Jaon yleiskatsaus

Voit tehdä yhteistyötä ja jakaa tietoja muiden kanssa, mutta haluat myös varmistaa, että vain oikeilla henkilöillä on pääsy tietoihin. Käyttämäsi jakotyyppi määräytyy sen mukaan, mitä olet jakamassa:

  • Tiedostot: Voit luoda linkin ja lähettää sen sähköpostilla tai käyttää sitä pikaviestissä, asiakirjassa tai jossakin muussa sovelluksessa. Linkin lähetys on hyödyllistä, jos sinun on annettava henkilöille käyttöoikeuksia tiettyihin tiedostoihin tarpeen mukaan. Tällöin vastaanottaja voi käyttää tiedostoa vain linkin kautta. On olemassa julkisia linkkejä ja jäsenten linkkejä. Ne on kuvattu alla.
  • Kansiot: Voit lähettää linkin kansioon tai voit lisätä henkilöitä tai ryhmiä kansion jäseniksi. Kun lisäät jäseniä kansioon, kyseiset henkilöt ja ryhmät voivat käyttää kansion koko sisältöä. Tästä on hyötyä, kun esimerkiksi olet mukana laajassa projektissa, ja henkilöiden täytyy jatkuvasti käyttää tietoja.

Jos jaat kansioita muiden kanssa ja annat heille oikeuden lisätä sisältöä kansioon, tämä sisältö vähentää tallennuskiintiötäsi. Jos kansiosi sisältää esimerkiksi 500 Mt tiedostoja ja jaon jälkeen muut käyttäjät lisäävät vielä 300 Mt tiedostoja, yhteenlaskettu määrä 800 Mt vähentää kiintiötäsi.

Jos käytettävissäsi on yli 100 kansiota (joko omistamaasi tai kanssasi jaettua), hakutulokset ovat epätäydelliset, koska haut rajoitetaan 100 kansioon.

Palvelun järjestelmänvalvoja vastaa Oracle Content Management -palvelun hallinnasta organisaatiossasi. Tämä henkilö määrittää käytettävissäsi olevan tallennustilan määrän. Jos tarvitset enemmän tallennustilaa kuin mitä sinulla tällä hetkellä on, ota yhteys palvelun pääkäyttäjään.

Määrittämällä rooleja voit päättää, mitä muut voivat tehdä jakamallesi sisällölle. Kun lisäät jäseniä kansioihin, päätät heidän roolinsa kyseisessä kansiossa. Voit sallia pelkän asiakirjojen katselun tai päättää, että henkilöiden on pystyttävä muokkaamaan asiakirjoja ja lataamaan uusia versioita. Seuraavia rooleja voi käyttää:
  • Katselija: katselijat voivat katsella tiedostoja ja kansioita, mutta he eivät voi tehdä muutoksia.
  • Noutaja: noutajat voivat myös noutaa tiedostoja ja tallentaa niitä omiin tietokoneisiinsa.
  • Sisällöntuottaja: sisällöntuottajat voivat myös muokata tiedostoja, päivittää tiedostoja, ladata uusia tiedostoja ja poistaa tiedostoja.
  • Ylläpitäjä: ylläpitäjällä on kaikkien muiden roolien käyttöoikeudet, ja hän voi lisätä muita henkilöitä jäseniksi tai poistaa muita henkilöitä jäsenistä.

Huomautus::

Jos järjestelmän pääkäyttäjä on ottanut käyttöön Microsoft Office Online -integroinnin, katselijat näkevät vain tiedoston esikatselun web-työasemassa. Noutajat voivat lisäksi tarkastella tiedostoa Microsoft Office Onlinessa. Sisällöntuottajat ja ylläpitäjät voivat myös muokata tiedostoa Microsoft Office Onlinessa.

Järjestelmässä on myös Omistaja-rooli, jolla on kaikki kansion hallinnan oikeudet, myös oikeus poistaa kansio.

Sisällöntuottajat ja ylläpitäjät voivat poistaa sisältöä ja poistaa alikansioita. Jos jaettu kohde poistetaan, se näkyy kohteen omistavan henkilön ja kohteen poistaneen henkilön roskakorikansiossa.

Kun teet yhteistyötä kumppaneiden ja ulkoisten toimittajien kanssa, voit tarjota turvalliset julkiset linkit tiedostoihin, jotta kaikilla on oikeantasoinen käyttöoikeus. Voit myös määrittää linkeille käyttökoodit ja vanhenemispäivät suojauksen parantamiseksi. Voit valvoa tilannetta myös seuraamalla sitä, kuka käytti mitäkin jaettuja tiedostoja ja milloin.

Katso lyhyt esittely jaosta (vain englanniksi).

Julkiset linkit

Julkisen linkin kautta voi käyttää tiettyä tiedostoa tai kansiota mutta ei muita tiedostoja tai kansioita.

Palvelun pääkäyttäjä voi estää julkisten linkkien käytön sekä määrittää, kuka voi käyttää kyseisiä linkkejä (kaikki tai vain rekisteröityneet käyttäjät).

Kun luot julkisen linkin, lisää linkkiin nimi, jotta voit seurata sen käyttöä. Voit myös lisätä linkin sisältävän sanoman ja valita oikeudet linkkiin. Niillä määritetään, mitä vastaanottaja voi tehdä linkin kanssa. Voit säätää julkisten linkkien enimmäisroolin määrityksissä, joita voit käyttää selaimen kautta. Palvelun pääkäyttäjävoi myös rajoittaa julkisille linkeille sallittuja rooleja. Roolit ovat samoja kuin jäseniä kansioihin lisättäessä (katselija, noutaja tai sisällöntuottaja).

Kun luot julkisen linkin, voit lähettää linkin kenelle tahansa, jos järjestelmänvalvoja on sallinut sen. Tämä tarkoittaa sitä, että voit lähettää linkin henkilöille, joilla ei ole Oracle Content Management -tiliä, tai voit rajoittaa vastaanottajiksi kaikki rekisteröidyt henkilöt eli henkilöt, joilla on tili.

Lisäksi voit määrittää valinnaisen vanhenemispäivämäärän, jolloin julkinen linkki lakkaa toimimasta, sekä käyttökoodin. Käyttökoodit ovat eräänlaisia julkisen linkin salasanoja. Voit määrittää käyttökoodin, jolloin linkin saaneen henkilön on syötettävä koodi, ennen kuin linkkiä voidaan käyttää. Tämän avulla voit lisätä lähettämäsi julkisen linkin turvallisuutta. Sinun on lähetettävä käyttökoodi linkin vastaanottavalle henkilölle, jotta hän voi käyttää linkkiä. Muutoin vastaanottaja ei voi käyttää linkkiin liittyvää sisältöä.

Jäsenten linkit

Tämänkaltainen linkki edellyttää, että henkilö on kansion jäsen, ja hänen on kirjauduttava Oracle Content Managementn-tilille linkin käyttöä varten. Kun käytät jäsenlinkkiä, voit valita online-käytön, jonka avulla vastaanottaja voi tarkastella tiedostoa tai kansiosta. Voit myös käyttää Suora nouto -linkkiä tiedostoa jakaessasi. Sen avulla vastaanottaja voi noutaa tiedoston katsomatta sitä.