Présentation de la structure de la gestion des contenus

Chaque organisation génère de grandes quantités de ressources quotidiennement. Souvent, des utilisateurs refont ce que d'autres ont déjà fait ailleurs. Pour gérer efficacement les ressources, vous devez pouvoir les stocker, les rechercher, les publier et les utiliser de façon optimale dans le cadre d'un travail en collaboration, qu'il s'agisse de textes, de photos, de vidéos ou d'éléments de contenu structurés comportant tous ces composants. Voici quelques-unes des fonctionnalités d'Oracle Content Management disponibles pour gérer et publier vos ressources.

La structure de gestion de contenu d'Oracle Content Management repose sur les référentiels. Un référentiel est un emplacement de stockage pour les ressources nécessaires à la création d'expériences Web, mobiles ou de toute autre expérience utilisateur dans votre organisation. Une ressource peut être un élément de contenu individuel, comme une publication de blog, une étude de cas ou des informations sur un produit, mais elle peut également être une ressource numérique représentant une image, une vidéo ou tout autre type de support nécessaire à la création des expériences.

Il existe deux types de référentiel : les référentiels business et les référentiels de ressources. Les référentiels business stockent des ressources. Les référentiels de ressources stockent des ressources, mais vous permettent également de les publier et de les localiser. Les ressources stockées dans les référentiels business sont facturées à 1/100e du tarif correspondant aux ressources stockées dans les référentiels de ressources.

En tant qu'administrateur de référentiel, vous choisissez les types de ressource du référentiel afin de définir les types de ressource qui peuvent y être stockés. Vous affectez des taxonomies au référentiel afin d'autoriser la catégorisation des ressources. Pour les référentiels de ressources, vous ciblez également les canaux de publication sur le référentiel afin de définir les règles de publication des ressources (par exemple, si ces dernières seront utilisées par un site interne ou une application externe). Vous configurerez d'autres paramètres de référentiel selon vos besoins afin de prendre en charge les cas d'emploi rencontrés.

Vous pouvez créer plusieurs référentiels afin de gérer les différents besoins de votre organisation. Par exemple :

• Vous pouvez configurer un référentiel pour prendre en charge la publication de contenu sur le site Web de votre organisation. Vous pouvez associer une stratégie de localisation à l'un des canaux de publication affectés au référentiel afin de définir les langues requises et permettre une diffusion globale du site. Pour activer la traduction de contenu par des prestataires de services linguistiques externes, affectez des connecteurs de traduction au référentiel. Avant de publier des ressources sur le site de l'organisation, la direction doit les réviser et les approuver. Pour ce faire, affectez les workflows pertinents au référentiel.
• Vous pouvez configurer un autre référentiel afin de prendre en charge la gestion des ressources numériques pour le système d'automatisation du marketing. Affectez des types de ressource numérique avec les attributs personnalisés requis afin de prendre en charge les campagnes personnalisées. Si vous voulez autoriser la catégorisation des ressources pour des clients ou des produits individuels, affectez des taxonomies représentant la hiérarchie de produit ou les secteurs, applicables à votre organisation. Afin d'aider les contributeurs à catégoriser les ressources ou à rechercher tout simplement des ressources pertinentes, activez la fonctionnalité de contenu intelligent sur le référentiel.
• Votre organisation travaille peut-être avec des agences de création externes qui créent le contenu des campagnes marketing. Dans ce cas, vous pouvez configurer un référentiel destiné à la collaboration avec ces agences. Affectez des connecteurs de contenu pour Google Drive, OneDrive ou d'autres fournisseurs de contenu tiers, et autorisez les concepteurs à télécharger vers le serveur des ressources numériques à partir de ces référentiels externes.

Prenons comme exemple les blogs Oracle pour vous guider dans la configuration d'un référentiel de ressources en vue d'autoriser la contribution de contenu sur un site similaire. Voici le processus que vous pourriez suivre pour créer les dépendances requises et configurer votre référentiel :

• Types de ressource

  Les principaux éléments de contenu des blogs Oracle sont des articles, de brèves descriptions des auteurs, des images, des vidéos et des fichiers PDF que certains articles vous proposent de télécharger. Dans Oracle Content Management, ce contenu est divisé en deux types de ressource :

