Les administrateurs de service effectuent certaines tâches à chaque période.
Voici les tâches clés d'un administrateur de service pour chaque période :
Vous devez configurer des profils pour les nouvelles combinaisons de comptes, ainsi que gérer les affectations de préparateur et de réviseur pour les profils. La gestion des affectations d'utilisateur sur les profils et l'ajout de nouveaux profils constituent également des fonctions de configuration.
Reportez-vous à la section Création de profils dans le guide Configuration d'Account Reconciliation.
Si nécessaire, vous pouvez créer des taux de change ou les importer à partir d'un fichier .csv. Les taux de change peuvent être importés à tout moment, à condition que la période ne soit pas bloquée, mais ils doivent être importés avant de créer des rapprochements et de charger les soldes pour une période.
Reportez-vous à la section Définition des taux de change dans le guide Configuration d'Account Reconciliation .
Les soldes peuvent être chargés à partir de fichiers pré-mappés ou à l'aide de l'intégration des données.
Reportez-vous à la section Intégration des données Account Reconciliation du guide Administration de l'intégration des données pour Oracle Enterprise Performance Management Cloud et à la section Import de soldes ou de transactions pré-mappés.
L'action Créer des rapprochements entraîne la création de rapprochements pour la période sélectionnée pour tous les profils actifs dont la fréquence correspond à la période.
Si vous créez des profils à l'avance (pour des combinaisons de codes qui ne sont pas encore actives et qui ne reçoivent pas encore de solde), nous vous recommandons de les désactiver dans la boîte de dialogue Profil pour empêcher la création d'un rapprochement à partir du profil. Si par la suite un solde est importé pour le profil, son statut sera automatiquement défini sur Actif et il sera inclus dans les futurs processus de création de rapprochement. Vous pouvez réaliser cette action plusieurs fois dans la même période, car elle ne remplacera pas les rapprochements pour lesquels le travail a commencé. Elle met simplement à jour les rapprochements en attente ou en ajoute de nouveaux.
Reportez-vous à Création de rapprochements.
L'action Rechercher les rapprochements manquants effectue une nouvelle vérification afin de s'assurer que les rapprochements existent pour tous les profils qui doivent en disposer. Il est important de vérifier si des rapprochements sont manquants pour s'assurer de la réalisation.
Reportez-vous à Recherche des rapprochements manquants.
Vous devez ouvrir une période lorsque les préparateurs peuvent commencer à travailler. En définissant le statut de la période sur Ouvert, tout rapprochement ayant atteint sa date de début passera de En attente à Ouvert (avec préparateur).
Reportez-vous à la section Ouverture de périodes dans le guide Configuration d'Account Reconciliation .
Surveillez le statut des rapprochements et assurez-vous que les demandes de modification sont traitées en procédant comme suit :
Utilisez le tableau de bord Présentation pour suivre le statut actuel des rapprochements. Modifiez les sélections Afficher par pour afficher les statistiques en fonction de différentes métriques.
Reportez-vous à Tableaux de bord.
Utilisez le tableau de bord de conformité pour surveiller les métriques de performance, telles que l'identification des utilisateurs ou des équipes qui risquent de rater les dates limites, ou des rapprochements qui ont des indicateurs d'avertissement.
Si vous avez configuré les indicateurs de type Signal lumineux de votre tableau de bord, vous pourrez voir les métriques correspondantes.
Reportez-vous à Tableaux de bord.
Utilisez Application, puis l'onglet Présentation pour afficher l'activité de rapprochement.
Reportez-vous à la section Activité de rapprochement.
Reportez-vous à la section Gestion des tableaux de bord personnalisés.
Reportez-vous à la section Autres tâches régulières pour les administrateurs de service.
La fermeture d'une période empêche l'ajout de nouveaux rapprochements à la période, mais le travail peut continuer sur des rapprochements existants (y compris des soldes et des transactions en chargement).
Le verrouillage d'une période empêche toute modification des rapprochements ainsi que le chargement des transactions de type Correspondance de transactions dont la date comptable est antérieure ou identique à la date de fin de la période verrouillée.
Reportez-vous à la section Fermeture et verrouillage des périodes.
Autres tâches régulières pour les administrateurs de service
Voici les tâches d'administration régulières qu'il peut être nécessaire d'effectuer au cours de chaque période.
Gestion des demandes de réaffectation
Les préparateurs et les réviseurs peuvent soumettre des demandes de réaffectation à l'administrateur de service. Après examen, ces demandes peuvent être approuvées ou rejetées.
Reportez-vous à la section Gestion des demandes de réaffectation.
Gestion des utilisateurs
Ajoutez ou enlevez les utilisateurs qui doivent travailler sur les rapprochements.
Reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs.
Mise à jour des rapprochements ou des attributs
Les administrateurs de service peuvent mettre à jour les propriétés d'un rapprochement selon le statut de ce dernier. Ils peuvent également mettre à jour les attributs de rapprochement en utilisant l'une des méthodes disponibles.
Reportez-vous aux sections Mise à jour des rapprochements et Mise à jour des attributs de rapprochement.
Réouverture de rapprochements
Si nécessaire, les administrateurs de service peuvent rouvrir les rapprochements fermés.
Reportez-vous à la section Réouverture de rapprochements.