Ryhmien avulla voit olla yhteydessä ja koordinoida asioita samanaikaisesti usean henkilön kanssa.
Katso lyhyt esittely ryhmistä (vain englanniksi).
Ryhmä voidaan lisätä viestiketjuun, jolloin voit aloittaa nopeasti yhteistyön usean ihmisen kanssa. Tai voit lisätä ryhmän jäseneksi kansioon, jolloin voit nopeasti jakaa kyseisen kansion sisällön muiden kanssa. Myös sisältötyyppejä voidaan jakaa ryhmien kanssa, samalla tavalla kuin yksittäisten henkilöiden kanssa. Ainoat, mitä et voi jakaa ryhmälle, ovat kokoelmat ja julkiset tai jäsenten linkit.
Voit luoda omia ryhmiä, tai palvelun pääkäyttäjä on saattanut jo luoda ryhmiä organisaatiollesi.
Tässä on joitakin vihjeitä ryhmien luontia ja käyttöä varten:
- Älä kopioi ryhmiä. Ryhmä-valikon Etsi julkisia ryhmiä -valinnalla voit tarkistaa, onko järjestelmässä jo olemassa ryhmää, jota voisit käyttää.
- Käytä kuvaavaa nimeä. Älä käytä ryhmän nimessä lyhenteitä. Valitse niin kuvaava nimi, että muut ymmärtävät sen merkityksen.
- Valitse ryhmälle sopivat yksityisyysasetukset. Voit valvoa, kuka voi hakea ryhmää tai käyttää sitä. Voit myös valvoa sitä, voivatko muut lisätä itsensä ryhmän jäseniksi. Voit luoda seuraavanlaisia ryhmiä:
- Julkinen ryhmä – julkinen ryhmä näkyy kaikille, ja käyttäjät voivat lisätä itsensä ryhmään. Tämänkaltaista ryhmää kannattaa käyttää harkiten. Oletetaan vaikkapa, että projekti on julkistettu, ja haluat kerätä palautetta kaikilta projektia käyttäneiltä. Voit luoda kaikille avoimen ryhmän ja antaa käyttäjien lisätä itse itsensä ryhmään, jotta he voivat antaa kyseiseen projektiin liittyvää palautetta.
- Yksityinen ryhmä – yksityinen ryhmä on ryhmä, joka on kaikkien nähtävillä, mutta johon käyttäjät eivät pysty lisäämään itse itseään. Tämä ryhmätyyppi voi olla hyödyllinen, jos haluat rajoittaa ryhmän tiettyyn henkilöiden alijoukkoon. Käyttäjät huomaavat, että ryhmä on olemassa, ja voivat jakaa tietoa ryhmään kuuluville henkilöille. Voit esimerkiksi luoda ryhmän Suunnittelu-osastolle. Kaikki, jotka haluavat tehdä yhteistyötä tai jakaa tietoa kyseisen osaston kanssa, voivat lisätä ryhmän jäseneksi viestiketjuun tai kansioon.
- Suljettu ryhmä – tällaisessa ryhmässä jäsenyyttä valvotaan tiukimmin. Vain ryhmän jäsenet pystyvät näkemään ryhmän, eikä kukaan voi lisätä itse itseään ryhmään. Oletetaan, että pienen ihmisjoukon täytyy keskustella tulevasta hankinnasta tai projektista. Kenenkään muun organisaatiossa ei tarvitse tietää asiasta, joten luomalla ryhmän rajoitetuille jäsenille voit valvoa sitä, kuka voi nähdä tietoja.
- Voit lisätä ryhmän jäseneksi mihin tahansa kohteeseen. Jos lisäät henkilön ryhmään tai poistat henkilön ryhmästä, hänet lisätään kohteeseen tai poistetaan kohteesta. Jos yksittäinen henkilö on lisätty yksittäisenä henkilönä eikä ryhmän jäsenenä, hän pysyy jäsenenä, ellei häntä poisteta yksittäisenä henkilönä.
- Jos lisäät ryhmän jäseneksi kohteelle, joka vaatii tietyn käyttäjäroolin, vain käyttäjät, joilla on kyseinen rooli, voivat käyttää kohdetta. Jos esimerkiksi lisäät ryhmään käyttäjän, jolla on peruskäyttäjän rooli, ja lisäät sitten kyseisen ryhmän tietovaraston jäseneksi, peruskäyttäjä ei voi käyttää tietovarastoa. Tämä johtuu siitä, että tietovarastojen käyttöä varten tarvitaan yrityskäyttäjän rooli.
- Jos ryhmä poistetaan, kyseiseen ryhmään kuuluvilta poistetaan jaettujen kansioiden, sisältötyyppien tai viestiketjujen käyttöoikeudet.
- Voit käyttää ryhmiä mobiililaitteella ja työasemasovelluksella, mutta ryhmiä hallitaan selainkäyttöliittymällä.
Käytä ryhmää valitsemalla se samalla tavalla kuin yksittäinen henkilö. Jos esimerkiksi haluat jakaa kansion tai viestiketjun, kirjoita ryhmän nimi Jäsenet-valintaikkunaan. Valitse oikeudet (katseluoikeudet, sisällöntuottajan oikeudet jne.) ryhmän yksittäisille jäsenille ja lisää ryhmä jäseneksi kansioon tai viestiketjuun.