Utilice las directrices de diseño siguientes para planificar formularios efectivos.
Descripción general del diseño de formularios
Creará un conjunto de formularios como soporte de la entrada de datos y los informes de nivel de resumen. El contenido del formulario es similar a las plantillas utilizadas para recopilar y calcular los datos. El diseño puede diferir del habitual en una hoja de cálculo.
Para mejorar la usabilidad, agrupe los formularios en categorías principales como ingresos, gastos de compensación, otros gastos, etc. Puede crear algunos formularios como soporte de entrada de datos, y otros para resumen y revisión. También puede incluir gráficos para ayudar a los usuarios a analizar los resultados.
El rendimiento del formulario depende de varios factores, entre los que se incluyen red, entorno, estructura y diseño.
Consideraciones de diseño
Diseñe formularios para que los usuarios puedan introducir información como ingresos, gastos y suposiciones.
Prácticas recomendadas:
Agrupe las cuentas de forma lógica, pero no incluya demasiadas cuentas en un único formulario.
Limite el número de formularios de entrada a una cantidad cómoda para los usuarios finales. Es necesario alcanzar un equilibrio entre el número de cuentas en un único formulario y el número de formularios necesarios para dar soporte al proceso.
Utilice formularios de detalle para que los usuarios introduzcan toda la información relacionada. Todas las cuentas que requieren una entrada deben estar presentes en un formulario. Las cuentas se pueden desglosar de varias formas diferentes.
Al crear formularios, asegúrese de seleccionar todas las opciones adecuadas para mejorar el diseño del formulario. Por ejemplo, utilice la configuración para controlar la precisión, la presentación y los menús, así como para asociar reglas correctas al formulario.
Utilice variables de sustitución para hacer referencia a dimensiones como Años.
En la opción Suprimir los periodos de tiempo/escenario no válidos, establezca los periodos en una fila o columna del formulario para los periodos de inicio y finalización establecidos para el escenario. Puede usar esta función en lugar de utilizar variables de sustitución para Años.
Puede definir intersecciones válidas para establecer relaciones entre las distintas dimensiones. Puede establecer la supresión de combinaciones no válidas en una fila o columna para que solo las intersecciones válidas estén disponibles para los usuarios finales. De forma predeterminada, solo las intersecciones válidas estarán disponibles para los usuarios finales al establecer dimensiones en la selección de página.
Utilice relaciones para incorporar miembros a los formularios en lugar de seleccionar miembros de forma individual.
Puede utilizar variables de usuario para dimensiones como Entidad y Escenario, a fin de reducir la selección de dimensiones por parte de los usuarios finales.
Si la aplicación soporta varias monedas, considere la posibilidad de establecer una variable de usuario para que los usuarios puedan definir su moneda base.
Organice los formularios en carpetas.
Utilice variables de sustitución para reducir el mantenimiento de los formularios.
Coloque las dimensiones densas, como Cuenta y Periodo, en la fila y la columna de un formulario. Coloque las dimensiones ligeras, como Entidad, en el eje Página.
Las dimensiones como Escenario o Versión y Año pueden residir en el PDV, la columna o la fila. Es importante determinar correctamente cómo se devuelven las columnas o filas cuando un usuario abre el formulario.
Crear formularios de detalle de ingresos y gastos
Los formularios de detalle permiten a los usuarios introducir toda la información relacionada con ingresos y gastos. Todas las cuentas que requieren una entrada deben estar presentes en un formulario.
Prácticas recomendadas:
Agrupe las cuentas de forma lógica, pero no incluya demasiadas cuentas en un único formulario.
Limite el número de formularios de entrada a una cantidad cómoda para los usuarios finales. Es necesario alcanzar un equilibrio entre el número de cuentas en un único formulario y el número de formularios necesarios para dar soporte al proceso.
Utilice formularios de detalle para que los usuarios introduzcan toda la información relacionada con los ingresos. Todas las cuentas que requieren una entrada deben estar presentes en un formulario. Las cuentas se pueden desglosar de varias formas diferentes.
Al crear formularios, asegúrese de seleccionar todas las opciones adecuadas para mejorar el diseño del formulario. Por ejemplo, utilice la configuración para controlar la precisión, la presentación y los menús, así como para asociar reglas correctas al formulario.
La creación de formularios puede ser iterativa para dar soporte a usuarios y procesos.
Asociar reglas a formularios
La asociación de reglas a formularios permite que los usuarios con el acceso adecuado inicien reglas de negocio asociadas desde el formulario para calcular y derivar los valores.
Puede asociar varias reglas de negocio a un formulario por cubo. Es posible establecer que las reglas de negocio asociadas a un formulario se inicien automáticamente al abrir o guardar el formulario. Puede seleccionar la opción Usar miembros en formulario para rellenar las peticiones de datos en tiempo de ejecución desde el formulario actual en lugar de pedir a los usuarios que introduzcan datos al iniciarse las reglas.
Prácticas recomendadas:
Para las reglas que tardan más tiempo en ejecutarse, establézcalas de modo que se inicien desde un menú Acción o simplemente por asociación con el formulario.
Si una regla de negocio tiene peticiones de datos en tiempo de ejecución, se limita el número de peticiones de datos para simplificar el trabajo del usuario.
Agregar menús a formularios
Puede asociar menús a formularios. Los menús de acción permiten a los usuarios hacer clic en las filas o columnas de los formularios y seleccionar elementos de menú. Por ejemplo, pueden iniciar una regla de negocio, con o sin peticiones de datos en tiempo de ejecución, o moverlas a otro formulario.
