Différents utilisateurs sont impliqués dans le processus de rapprochement : Administrateur de service, Super utilisateur, Utilisateur (y compris les utilisateurs de workflow : Préparateur, Réviseur et Commentateur) et Visualiseur.
Les administrateurs de service déterminent les éléments autorisés dans un rapprochement en utilisant des règles qui peuvent être configurées afin d'empêcher l'enregistrement de transactions ou la soumission de rapprochements s'ils ne sont pas conformes aux stratégies. Ainsi, les préparateurs effectuent leurs tâches correctement avant même que le rapprochement ne soit présenté pour approbation.
Parmi les utilisateurs figurent les utilisateurs de workflow suivants :
Les préparateurs fournissent la justification adéquate du solde. Les justifications peuvent prendre la forme d'une comparaison entre des soldes ou d'une analyse de compte, dans laquelle le préparateur fournit une justification pour les éléments composant dans le solde ou un type d'analyse de la variance. Le style de rapprochement dépend du format affecté par l'administrateur, qui peut choisir un format dans la bibliothèque de formats standard ou créer des formats personnalisés de A à Z. Lorsque les préparateurs travaillent sur des rapprochements, ils entrent des éléments de rapprochement, des explications de solde, des pièces jointes et des commentaires si nécessaire pour étayer la justification du solde.
Les réviseurs sont responsables du processus d'approbation. Les rapprochements peuvent avoir un nombre indéfini de réviseurs affectés. Ces derniers effectuent les approbations tous les mois, tous les trimestres ou même dynamiquement si des conditions de risque sont détectées dans le compte. Les conditions de risque peuvent être définies en fonction du contenu ou des soldes de rapprochement (dans la période en cours ou toute période précédente), ou même en fonction des tendances statistiques dans une plage de périodes précédentes.
Les commentateurs sont des utilisateurs qui peuvent fournir des commentaires supplémentaires sur les rapprochements.
Les visualiseurs disposent d'un accès aux rapprochements en consultation uniquement.