A propos des utilisateurs Account Reconciliation et de leurs tâches

Différents utilisateurs sont impliqués dans le processus de rapprochement : Administrateur de service, Super utilisateur, Utilisateur (y compris les utilisateurs de workflow : Préparateur, Réviseur et Commentateur) et Visualiseur.

  • Administrateurs de service

    Les administrateurs de service déterminent les éléments autorisés dans un rapprochement en utilisant des règles qui peuvent être configurées afin d'empêcher l'enregistrement de transactions ou la soumission de rapprochements s'ils ne sont pas conformes aux stratégies. Ainsi, les préparateurs effectuent leurs tâches correctement avant même que le rapprochement ne soit présenté pour approbation. Les administrateurs de service créent également des filtres de sécurité, qu'ils affectent aux utilisateurs.

  • Super utilisateurs

    Les super utilisateurs ajoutent et gèrent des profils. Ils peuvent créer des rapprochements à partir des profils si ces derniers relèvent de leur filtre de sécurité. Cette fonctionnalité est conçue pour les entreprises dans lesquelles des processus de rapprochement distribués requièrent la participation des employés connaissant les opérations locales de configuration des profils et de rapprochement. En général, ce rôle est affecté aux utilisateurs responsables de la gestion des rapprochements au niveau régional.

    L'autorisation de profils et de rapprochements est effectuée produit via des filtres de sécurité sur des segments de compte. Par exemple, le super utilisateur A peut recevoir une autorisation limitée aux profils ou aux rapprochements dont le premier segment est 100 et le deuxième segment commence par 12. Les filtres de sécurité sont créés et affectés à chaque super utilisateur.

  • Utilisateurs

    Parmi les utilisateurs figurent les utilisateurs de workflow suivants :

    • Les préparateurs fournissent la justification adéquate du solde. Les justifications peuvent prendre la forme d'une comparaison entre des soldes ou d'une analyse de compte, dans laquelle le préparateur fournit une justification pour les éléments composant dans le solde ou un type d'analyse de la variance. Le style de rapprochement dépend du format affecté par l'administrateur, qui peut choisir un format dans la bibliothèque de formats standard ou créer des formats personnalisés de A à Z. Lorsque les préparateurs travaillent sur des rapprochements, ils entrent des éléments de rapprochement, des explications de solde, des pièces jointes et des commentaires si nécessaire pour étayer la justification du solde.
    • Les réviseurs sont responsables du processus d'approbation. Jusqu'à 10 réviseurs peuvent être affectés aux rapprochements. Ils effectuent les approbations tous les mois, tous les trimestres ou même dynamiquement si des conditions de risque sont détectées dans le compte. Les conditions de risque peuvent être définies en fonction du contenu ou des soldes de rapprochement (dans la période en cours ou toute période précédente), ou même en fonction des tendances statistiques dans une plage de périodes précédentes.
    • Les commentateurs sont des utilisateurs qui peuvent fournir des commentaires supplémentaires sur les rapprochements.
  • Visualiseurs

    Les visualiseurs disposent d'un accès aux rapprochements en consultation uniquement.