Présentation du partage

Vous devrez peut-être collaborer avec d'autres personnes et partager des informations, mais assurez-vous que seules les personnes appropriées ont accès à ces informations. Le type de partage utilisé dépend de ce que vous avez besoin de partager :

Fichiers : vous pouvez créer un lien et l'envoyer par courriel à quelqu'un, ou l'utiliser dans un message instantané, un document ou une autre application. Il est utile d'envoyer un lien si vous devez fournir un accès à quelqu'un à des fichiers particuliers. Le seul moyen pour qu'un destinataire puisse accéder au fichier est d'utiliser le lien. Il existe des liens publics et des liens de membre, décrits ci-dessous.
Dossiers : vous pouvez envoyer un lien vers un dossier ou vous pouvez ajouter des personnes ou des groupes en tant que membres au dossier. Lorsque vous ajoutez des membres à un dossier, ces personnes et ces groupes peuvent accéder à tout le contenu du dossier. Ceci est utile lorsque vous travaillez sur un gros projet, par exemple, et que les utilisateurs doivent accéder à des informations en permanence.

Si vous partagez des dossiers avec d'autres personnes et que vous les autorisez à ajouter du contenu au dossier, ce contenu est décompté de votre quota de stockage. Par exemple, si le dossier contient 500 Mo de fichiers et qu'après le partage, les autres utilisateurs y ajoutent 300 Mo de fichiers, les 800 Mo combinés sont pris sur votre quota.

Si vous avez accès à plus de 100 dossiers (qui vous appartiennent ou qui ont été partagés avec vous), les résultats de recherche seront incomplets, car les recherches sont limitées à 100 dossiers.

L'administrateur de service est chargé de la gestion d'Oracle Content Management pour votre organisation. Il définit la quantité de stockage que vous pouvez utiliser. Si vous avez besoin de plus d'espace de stockage que ce dont vous disposez, contactez l'administrateur de service.

Vous décidez de ce que les autres peuvent faire avec le contenu que vous partagez en leur affectant des rôles. Lorsque vous ajoutez des membres à des dossiers, vous déterminez leur rôle dans ces dossiers. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à uniquement voir les documents, ou à les modifier et à télécharger de nouvelles versions. Les rôles suivants peuvent être utilisés :

Visualiseur : les visualiseurs peuvent consulter les fichiers et les dossiers, mais pas les modifier.
Téléchargeur : les téléchargeurs peuvent également télécharger les fichiers et les enregistrer sur leur ordinateur.
Contributeur : les contributeurs peuvent également modifier les fichiers, les mettre à jour, les supprimer et télécharger de nouveaux fichiers.
Responsable : les responsables disposent de tous les privilèges des autres rôles, et peuvent ajouter ou enlever d'autres personnes en tant que membres.

Remarque :

Si l'administrateur système a activé l'intégration à Microsoft Office Online, les visualiseurs peuvent uniquement voir l'aperçu du fichier dans le client Web, les téléchargeurs peuvent également visualiser le fichier dans Microsoft Office Online, et les contributeurs et les responsables peuvent aussi modifier le fichier dans Microsoft Office Online.

Il existe également un rôle Propriétaire avec tous les droits d'accès permettant de gérer un dossier, notamment de le supprimer.

Les contributeurs et les responsables peuvent supprimer du contenu et des sous-dossiers. Lorsqu'un élément partagé est supprimé, il apparaît dans la Corbeille de la personne à laquelle il appartient et de la personne l'ayant supprimé.

Lorsque vous collaborez avec des partenaires et des fournisseurs externes, vous pouvez fournir des liens publics sécurisés afin que chaque personne dispose du bon niveau d'accès. Vous pouvez également définir des dates d'expiration et des codes d'accès sur les liens pour augmenter la sécurité. Vous pouvez également maintenir un contrôle en surveillant qui accède aux fichiers partagés et quand.

Découvrez ce qu'est le partage (disponible en anglais uniquement).

Liens publics

Un lien public donne uniquement accès à un fichier ou à un dossier particulier.

L'administrateur de service peut désactiver l'utilisation des liens publics et définir qui peut accéder à ces liens (tous les utilisateurs ou ceux qui sont inscrits uniquement).

Lors de la création d'un lien public, vous ajoutez un nom au lien afin de suivre son utilisation. Vous pouvez également ajouter un message avec le lien et choisir des droits d'accès pour ce dernier. Cela détermine ce que le destinataire peut faire avec le lien. Vous pouvez régler le rôle maximal utilisé pour les liens publics dans vos préférences, auxquelles vous accédez via votre navigateur Web. L'administrateur de service peut également limiter les rôles autorisés pour des liens publics. Les rôles sont les mêmes que ceux utilisés lors de l'ajout de membres à des dossiers (Visualiseur, Téléchargeur ou Contributeur).

Lorsque vous créez un lien public, si l'administrateur l'a autorisé, vous avez le choix entre l'option Tout le monde, qui vous permet d'envoyer le lien à tout le monde, y compris à des personnes qui ne disposent pas de compte Oracle Content Management, et l'option Tous les utilisateurs inscrits, qui vous permet de limiter les destinataires aux personnes disposant d'un compte.

Vous pouvez également définir une date d'expiration facultative à laquelle le lien cessera de fonctionner, ainsi qu'un code d'accès. Les codes d'accès sont semblables à des mots de passe pour un lien public. Vous pouvez définir un code d'accès, que la personne qui reçoit le lien devra saisir pour pouvoir utiliser le lien. Ainsi, vous ajoutez une mesure de sécurité supplémentaire sur tous les liens publics que vous envoyez. Vous devrez envoyer le code d'accès à la personne qui reçoit le lien afin qu'elle puisse l'utiliser. Sinon, elle ne pourra pas accéder au contenu associé au lien.

Liens de membre

Ce type de lien exige qu'une personne soit membre du dossier et qu'elle se connecte à un compte Oracle Content Management pour utiliser le lien. Lorsque vous utilisez un lien de membre, vous pouvez sélectionner Accès en ligne, ce qui permet au destinataire de visualiser le fichier ou le dossier. Vous pouvez également utiliser un lien Téléchargement direct lorsque vous partagez un fichier. Le destinataire peut ainsi télécharger un fichier sans le visualiser.