Utilisation des métadonnées

Les métadonnées permettent de catégoriser rapidement les fichiers et les dossiers à l'aide de descriptions supplémentaires.

L'administrateur de service peut avoir créé des métadonnées propres à votre organisation. Par exemple, vous devez peut-être suivre le moment où un élément est approuvé par d'autres personnes, ainsi que les personnes qui l'ont approuvé. Des métadonnées nommées "Approbation de document" peuvent être créées. Elles répertorient des champs tels que le type de fichier, l'expéditeur du fichier, la personne qui l'a approuvé et la date à laquelle il a été approuvé.

Vous pouvez ensuite déplacer tous les fichiers approuvés vers un dossier et appliquer les métadonnées à ce dernier. Tous les fichiers du dossier seront identifiés comme approuvés. Vous pouvez modifier les métadonnées pour les différents fichiers afin d'afficher leur date d'approbation, la personne qui les a approuvés et tout autre détail pertinent.

Les personnes dotées du rôle de ressource Propriétaire, Responsable ou Contributeur peuvent appliquer des métadonnées aux fichiers et aux dossiers. Les personnes dotées du rôle de ressource Visualiseur ou Téléchargeur peuvent visualiser toutes les métadonnées définies.

Des métadonnées sont créées automatiquement pour les éléments stockés en tant que ressources numériques. Seuls les administrateurs de service peuvent créer des métadonnées supplémentaires. Collaborez avec l'administrateur pour développer les métadonnées dont vous avez besoin.

Pour commencer à utiliser des métadonnées, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le fichier ou le dossier auquel vous voulez ajouter des métadonnées et cliquez sur pour ouvrir la barre latérale.
2. Sélectionnez Balises et métadonnées dans le menu déroulant du panneau.
3. Cliquez sur pour ouvrir la liste des métadonnées disponibles.
4. Sélectionnez le nom des métadonnées à utiliser, puis cliquez sur Enregistrer.
5. Les champs créés pour les métadonnées sont affichés dans le panneau latéral. Indiquez des informations selon les besoins. S'il s'agit de métadonnées pour un dossier, toute information saisie sera utilisée pour tous les fichiers du dossier.

   Les restrictions suivantes s'appliquent aux valeurs de champ que les utilisateurs peuvent saisir :

   • Texte : 1 000 caractères maximum. Ne doit pas comprendre # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Numérique : 15 caractères maximum. Doit être un nombre entier, sans décimales.
6. Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez terminé.