Los menús son contextuales. Los menús que se muestran dependen de la configuración del formulario y de la parte del formulario en la que los usuarios hacen clic con el botón derecho.
Prácticas recomendadas:
Al diseñar formularios, utilice Otras opciones para seleccionar los menús disponibles para los tipos de elementos del menú Formulario.
Conforme actualice las actualizaciones, se actualizarán los menús correspondientes. Por ejemplo, si suprime una regla de negocio a la que hace referencia un menú, elimínela del menú.
Crear formularios de validación de datos
La validación de datos sirve como una pista visual para que los usuarios puedan saber que las políticas de negocio se han cumplido. Puede agregar una codificación de color condicional a formularios y generar mensajes de validación si los datos introducidos infringen las reglas de validación o si se cumple una condición.
La definición de reglas de validación de datos implica estas tareas principales:
Identifique las celdas de datos o ubicaciones que desea mostrar con mensajes de validación o en diferentes colores si se cumplen las condiciones.
Identifique la celda, columna o fila que deben participar en la evaluación de la regla y defina la regla en consecuencia.
Cree la regla de validación de datos en la ubicación identificada.
Organizar formularios en carpetas
Utilice carpetas para organizar los formularios en la aplicación. Los formularios se pueden agrupar en carpetas por proceso o tipo de usuario, o simplemente para ayudar a los usuarios a encontrar formularios fácilmente. Puede mover formularios a carpetas y crear una jerarquía de carpetas. La creación de carpetas también simplifica la asignación de acceso porque todos los formularios de la carpeta heredan los permisos de acceso asignados.
Crear formularios de nivel de resumen
Los formularios de nivel de resumen reúnen todas las piezas del plan o la previsión de un usuario. Permiten a los usuarios revisar y analizar sus resultados.
Los paneles también pueden ser una forma eficaz de ayudar a los usuarios a analizar sus resultados.
Crear estados financieros
Los estados financieros permiten a los usuarios analizar el rendimiento y verificar sus suposiciones. Los estados financieros pueden incluir cuenta de resultados, balance general y flujo de efectivo.
Normalmente, los estados financieros incluyen información comparativa para que los usuarios puedan analizar sus varianzas. Los estados financieros suelen integrar información de nivel de resumen, lo que permite ver datos detallados enlazando a formularios mediante menús.
Formularios y cubos
Cuando se crea un formulario, este se asocia a un cubo, el cual determina los miembros válidos del formulario. Por ejemplo, si asigna un formulario al cubo Ingreso, solo podrá agregar cuentas que sean válidas para el cubo Ingreso. Los datos introducidos se guardan en la base de datos del cubo seleccionado.
Nota:
Una vez asignado, no se podrá cambiar el cubo de un formulario.
Puede editar las cuentas de los formularios solo si el cubo del origen coincide con el cubo del formulario.
Si agrega una cuenta a un formulario asociado a un cubo distinto al cubo del origen de la cuenta, la cuenta será de solo lectura en ese formulario.
Formularios y permisos
Asigne permisos a un formulario para determinar qué usuarios pueden modificar su diseño (por ejemplo, diseño e instrucciones) y los datos de entrada. Los usuarios pueden editar formularios solo si tienen permiso en un miembro de la dimensión protegida. Por ejemplo, si los usuarios tienen permiso de solo lectura en la entidad Europa, las filas y las columnas que incluyan la entidad Europa serán de solo lectura. Los usuarios pueden cambiar los datos solo para los miembros para los que tengan permiso de escritura.
Formularios y monedas
En una aplicación donde sólo se usa una moneda, todas las entidades utilizan la moneda que se seleccionó cuando se creó la aplicación. En el caso de una aplicación estándar que usa varias monedas, el miembro de moneda seleccionado de los formularios determina la moneda en la que se mostrarán los valores. Si el miembro Moneda es Local, no se realizará ninguna conversión de moneda y los usuarios podrán introducir datos en su moneda nativa. Si se selecciona un miembro Moneda distinto de Local, los valores se convertirán a la moneda seleccionada para esa fila o columna, y el formulario será de solo lectura. Puede introducir datos en las filas y las columnas que tienen Moneda o Local como miembro seleccionado.
Formularios y versiones
En las versiones ascendentes, se pueden introducir datos en las filas y las columnas con miembros de nivel 0. Las filas y las columnas establecidas en un miembro padre son de sólo lectura. El punto de vista debe también estar establecido en el miembro de nivel 0 para poder introducir datos en una versión ascendente. Las versiones de destino permiten introducir datos en los miembros padre e hijos.
Filtrado de miembros del formulario por atributos
Puede seleccionar miembros mediante atributos. Por ejemplo, en la dimensión de entidad puede seleccionar miembros por una región específica, como Sur. La cuadrícula resultante solo incluirá los miembros que tienen el atributo Sur (por ejemplo, TX, NM, etc.). Los valores se pueden escribir y guardar en filas y columnas filtrados por atributos.
Formularios y miembros compartidos
Dado que no puede seleccionar miembros compartidos individualmente, selecciónelos mediante una función de relación. Por ejemplo, seleccione una acumulación funcional alternativa que incluya todos los miembros de dicha acumulación. Los usuarios pueden introducir valores en filas y columnas que muestren miembros compartidos, y los datos se guardan en los miembros base de la base de datos.
Formularios y cálculos
Para optimizar los cálculos, seleccione los miembros de fila mediante relaciones (como Descendientes o Hijos) en lugar de seleccionar hijos de forma individual. Por ejemplo, el cálculo de los totales a nivel padre de forma individual podría requerir varias pasadas; por ello, utilice en su lugar una relación.