Présentation de la configuration du module Conformité de rapprochement

La première tâche de configuration du module Conformité de rapprochement consiste à configurer différents paramètres disponibles à partir de la page d'accueil, dans Application, puis Configuration.

La section Configuration permet un accès facile aux différents paramètres et fonctionnalités suivants :

• Types d'alerte
• Attributs
• Attributs système
• Devises
• Chargements de données
• Filtres
• Formats
• Listes
• Organisations
• Périodes
• Paramètres (Paramètres système)

Types d'alerte

Les alertes permettent d'assurer la communication entre un utilisateur qui rencontre un problème pour fermer un rapprochement et d'autres utilisateurs qui peuvent l'aider à résoudre ce problème. Les types d'alerte sont créés par des administrateurs afin de définir une procédure à suivre lorsque certains problèmes surviennent. Reportez-vous à Création de types d'alerte.

Attributs

Les attributs personnalisés sont des champs définis par l'utilisateur établis de façon centralisée par les administrateurs et qui peuvent être utilisés dans les rapprochements, les profils et les formats :

Dans les profils : les administrateurs et les super utilisateurs peuvent affecter des attributs à des profils afin de capturer des informations non prises en charge par les attributs standard. Dans les formats : les administrateurs peuvent affecter des attributs aux formats afin qu'ils apparaissent à deux emplacements dans les rapprochements.

Cet onglet apparaît en premier dans la liste car vous y accéderez souvent pour la gestion d'Account Reconciliation. Reportez-vous à la section Création d'attributs pour plus de détails sur leur création.

Définition d'attributs système

Sous Attributs du système, vous définissez ces attributs pour les profils et les rapprochements :

• Les segments de profil sont les composants de l'ID de compte utilisé pour identifier de façon unique les profils et les rapprochements. Par exemple, si vous rapprochez généralement les comptes au niveau Entreprise-Compte, vous devez définir deux segments : un pour Entreprise et un pour Compte. Les valeurs de segment de profil sont des libellés. Elles ne contrôlent pas le mapping des soldes avec des rapprochements qui se produit via des règles de mapping ajoutées dans les définitions de chargement de données ou en pré-mappant les soldes avant l'import.
• L'attribut Processus fait la distinction entre les rapprochements à différentes fins, comme un processus Bilan prédéfini. Vous pouvez enlever cette option si vous préférez une autre terminologie.
• Evaluations de risque : balises, telles que Elevé, Moyen ou Faible, affectées aux rapprochements pour contribuer au reporting et à l'analyse.
• Fréquences : détermine la fréquence de préparation des rapprochements. Mensuel et Trimestriel sont des fréquences standard. Vous pouvez définir les fréquences dans Paramètres système. Vous devez également affecter des fréquences aux profils et aux périodes. Les rapprochements sont créés uniquement lorsque la fréquence affectée au profil correspond à la fréquence affectée à la période.
• Type de compte : balises, telles que Actifs, Passifs ou Capitaux propres, affectées aux rapprochements pour contribuer au reporting et à l'analyse.
• Les profils de balance âgée sont utilisés dans les rapports pour classer les transactions dans les catégories de balance âgée que vous définissez. Par exemple, vous pouvez définir un profil de balance âgée composé des catégories suivantes : 0-15 jours, 16-30, 30-60, 61-90 et au-delà de 90 jours. Vous pouvez réviser les rapports qui affichent le nombre ou la valeur des transactions dans chaque catégorie de balance âgée.
• Les jetons d'intégration globale sont utilisés lorsque les rapports paramétrés doivent être accessibles à partir du rapprochement. Par exemple, si vous utilisez BI Publisher pour générer des échéanciers de report des soldes d'immobilisation, vous pouvez utiliser des jetons d'intégration globale pour transmettre des paramètres tels que l'ID de compte ou la période dans le rapport de sorte qu'il affiche les données appropriées.

Définition des devises

La section Devise permet de configurer Catégories de devise, Types de taux et Devises.

