Ajout et suppression de commentaires

Des commentaires peuvent être ajoutés au rapprochement global. Vous pouvez également supprimer des commentaires si vous disposez du rôle approprié.

Autorisations par rôle et statut

Voici un tableau décrivant les tâches que vous pouvez effectuer selon le statut du rapprochement et votre rôle :

Tableau 5-2 Commentaires

Rôle	Statut : Ouvert (avec préparateur)	Statut : Ouvert (avec réviseur)	Statut : Fermé
Préparateur	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer des commentaires qu'il a ajoutés ou ajoutés par d'autres préparateurs	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer des commentaires qu'il a ajoutés	Peut ajouter des commentaires
Réviseur	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer des commentaires qu'il a ajoutés	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer des commentaires qu'il a ajoutés ou ajoutés par d'autres réviseurs	Peut ajouter des commentaires
Commentateur	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer des commentaires qu'il a ajoutés	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer des commentaires qu'il a ajoutés	Peut ajouter des commentaires
Administrateur	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer n'importe quel commentaire	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer n'importe quel commentaire	Peut ajouter des commentaires
Super utilisateur	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer n'importe quel commentaire	Peut ajouter des commentaires Peut supprimer n'importe quel commentaire	Peut ajouter des commentaires
Visualiseur	Peut voir les commentaires	Peut voir les commentaires	Peut voir les commentaires

Remarque :

Pour que les utilisateurs puissent supprimer leurs propres commentaires, un administrateur doit les y autoriser dans le paramètre de configuration Autoriser la suppression de commentaires sous Application > Configuration > Paramètres système. Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer les commentaires d'une autre personne.

Remarque :

Un utilisateur doté du rôle de préparateur ou de réviseur peut toujours supprimer ses propres commentaires tant que le rapprochement est ouvert et qu'il continue à avoir accès au rapprochement.

Remarque :

Les commentaires ajoutés avant la version 21.10 continuent à suivre les anciennes règles concernant l'accès au workflow. De ce fait, l'utilisateur qui a ajouté le commentaire doit le supprimer, et non le détenteur actuel du rôle. Les administrateurs peuvent supprimer n'importe quel commentaire.

Report en avant de commentaires

Les commentaires créés sur un rapprochement peuvent être reportés sur les périodes futures. Lorsque vous déployez ce rapprochement sur une nouvelle période, il hérite de tous les commentaires marqués à reporter en avant. Le cas échéant, les pièces jointes sont également reportées en avant avec les commentaires. Si un commentaire reporté en avant n'est plus requis sur une période spécifique, un utilisateur doté des privilèges appropriés peut le supprimer ou désactiver son option Report en avant (et inversement).

Sélectionnez l'option Report en avant lors de la création d'un commentaire pour le reporter sur les périodes futures. Pour les commentaires définis pour être reportés en avant, l'icône Report en avant () en haut du commentaire est activée. Tous les commentaires d'un rapprochement pour lesquels l'option Report en avant est activée sont copiés dans la période suivante.

Cette image présente l'option Report en avant pour les commentaires. L'icône Report en avant indique qu'un commentaire peut être reporté en avant.

Les utilisateurs qui disposent des privilèges permettant de supprimer des commentaires peuvent modifier le statut de report en avant d'un commentaire en sélectionnant Report en avant dans le menu Actions. Les administrateurs peuvent modifier le statut de report en avant de n'importe quel commentaire. Par exemple, si un préparateur crée un commentaire et le marque comme étant à reporter en avant, l'icône Report en avant de ce commentaire est activée pour le préparateur et pour les autres utilisateurs dotés du rôle de préparateur. Selon les besoins, les préparateurs peuvent activer/désactiver le report en avant du commentaire.

Lors de la migration des rapprochements, le paramètre de report en avant des commentaires est conservé. Après la mise à niveau vers la version 21.10, tous les commentaires sont définis comme n'étant pas à reporter en avant. Cependant, les utilisateurs disposant des autorisations requises peuvent activer/désactiver ce paramètre en cliquant sur l'icône Report en avant en regard d'un commentaire.

Procédure d'ajout de commentaires

Voici les étapes à suivre pour ajouter des commentaires :

Sur la page d'accueil, sélectionnez Rapprochements, puis ouvrez le rapprochement à commenter.
Cliquez sur le tiroir Commentaires.
Entrez le commentaire dans la zone de texte.
Facultatif : pour reporter ce commentaire sur les futures périodes, cliquez sur Report en avant.
Facultatif : pour ajouter une pièce jointe de type document externe ou page Web au commentaire, choisissez l'une des options suivantes :
- Cliquez sur Joindre un fichier (icône représentant un trombone) pour sélectionner un fichier en tant que pièce jointe.
- Cliquez sur Joindre un lien (icône de lien) pour ajouter l'URL et le nom de la pièce jointe.
Remarque :
L'option permettant de charger un fichier en tant que commentaire est visible uniquement si l'option Empêcher le chargement de fichiers n'est pas sélectionnée au format associé à ce rapprochement

Remarque :
Si vous voulez ajouter une pièce jointe (fichier ou URL) à plusieurs rapprochements ou transactions en même temps, vous pouvez réaliser cette action à partir de la vue de liste Rapprochements ou Transactions. Mettez en surbrillance plusieurs lignes de rapprochements ou transactions, ou utilisez la touche Maj pour sélectionner les éléments de votre choix. Cliquez ensuite sur Actions, Ajouter une référence, puis choisissez entre Fichier et URL.

Remarque :

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à l'aide de la fonctionnalité de glisser-déplacer à partir de la boîte dialogue Ajouter des pièces jointes. Vous pouvez renommer la pièce jointe dans le champ Nom, si nécessaire. Si vous faites glisser plusieurs pièces jointes, vous pouvez les télécharger en même temps.
Vous devez accéder à la boîte de dialogue Ajouter des pièces jointes pour faire glisser correctement les pièces jointes. Si vous essayez de les faire glisser à partir du récapitulatif, vous pourriez rencontrer des problèmes.
Cliquez sur Imputer.

Procédure de suppression de commentaires

Les utilisateurs peuvent supprimer des commentaires si un administrateur l'autorise dans le paramètre de configuration Autoriser la suppression de commentaires sous Application > Configuration > Paramètres système. Reportez-vous au tableau Commentaires ci-dessus pour obtenir des détails sur les autorisations requises afin de supprimer des commentaires.

Pour supprimer un commentaire, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil, sélectionnez Rapprochements, puis ouvrez le rapprochement pour lequel vous voulez supprimer un commentaire.
Cliquez sur le tiroir Commentaires.
Cliquez sur l'action à droite du commentaire à supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

L'option Supprimer est désactivée si vous ne disposez pas des autorisations requises afin de supprimer le commentaire.