  • Type de contenu : définit la structure des données qu'un élément de contenu peut stocker. Pour stocker les informations concernant les auteurs de blog, définissez un type de contenu Auteur avec un champ de texte Nom pour le nom de l'auteur, un champ de texte Fonction pour la fonction occupée par l'auteur, un champ multimédia Photo pour la photo de l'auteur et un champ de texte enrichi Biographie de l'auteur pour une brève biographie. Pour les articles de blog, définissez un type de contenu Article avec un champ de texte Titre pour le titre de l'article, un champ de texte Résumé pour le résumé qui sera affiché sur la liste des articles de blog ou sur une page de résultats de recherche, un champ de texte enrichi Contenu pour l'article lui-même, un champ multimédia Image de couverture pour l'image affichée dans l'en-tête de l'article et un champ de référence Auteur du blog pour faire référence à l'élément de contenu d'auteur de blog.
  • Type de ressource numérique : définit les types de support fichier qu'une ressource numérique peut stocker et la structure des attributs (métadonnées) pour décrire la ressource. Utilisez les types prêts à l'emploi Image, Vidéo et Fichier pour gérer les images, les vidéos et les documents PDF du site du blog ; ou définissez des types de ressource numérique personnalisés. Par exemple, définissez un type de ressource numérique Photo de l'auteur avec un attribut de texte Attribution pour stocker le nom du créateur de l'image, puis définissez un type de ressource numérique Document de blog où le type de support est restreint à des fichiers PDF afin de permettre aux contributeurs de publier des fichiers PDF mais pas d'autre type de document (Microsoft Word, par exemple) sur le site du blog.

  Affectez ensuite tous ces types de ressource au référentiel du site du blog, ce qui permet aux membres du référentiel dotés du rôle de gestionnaire ou de contributeur de :

  • créer des éléments de contenu à partir des types de contenu Auteur et Article,
  • télécharger des photos vers le serveur afin de créer des ressources numériques à partir du type de ressource numérique Photo de l'auteur, qui peuvent ensuite être référencées dans le champ Photo des éléments de contenu créés à partir du type de contenu Auteur,
  • télécharger vers le serveur des images ou des vidéos selon leurs besoins afin de créer des ressources numériques à partir des types de ressource numérique prêts à l'emploi Image ou Vidéo, qui peuvent ensuite être employées dans les éléments de contenu créés à partir du type de contenu Article ou d'autres endroits du site,
  • télécharger vers le serveur des fichiers au format PDF afin de créer des ressources numériques à partir du type de ressource numérique Document de blog, qui peuvent ensuite être liées aux articles de blog.

  Nous vous rappelons que les contributeurs seront limités au téléchargement vers le serveur des types de fichier indiqués dans les types de ressource numérique associés au référentiel.

• Langues (stratégies de localisation) (non disponibles dans les référentiels business)

  Si votre organisation opère à l'échelle mondiale, le contenu publié doit généralement être traduit dans les langues régionales. Pour activer la traduction de contenu, les langues requises doivent être affectées au référentiel. Vous pouvez affecter les langues directement au référentiel. Toutefois, il est recommandé de définir les langues requises et facultatives pour les pays ou les régions clés via une stratégie de localisation. Affectez la stratégie de localisation au canal utilisé pour la publication du contenu sur le site, puis affectez ce canal de publication au référentiel. Ainsi, les langues définies dans la stratégie de localisation associée sont automatiquement affectées au référentiel.

• Canaux de publication (non disponibles dans les référentiels business)

  Les canaux de publication vous permettent de créer des ressources gérées dans un référentiel disponible pour utilisation sur un site Web (ou toute application externe employant l'API REST à cet effet). Le canal définit les règles de publication, par exemple si les ressources doivent être approuvées avant leur publication ou si le contenu publié est public ou sécurisé. Si le contenu est sécurisé, il peut être limité à un sous-ensemble de personnes dotées de rôles utilisateur précis.

  Si vous créez votre site de blog à l'aide d'Oracle Content Management, un canal de publication sera automatiquement créé et affecté au référentiel sélectionné pour le site. Si vous utilisez une autre technologie pour créer et gérer votre blog ou si vous avez l'intention, par exemple, de publier certains articles de blog sur une application mobile ou un autre site, vous pouvez créer des canaux de publication supplémentaires, puis les affecter au référentiel du site.

  Après avoir affecté les canaux de publication au référentiel, les membres du référentiel peuvent cibler et publier les ressources sur ces canaux, en fonction des éventuelles restrictions de canal de publication.

• Taxonomies

  Les articles d'un site Web, tel qu'un site de blog, sont généralement organisés en catégories afin d'aider les visiteurs à trouver les informations pertinentes en filtrant les publications par domaine d'intérêt, nom de produit, ou champ d'expertise ou de connaissances précis. Par exemple, les blogs Oracle comprennent une fonctionnalité de répertoire de blog que vous pouvez utiliser afin de limiter les articles à ceux publiés sur des blogs relatifs aux avantages des analyses, des blogs de développeurs ou encore des blogs néerlandais.

