones. Si el proceso varía, decida si desea crear procesos consistentes.
Analice la lógica empresarial, las relaciones y los cálculos de sus procesos actuales.
Descubra si su lógica de procesos empresariales se aplica a otras unidades de negocio y divisiones. Si el proceso varía, decida si desea crear procesos consistentes.
Identifique las dimensiones en los informes; por ejemplo, si los informes se realizan por centro de costes, división, cuenta o cliente. Decida si necesita agregar dimensiones, como un producto.
Revise los estados financieros y examine las intersecciones. Descubra si los informes se realizan por cuenta y entidad o por otros segmentos.
Analice los factores de negocio de cuentas, incluidas las dimensiones implicadas. Revise las ganancias y las pérdidas línea por línea para determinar si el modelado está implicado o si la información es simplemente agregada por los usuarios.
Tenga en cuenta el diseño de los informes, incluidos los elementos que aparecen en filas y columnas.
Determine el número de formatos de informes únicos. Por ejemplo, por centro de costes o por división. Especifique un formato de informe para cada tipo de informe que necesite.
Determine los requisitos de moneda. Identifique las monedas con las que realiza planes e informes, y si realiza planes o previsiones en varias monedas. Verifique los requisitos de moneda extranjera. Confirme si realiza análisis de sensibilidad de moneda.
Determine el horizonte de planificación. Establezca un margen para la planificación (uno, dos, tres o cinco años). Evalúe el volumen de datos históricos que desea incluir en la aplicación. Lo normal es incluir uno o dos años de datos históricos.
Identifique el proceso de planes y previsiones. Decida si va a preparar presupuestos y previsiones anuales. Decida la frecuencia de seguimiento de las previsiones (por ejemplo, mensual o trimestral).
Determine los procesos de planificación que desea incluir, como planes o previsiones. Establezca si los procesos de planificación y previsión son similares. Defina si desea realizar una previsión continua.
Decida si la planificación girará en torno a un objetivo. Si define objetivos de nivel alto para el plan o la previsión, decida el nivel de cuentas que va a abordar.
Determine si se requieren varias iteraciones. Evalúe si necesita almacenar varios envíos de planes o previsiones. Determine cuántas previsiones va a mantener. Decida si desea realizar comparaciones (por ejemplo, comparación de previsiones).
Preguntas adicionales que le ayudarán a planificar el proceso:
¿Cuáles son los factores de gasto de su empresa (compensaciones, material, viajes o gastos de capital y equipo)?
¿Cuáles son los factores de ingresos para su negocio (productos, proyectos o servicios)?
Si los productos son uno de los principales factores de ingresos, ¿con cuántos cuenta?
¿Con cuántas unidades o entidades de negocio cuenta? ¿Qué principales métricas y KPI empleará para realizar un seguimiento? ¿Cuántos usuarios participan en la planificación financiera? ¿Cuáles son los usuarios fundamentales?
Determine el proceso de aprobación que se debe incorporar a la aplicación. ¿Se emplea el mismo proceso de aprobación para los planes y las previsiones?
Evalúe sus orígenes de datos. Analice el formato de archivo y el contenido de cada origen de datos. Esto le ayuda a planificar los requisitos para la integración de dimensiones y datos.
Determine el origen de las dimensiones, como Account, Entity y otras dimensiones personalizadas.
Determine el origen y la frecuencia de los resultados reales.
Determine su enfoque avanzado. Identifique las mejoras de los procesos y tenga en cuenta cuáles piensa incorporar a la aplicación. Valore qué puntos fuertes va a incorporar e identifique los puntos débiles y las áreas que puede mejorar en el futuro.