Pour créer des profils pour les méthodes Analyse de compte et Comparaison du solde, procédez comme suit :
ID de compte : la combinaison des valeurs de segment doit être unique pour les profils. Le nombre de segments disponibles est défini dans les paramètres système.
Nom du profil : autre façon d'identifier le profil. Les noms ne doivent pas nécessairement être uniques. Pour optimiser les résultats, Oracle suggère d'utiliser le nom associé au segment de compte naturel, ainsi que certains autres descripteurs qui identifient le propriétaire ou le responsable du profil.
Description
Actif : sélectionné par défaut pour les profils saisis manuellement ou importés. Désélectionnez cette case si vous ne souhaitez pas que ce profil soit copié dans une période. L'indicateur Actif sera automatiquement activé si un solde mis à jour est chargé dans un profil inactif. Si le solde ne change pas, le profil restera alors inactif.
Profil récapitulatif : si cette case est cochée, le profil est un profil récapitulatif. La section de configuration Rapprochement automatique est enlevée, et vous ne pouvez pas modifier les soldes.
Comptes inclus : cette section permet aux administrateurs et aux super utilisateurs d'affecter des profils aux profils récapitulatifs. Les profils autres que récapitulatifs peuvent être sélectionnés afin d'être ajoutés à un profil récapitulatif.
Unité organisationnelle : cette section représente une structure hiérarchique de types d'entité qui peut vous aider à modéliser votre organisation. Définissez une unité organisationnelle distincte pour chaque entité sur laquelle vous devez effectuer un reporting séparé ou pour les entités qui nécessitent des configurations différentes concernant l'un des éléments suivants : jours fériés, jours ouvrés, ou affectation de visualiseur ou de commentateur. Les unités organisationnelles sont définies dans les paramètres système.
Format : associe le profil à un format créé par un administrateur, déterminant la méthode de rapprochement et les informations que doit fournir le préparateur.
Méthode : méthode associée au format affecté au profil.
Processus , permet d'associer le profil à un processus de rapprochement spécifique (par exemple, le processus de rapprochement du bilan ou du GAAP local). Les processus sont définis dans les paramètres système.
Evaluation des risques : permet d'associer le profil à une évaluation des risques. Les évaluations des risques sont définies dans les paramètres système (par exemple, Elevé, Faible ou Moyen).
Type de compte : permet d'associer le profil à un type de compte. L'évaluation des risques et le type de compte sont des attributs qui facilitent le reporting ; les valeurs sont définies par les administrateurs et elles peuvent être utilisées pour filtrer les rapprochements dans les tableaux de bord et les vues de liste.
Pour modifier une valeur sélectionnée, cliquez sur l'icône d'effacement afin d'effacer le paramètre en cours. Utilisez ensuite l'option Rechercher pour rechercher et sélectionner le type de compte à définir.
Solde normal : indique si le profil est supposé contenir un solde débiteur, un solde créditeur ou l'une de ces deux valeurs indifféremment. Si le solde est différent du solde normal, un avertissement est défini pour le rapprochement.
Dans Méthodes de rapprochement automatique, sélectionnez une méthode qui décrit les conditions à remplir pour que les rapprochements configurés avec la méthode de rapprochement automatique puissent prétendre au rapprochement automatique. Si une condition a la valeur False, le rapprochement automatique échoue et le statut de rapprochement est défini sur Ouvert afin que le préparateur puisse préparer manuellement le rapprochement (pour obtenir davantage d'informations concernant les échecs de rapprochement automatique, reportez-vous à Codes de motif des échecs de rapprochement automatique :
Pour Analyse de compte et Analyse de compte avec correspondance de transactions :
Conditions requises par Le solde est égal à zéro :
Si un format d'analyse de compte est affecté au profil, ce dernier peut être activé pour la méthode de rapprochement automatique "Le compte dispose d'un solde nul".
Si le solde associé au rapprochement sur une période donnée est égal à 0, le rapprochement est préparé et révisé automatiquement pour cette période.
Si le solde n'est pas 0, le rapprochement doit être préparé et révisé manuellement.
Conditions requises par Le solde est égal à zéro et sans activité :
Le solde système source est nul.
Le solde système source est identique au solde système source du rapprochement précédent.
Remarque :
Cette dernière condition signifie également qu'un solde système source de rapprochement précédent doit exister.
En l'absence d'un rapprochement précédent, le solde du système source du rapprochement précédent est censé être égal à zéro :
Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.