  Afin de faciliter le filtrage et la recherche sur votre application ou site publié, Oracle Content Management vous permet de définir les taxonomies pertinentes, de les affecter au référentiel et de les utiliser pour la catégorisation des ressources. Pour créer une taxonomie, définissez un vocabulaire composé de termes techniques, organisés en une hiérarchie de catégories qui représente la façon dont le contenu est défini et classé au sein de votre organisation. Par exemple, vous pouvez définir des taxonomies pour vos produits, vos secteurs et les régions géographiques dans lesquelles votre organisation opère, ou toute autre hiérarchie de catégories de sujet pertinente pour votre organisation.

  Une fois que vous avez affecté des taxonomies à un référentiel, les membres du référentiel peuvent catégoriser les ressources au moment de leur ajout au référentiel ou ultérieurement. Une interface utilisateur de recherche à facets permet de filtrer les ressources par catégorie au sein d'une taxonomie ou dans plusieurs taxonomies afin de rechercher du contenu pertinent. Vous pouvez publier la taxonomie afin de rendre disponibles les informations de catégorisation concernant les ressources publiées sur le même canal, ce qui vous permet d'exploiter la taxonomie pour prendre en charge le filtrage et la recherche de ressources sur votre application ou site Web publié.

• Référentiels

  Une fois que les types de ressource, les stratégies de localisation, les canaux de publication et les taxonomies sont définis, créez le référentiel et associez-y les objets que vous avez créés.

Vous aurez alors terminé la configuration de base. A ce stade, votre référentiel est prêt à être utilisé. Vous pouvez éventuellement activer des fonctionnalités supplémentaires sur votre référentiel afin de fournir aux contributeurs des outils qui rationalisent la création de contenu ou afin de vous permettre, en tant que gestionnaire de référentiel, de gérer le contenu avant qu'il ne soit rendu public sur un site Web :

• Connecteurs de traduction (non disponibles dans les référentiels business)

  Par défaut, Oracle Content Management permet de traduire manuellement le contenu dans les langues requises : vous pouvez ajouter une nouvelle langue à une seule ressource à la fois ou exporter des ressources en masse sous forme de fichier .zip contenant les chaînes de texte extraites pour traduction. Si votre organisation travaille avec un fournisseur externe, comme Lingotek, Lionbridge ou SDL pour la traduction de contenu, vous pouvez inscrire le connecteur de traduction correspondant auprès d'Oracle Content Management, puis l'affecter au référentiel afin que les contributeurs puissent facilement soumettre les ressources au fournisseur externe pour traduction.

• Connecteurs de contenu

  Si votre organisation utilise des services de stockage cloud externes, comme Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive pour partager des ressources numériques avec des agences de création externes, vous pouvez inscrire le connecteur de contenu correspondant au service de stockage auprès d'Oracle Content Management, puis l'affecter au référentiel afin que les contributeurs puissent facilement ajouter des fichiers au référentiel directement à partir du stockage cloud externe.

• Contenu intelligent

  Vous pouvez aider les contributeurs à trouver des images pertinentes dans la recherche, à ajouter ces dernières aux éléments de contenu ou à catégoriser les ressources à l'aide de taxonomies en activant la fonctionnalité de contenu intelligent sur un référentiel. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, toutes les images ajoutées au référentiel et tous les éléments de contenu créés dans le référentiel sont traités par une intelligence artificielle et des services de traitement du langage naturel intégrés qui les balisent automatiquement en conséquence et extraient des mots-clés du texte.

• Workflows (non disponibles dans les référentiels business)

  Généralement, le contenu doit être révisé et approuvé par des homologues ou des gestionnaires avant d'être publié. Pour activer cette gouvernance dans votre référentiel, vérifiez que tous les canaux de publication affectés au référentiel sont définis sur Seuls les éléments approuvés peuvent être publiés.

  Par défaut, Oracle Content Management permet aux contributeurs de soumettre des ressources aux gestionnaires de référentiel pour révision.

  Si votre organisation requiert la révision du contenu dans le cadre d'un workflow à plusieurs étapes impliquant des homologues, des éditeurs techniques, des responsables, le service chargé de la conformité ou le service juridique, vous pouvez inscrire vos processus Oracle Integration auprès d'Oracle Content Management, puis les affecter à un référentiel. Les contributeurs peuvent alors soumettre les ressources pour révision via le workflow correspondant. Les participants du workflow reçoivent une notification lorsqu'une tâche leur est affectée et ils peuvent effectuer des actions sur les ressources en fonction du rôle dont ils sont dotés dans le workflow.