Les rapprochements garantissent que les comptes financiers d'une entreprise sont validés afin de vérifier que le solde du compte est correct. Il est essentiel d'effectuer des rapprochements, car les soldes de comptes sont valides à un moment donné et les conditions commerciales changent. En outre, les entreprises risquent des pénalités conséquentes si elles n'effectuent pas de rapprochement. Parmi les validations souvent réalisées figurent les suivantes :
Compte fournisseurs : comparaison entre la comptabilité et le sous-ensemble du grand livre.
Compte clients : comparaison de la comptabilité au sous-ensemble du grand livre et analyse de la balance âgée des comptes clients.
Immobilisations : comparaison de la comptabilité au sous-ensemble du grand livre et exécution d'une réapplication des modifications.
Charges constatées d'avance/Provisions/Réserves : documentation de la composition net et justification de la qualité.
Le module Conformité de rapprochement aide à gérer les processus de rapprochement de comptes, y compris les rapprochements du bilan, du système de consolidation et tout autre processus de rapprochement mis en place.
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Gérer les affectations de la responsabilité de préparation et de révision
Configurer les formats de rapprochement, définis sur mesure pour chaque type de compte
Signaler aux utilisateurs les dates d'échéance des rapprochements qui leur sont affectés
Contrôler le workflow de préparation et de révision
Fournir une visibilité du statut du rapprochement et des risques éventuels
Les rapprochements peuvent être effectués au niveau jugé pertinent par l'entreprise. Par exemple, vous pouvez effectuer des rapprochements par unité métier ou code société, tout en effectuant d'autres rapprochements au niveau du service. Un administrateur peut utiliser des règles de mapping pour affecter les soldes de compte aux rapprochements, et lorsque les soldes sont importés, il s'assure qu'ils apparaissent dans le bon rapprochement selon ces règles.
L'administrateur configure les listes de rapprochement qui contiennent les soldes à rapprocher, ainsi que les descriptions de compte, les instructions, les dates d'échéance et les dates de fin. Les notifications par courriel sont envoyées pour rappeler aux autres utilisateurs que les dates d'échéance approchent ou qu'il est possible de modifier les rapprochements.