Conditions requises par Aucune activité :
Si un rapprochement précédent existe, les conditions suivantes doivent être remplies :
Le statut du rapprochement précédent doit être Terminé.
Le solde du système source du rapprochement précédent doit être identique au solde du système source de rapprochement actuel.
Le format du rapprochement précédent doit être identique à celui du rapprochement en cours
Informations spécifiques :
L'ID de format utilisé pour créer les instances de format actuelle et précédente doit être le même.
L'instance de format actuelle ne doit pas contenir d'attributs obligatoires qui n'existent pas dans l'instance de format précédente.
En l'absence d'un rapprochement précédent, le solde du système source du rapprochement précédent est censé être égal à zéro :
Si le solde du système source de la période actuelle est également égal zéro, le rapprochement sera fait automatiquement.
Si le solde du système source de la période actuelle est différent de zéro, le rapprochement ne sera pas fait automatiquement.
Lorsque le rapprochement automatique est effectué :
Le statut du rapprochement est défini sur Fermé.
Les transactions Solde expliqué et Ajustement de système source sont copiées à partir du rapprochement précédent vers le rapprochement en cours :
Les pièces jointes et les commentaires associés à la transaction sont copiés.
L'ancienneté est recalculée en soustrayant la date d'ouverture de la nouvelle date de fin de la période (période vers laquelle la transaction est copiée).
La violation de la balance âgée de cette transaction est définie si l'ancienneté est supérieure à l'ancienneté autorisée.
L'indicateur Violation de la balance âgée pour le rapprochement est défini si des transactions de chaque type comportent une violation de la balance âgée.
Les commentaires et les pièces jointes qui existent au niveau du rapprochement sont copiés
Conditions requises par Le solde est compris dans la plage :
Un rapprochement précédent doit exister et le statut de ce rapprochement doit être Terminé.
Le format du rapprochement précédent doit être identique à celui du rapprochement en cours. Plus particulièrement, l'ID de format utilisé pour créer les instances de format actuelle et précédente doit être identique. De plus, l'instance de format actuelle ne doit pas contenir des attributs obligatoires qui n'existent pas dans l'instance de format précédente.
Le solde du système source est supérieur ou égal à la limite inférieure de la plage de soldes.
Le solde du système source est inférieur ou égal à la limite supérieure de la plage de soldes.
Lorsque le rapprochement automatique est effectué :
Le statut du rapprochement est défini sur Fermé.
Les transactions Solde expliqué et Ajustement de système source sont copiées à partir du rapprochement précédent vers le rapprochement en cours :
Les pièces jointes et les commentaires associés à la transaction sont copiés.
L'ancienneté est recalculée en soustrayant la date d'ouverture de la nouvelle date de fin de la période (période vers laquelle la transaction est copiée).
La violation de la balance âgée de cette transaction est définie si l'ancienneté est supérieure à l'ancienneté autorisée.
L'indicateur Violation de la balance âgée pour le rapprochement est défini si des transactions de chaque type comportent une violation de la balance âgée.
Les commentaires et les pièces jointes qui existent au niveau du rapprochement sont copiés
Conditions requises par Le solde est compris dans la plage et sans activité :
Un rapprochement précédent doit exister et le statut de ce rapprochement doit être Terminé.
Le format du rapprochement précédent doit être identique à celui du rapprochement en cours. Plus particulièrement, l'ID de format utilisé pour créer les instances de format actuelle et précédente doit être identique. De plus, l'instance de format actuelle ne doit pas contenir des attributs obligatoires qui n'existent pas dans l'instance de format précédente.
Le solde du système source est supérieur ou égal à la limite inférieure de la plage de soldes.
Le solde du système source est inférieur ou égal à la limite supérieure de la plage de soldes.
Solde système source – solde système source du rapprochement précédent = 0 ; la plage peut être un nombre négatif.
Remarque :
Cette dernière condition signifie également qu'un solde système source de rapprochement précédent doit exister.
Lorsque le rapprochement automatique est effectué :
Le statut du rapprochement est défini sur Fermé.
Les transactions Solde expliqué et Ajustement de système source sont copiées à partir du rapprochement précédent vers le rapprochement en cours :
Les pièces jointes et les commentaires associés à la transaction sont copiés.
L'ancienneté est recalculée en soustrayant la date d'ouverture de la nouvelle date de fin de la période (période vers laquelle la transaction est copiée).