Taux de change : reportez-vous à la section Définition des taux de change

Les catégories de devise doivent être définies pour chaque catégorie qui doit être certifiée dans les rapprochements et pour toute catégorie supplémentaire qui facilite la préparation des rapprochements. Par exemple, il est très courant de demander un rapprochement au niveau de la catégorie de devise Fonctionnel. Si votre entreprise est concernée, la catégorie de devise Fonctionnel doit être activée. Si elle aide les préparateurs à effectuer le rapprochement en entrant des valeurs dans la valeur de devise Saisi ou Imputé, cette catégorie doit également être activée. La catégorie de devise Rapport est en général activée uniquement lorsqu'une exigence de certification existe pour cette catégorie. Tous les libellés de catégorie sont configurables pour permettre le changement de nom afin de respecter la convention de votre entreprise. Utilisez toutefois des majuscules uniquement si vous renommez un libellé de catégorie de devise.

Devise permet également de déterminer les codes de devise qui sont actifs dans le système.

Vous devez définir Types de taux lorsque vous demandez la conversion de transactions saisies dans le rapprochement. Par exemple, si les préparateurs ajoutent des transactions dans la catégorie de devise Saisi, le système peut convertir ces valeurs vers la catégorie de devise Fonctionnel à l'aide des taux importés

Chargements de données

Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Chargements des données pour établir les définitions de chargement de données afin de charger des données à l'aide de Gestion des données et enregistrer ces paramètres de chargement de données. Reportez-vous à Détermination d'une définition de chargement de données.

Filtres

Reportez-vous à la section Création de vues filtrées.

Formats

Reportez-vous à la section En savoir plus sur les formats.

Listes

Reportez-vous à la section Utilisation de vues.

Reportez-vous à Annexe A : Définitions de colonne de sélection de liste des rapprochements afin de consulter les définitions de colonne de liste pour les types d'ensemble de données suivants, qui sont référencés dans les listes de l'application : Profil, Rapprochement, Solde, Transaction.

Organisations

Les calendriers permettent de définir les dates et fréquences de chaque période. Chaque calendrier permet aux différentes organisations de travailler avec diverses dates et fréquences pour la même période.

Les règles de jour férié sont uniquement définies si les échéanciers de rapprochement sont concernés par les jours fériés légaux ou les congés d'entreprise.

Les unités organisationnelles permettent d'affecter une structure d'unité organisationnelle hiérarchique aux profils et aux rapprochements. Elles sont utiles pour le filtrage et les rapports, et permettent d'appliquer des règles de jour férié aux profils.

Périodes

Ensuite, vous configurez le nombre de périodes associées aux rapprochements. Les périodes déterminent la date de type "En date du" du rapprochement. De plus, chaque période a une date de début, une date de fin et une date de fermeture. Des fréquences sont également associées aux périodes. Lors de l'ajout de profils à des périodes, seuls ceux dotés d'une fréquence correspondant à une fréquence associée à la période sont ajoutés à la période en tant que rapprochement.

Les administrateurs peuvent rouvrir des périodes s'ils doivent modifier des rapprochements ou importer des soldes mis à jour.

Vous pouvez commencer avec seulement une ou deux périodes, puis ajouter des périodes au besoin. Pour chaque période, vous définirez les dates de début et de fin, ainsi que les dates auxquelles les liasses sont fermées pour chaque période et les fréquences associées à chaque période.

Reportez-vous à Configuration des périodes

Paramètres (Paramètres système)

L'onglet Paramètres (Paramètres système) contient les autres paramètres de configuration dont peut avoir besoin un administrateur lors de la configuration du module Conformité de rapprochement. Par exemple, autoriser les utilisateurs à supprimer des commentaires, définir le nombre maximal de lignes d'une liste, autoriser les mises à jour groupées et définir le délai d'expiration du chargement des données.

Reportez-vous à la section Définition des paramètres système.

Regarder la vidéo intitulée Présentation : mise en route de la configuration du système dans le module Conformité de rapprochement

Cliquez sur ce lien pour regarder une vidéo :