Metatietojen käyttö

Metatietojen avulla voit luokitella tiedostot ja kansiot nopeasti lisäkuvauksia käyttäen.

Palvelun pääkäyttäjä on saattanut luoda metatietoja, jotka liittyvät organisaatioosi. Haluat esimerkiksi ehkä seurata sitä, milloin muut ovat hyväksyneet kohteen ja kuka sen on hyväksynyt. Tällöin voidaan luoda Asiakirjan hyväksyntä -nimiset metatiedot, jotka sisältävät esimerkiksi tiedostotyypin, tiedoston tekijän, hyväksyjän ja hyväksyntäajan kentät.

Voit sitten siirtää kaikki hyväksytyt tiedostot yhteen kansioon ja käyttää metatietoja siihen. Kaikki kansion tiedostot tunnistetaan hyväksytyiksi. Voit muokata yksittäisten tiedostojen metatietoja näyttämään niiden hyväksyntäpäivän, hyväksyjän ja muut tarvittavat tiedot.

Henkilöt, joiden resurssin rooli on Omistaja, Ylläpitäjä tai Sisällöntuottaja, voivat käyttää metatietoja tiedostoihin ja kansioihin. Henkilöt, joilla on resurssin Katselija- tai Noutaja-rooli, voivat tarkastella määritettyjä metatietoja.

Metatietoja luodaan automaattisesti kohteille, jotka tallennetaan digitaalisena sisältönä. Vain palvelun pääkäyttäjät voivat luoda lisää metatietoja. Kehitä tarvitsemasi metatiedot yhdessä pääkäyttäjän kanssa.

Metatietojen käytön aloitus:

1. Valitse metatietoihin lisättävä tiedosto tai kansio ja avaa sivupalkki valitsemalla .
2. Valitse Tunnisteet ja metatiedot ruudun avattavasta valikosta.
3. Avaa käytettävissä olevien metatietojen lista valitsemalla .
4. Valitse haluamiesi metatietojen nimi ja valitse sitten Tallenna.
5. Näet metatietoja varten luodut kentät sivupaneelissa. Syötä tarvittavat tiedot. Muista, että jos kyseessä ovat kansion metatiedot, kaikkia syöttämiäsi tietoja käytetään kaikkiin kansion tiedostoihin.

   Käyttäjän syöttämiä kenttien arvoja koskevat seuraavat rajoitukset:

   • Teksti: Enintään 1 000 merkkiä. Seuraavia merkkejä ei saa käyttää: # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Numero: Enintään 15 merkkiä. Arvon on oltava kokonaisluku, desimaalit eivät ole sallittuja.
6. Valitse Tallenna, kun olet valmis.