La violation de la balance âgée de cette transaction est définie si l'ancienneté est supérieure à l'ancienneté autorisée.
L'indicateur Violation de la balance âgée pour le rapprochement est défini si des transactions de chaque type comportent une violation de la balance âgée.
Les commentaires et les pièces jointes qui existent au niveau du rapprochement sont copiés
Pour Comparaison du solde ou Comparaison du solde avec correspondance de transactions :
Conditions requises par Le solde est égal à zéro :
Si un format de comparaison de solde est affecté au profil, ce dernier peut être activé pour la méthode de rapprochement automatique "Le compte dispose d'un solde nul".
Si le solde du système source associé au rapprochement sur une période donnée est égal à 0, le rapprochement est préparé et révisé automatiquement pour cette période. Le solde du sous-système n'est pas pris en compte.
Si le solde n'est pas 0, le rapprochement doit être préparé et révisé manuellement.
Remarque :
Pour la comparaison du solde Le solde est égal à zéro, le solde du sous-système n'est pas pris en compte. Si vous voulez le prendre en compte, vous pouvez utiliser une règle personnalisée afin d'évaluer à la fois le solde source et le solde du sous-système. Vous pouvez également envisager d'employer la condition Correspondance de solde car elle compare le solde source et le solde du sous-système pour vérifier qu'ils sont égaux ou qu'ils respectent le seuil souhaité.Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.
Conditions requises par Le solde est égal à zéro et sans activité :
Remarque :
Pour le format Comparaison du solde avec Aucune activité, vous pouvez utiliser une règle personnalisée pour obtenir les résultats corrects. Par exemple, ajoutez une règle personnalisée pour Soumettre automatiquement le rapprochement avec les critères de filtre suivants : différence (reporting) égale à 0 USD et activité de la période (reporting) égale à 0 USD.Conditions requises par Aucune activité :
Remarque :
Pour le format Comparaison du solde avec Aucune activité, vous pouvez utiliser une règle personnalisée pour obtenir les résultats corrects. Par exemple, ajoutez une règle personnalisée pour Soumettre automatiquement le rapprochement avec des critères de filtre.Correspondance de solde (% de tolérance) : si un format de comparaison de soldes est affecté au profil, ce dernier peut être activé pour la méthode de rapprochement automatique Comparaison de solde avec correspondance des soldes (% de tolérance).
Si cette méthode est activée, il est possible d'appliquer une valeur de seuil. Ce pourcentage de seuil est multiplié par le solde du système source pour calculer une valeur de seuil.
Si la différence entre le solde du système source et celui du sous-système est inférieure à la valeur de seuil sur une période, le rapprochement est préparé et révisé automatiquement pour cette période.
Si la différence est supérieure à la valeur de seuil, le rapprochement doit être préparé et révisé manuellement.
Saisissez la valeur Seuil de correspondance des soldes (pourcentage) sous la forme d'un nombre entier compris entre 1 et 100.
Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.
Correspondance de solde (valeur de tolérance) : la différence entre le solde du système source et celui du sous-système est inférieure ou égale à la valeur de tolérance ; celle-ci est spécifiée sur le profil. Entrez le montant de tolérance Seuil de correspondance des soldes (nombre).
Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.
Limites d'âge maximal : indiquez le nombre de jours pour l'ancienneté maximale des transactions de rapprochement :
Ajustements de rapprochement (applicable aux méthodes Analyse de compte et Comparaison du solde)
Explications du solde (applicable à la méthode Analyse de compte)
Remarque :
Violation de la balance âgée : si une valeur est présente et que le rapprochement contient des transactions dans lesquelles l'ancienneté des éléments (date de fin de la période moins date d'ouverture de la transaction) est supérieure à la valeur spécifiée, les transactions sont signalées par un indicateur de violation de la balance âgée et un avertissement de violation de la balance âgée est défini sur le rapprochement.
Entrer les soldes manuellement : déterminez si les soldes de système source ou de sous-système peuvent être saisis manuellement sur le rapprochement par le préparateur. Cochez ces cases uniquement si les soldes ne sont pas importés pour le profil. Sélectionnez au moins l'une des options suivantes :
Entrer les soldes du système source manuellement (applicable aux méthodes Analyse de compte et Comparaison du solde)
Entrer les soldes du sous-système manuellement (applicable à la méthode Comparaison du solde)