Asiakirjojen asetusten konfigurointi

Voit rajoittaa sitä, kuka voi poistaa tiedoston tai kansion. Voit määrittää, että vain tiedoston luojilla ja kansion ylläpitäjillä on poisto-oikeus.

Tiedostojen ja kansioiden poiston rajoitus:

1. Kun olet kirjautunut Oracle Content Management -web-sovellukseen järjestelmänvalvojana, valitse Järjestelmä navigointivalikon Hallinta-alueella.

2. Valitse Järjestelmä-valikossa Asiakirjat.
3. Valitse Tiedosto- ja kansiorajoitukset -kohdassa Käytössä, jolloin poisto rajoitetaan vain tiedoston luojille ja kansion ylläpitäjille.

Voit määrittää kiintiöitä käyttäjälle varatun tallennustilan määrälle. Voit myös säästää tallennustilaa rajoittamalla aikaa, jonka ajan kohteita säilytetään roskakorissa ennen lopullista poistamista, sekä rajoittamalla niiden versioiden määrää, jotka säilytetään ennen vanhempien versioiden poistamista.

Kiintiöiden ja tallennustilan määrittäminen:

1. Kun olet kirjautunut Oracle Content Management -web-sovellukseen järjestelmänvalvojana, valitse Järjestelmä navigointivalikon Hallinta-alueella.

2. Valitse Järjestelmä-valikossa Asiakirjat.
3. Aseta Kiintiö-kohdassa nämä oletusarvot:
   • Käyttäjäkohtainen oletuskiintiö: määritä käyttäjäkohtainen tallennustilan koko gigatavuina. Syötä välillä 1 - 999 oleva arvo.
   • Tiedostojen ja kansioiden roskakorissa säilytyksen enimmäisaika päivinä: määritä, kuinka monta päivää tiedostot säilytetään roskakorissa ennen pysyvää poistoa. Jos valitset tässä 0, tiedostot poistetaan seuraavan tyhjennystyön yhteydessä. Tyhjennystyö suoritetaan kerran päivässä.
   • Salli rajoittamattomat versiot: jos haluat rajoittaa säilytettävien versioiden määrää, valitse Ei käytössä ja määritä Tiedostokohtainen versioiden enimmäismäärä. Kun versioiden enimmäismäärä ylitetään, vanhemmat versiot poistetaan.
   • Poista puhdistetut versiot pysyvästi: Vanhimmat tiedostoversiot poistetaan oletuksen mukaan automaattisesti, kun versioiden enimmäismäärä ylitetään. Jos haluat sen sijaan siirtää vanhemmat versiot roskakoriin, poista tämä valinta käytöstä.

Jos haluat tarkastella käytettyä tallennustilaa ja ohittaa tietyn käyttäjän tallennuskiintiön, katso kohta Käyttäjän tallennuskiintiöiden ohitus.

Pääkäyttäjät voivat määrittää, miten julkisia linkkejä käsitellään koko palvelussa. Tämän kaltaiset linkit antavat henkilön käyttää tietyn tiedoston kansioita, mutta rajoittavat pääsyä muihin kansioihin. Jos lähetät tiedostoon julkisen linkin, henkilö voi avata vain kyseisen tiedoston.

Voit määrittää linkin toiminnan seuraavasti:

1. Kun olet kirjautunut Oracle Content Management -web-sovellukseen järjestelmänvalvojana, valitse Järjestelmä navigointivalikon Hallinta-alueella.

2. Valitse Järjestelmä-valikossa Asiakirjat.
3. Määritä Linkit-kohdassa seuraavat asetukset:
   • Salli julkiset linkit tiedostoihin ja kansioihin: jos haluat, että käyttäjillä on oikeus luoda julkisia linkkejä ja jakaa kyseisiä linkkejä muiden kanssa, valitse Käytössä.
   • Jakolinkin oletustyyppi: Jos olet ottanut julkiset linkit käyttöön, määritä, mitä oletusarvoa jaetuissa linkeissä käytetään — Vain jäsenet vai Julkinen. Haluat ehkä jättää tämän asetuksen muotoon Vain jäsenet, jotta käyttäjät eivät luo vahingossa julkisia linkkejä.
   • Käyttövalinnat: jos olet ottanut julkiset linkit käyttöön, määritä, voivatko käyttäjät lähettää julkisia linkkejä kenelle tahansa (Kuka tahansa) vaiko vain henkilöille, joilla on Oracle Content Management -tili (Kaikki rekisteröidyt käyttäjät).

     Jos sallit julkisten linkkien lähettämisen kenelle tahansa, vähennät turvallisuutta, koska käyttäjät saattavat jakaa luottamuksellisia tietoja yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Määritä arvoksi Kuka tahansa vain, jos olet varma, että se on sallittu käytäntö yrityksessäsi.

   • Näytä varoitus käyttäjille, kun he luovat julkisia linkkejä: jos haluat ilmoittaa käyttäjille, että he ovat luomassa julkisia linkkejä, valitse Käytössä.
   • Räätälöi varoitussanoma, joka näkyy, kun käyttäjät luovat julkisia linkkejä: jos olet ottanut varoitussanoman käyttöön, voit määrittää oman sanoman, joka varoittaa käyttäjiä julkisten linkkien käyttämisestä. Valitse Käytössä ja syötä oma räätälöity sanomasi.
   • Julkisille linkeille tarjolla oleva enimmäisrooli: valitse korkein rooli, jonka käyttäjät voivat määrittää julkista linkkiä luodessaan. Näin voit helpommin ohjata sitä, kuka voi lisätä sisältöä palveluusi tai noutaa sitä palvelustasi.
   • Uusien julkisten linkkien oletusrooli: valitse rooli, joka määritetään oletusarvoisesti, kun käyttäjä luo julkisen linkin. Tämä rooli ei voi sallia enemmän oikeuksia kuin enimmäisrooliksi määritetty rooli.
   • Pakota vanheneminen kaikille julkisille linkeille: julkisen linkin luonnin yhteydessä linkille annetaan nimi sekä valinnainen vanhenemispäivämäärä ja käyttökoodi. Jos haluat varmistaa, että kaikilla julkisilla linkeillä on vanhenemispäivämäärä, valitse Käytössä ja aseta enimmäisvanhenemisaika.
   • Määritä enimmäisvanhenemisaika: jos määrität vanhenemisen pakolliseksi julkisille linkeille, määritä myös, kuinka monta päivää kyseiset linkit voivat enintään olla voimassa, ennen kuin ne vanhenevat. Tämän avulla varmistat, että luomasi linkit ovat myös käytössä, eikä mikään linkki jää käyttökelpoiseksi ja käyttämättä pitkäksi aikaa. Jos linkki vanhenee, linkin omistaja voi tarvittaessa luoda ja lähettää sen uudelleen.