Différents utilisateurs sont impliqués dans le processus de rapprochement : Administrateur de service, Super utilisateur, Utilisateur (y compris les utilisateurs de workflow : Préparateur, Réviseur et Commentateur) et Visualiseur.
Les administrateurs de service déterminent les éléments autorisés dans un rapprochement en utilisant des règles qui peuvent être configurées afin d'empêcher l'enregistrement de transactions ou la soumission de rapprochements s'ils ne sont pas conformes aux stratégies. Ainsi, les préparateurs effectuent leurs tâches correctement avant même que le rapprochement ne soit présenté pour approbation. Les administrateurs de service créent également des filtres de sécurité, qu'ils affectent aux utilisateurs.
Les super utilisateurs ajoutent et gèrent des profils. Ils peuvent créer des rapprochements à partir des profils si ces derniers relèvent de leur filtre de sécurité. Cette fonctionnalité est conçue pour les entreprises dans lesquelles des processus de rapprochement distribués requièrent la participation des employés connaissant les opérations locales de configuration des profils et de rapprochement. En général, ce rôle est affecté aux utilisateurs responsables de la gestion des rapprochements au niveau régional.
L'autorisation de profils et de rapprochements est effectuée produit via des filtres de sécurité sur des segments de compte. Par exemple, le super utilisateur A peut recevoir une autorisation limitée aux profils ou aux rapprochements dont le premier segment est 100 et le deuxième segment commence par 12. Les filtres de sécurité sont créés et affectés à chaque super utilisateur.
Parmi les utilisateurs figurent les utilisateurs de workflow suivants :
Les visualiseurs disposent d'un accès aux rapprochements en consultation uniquement.