Configuration des paramètres des documents

Vous pouvez restreindre les utilisateurs pouvant supprimer un fichier ou un dossier en autorisant uniquement le créateur du fichier et les gestionnaires de dossier à effectuer cette suppression.

Pour restreindre les suppressions de fichier et de dossier, procédez comme suit :

1. Une fois connecté à l'application Web Oracle Content Management en tant qu'administrateur, cliquez sur Système dans la zone Administration du menu de navigation.

2. Dans le menu Système, cliquez sur Documents.
3. Sous Restrictions de fichier et de dossier, sélectionnez Activé afin de restreindre la suppression au créateur du fichier et aux gestionnaires de dossier uniquement.

Vous pouvez définir des quotas pour le volume d'espace de stockage alloué à un utilisateur. Vous pouvez aussi économiser de l'espace en limitant la durée de conservation des éléments dans la corbeille avant leur suppression définitive, ainsi qu'en limitant le nombre de versions à conserver avant de supprimer une version antérieure.

Pour définir des quotas et l'espace de stockage, procédez comme suit :

1. Une fois connecté à l'application Web Oracle Content Management en tant qu'administrateur, cliquez sur Système dans la zone Administration du menu de navigation.

2. Dans le menu Système, cliquez sur Documents.
3. Sous Quota, définissez les valeurs par défaut suivantes :
   • Quota par défaut par utilisateur : indiquez la quantité d'espace de stockage par utilisateur en giga-octets. Saisissez une valeur comprise entre 1 et 999.
   • Nombre maximal de jours pendant lesquels les fichiers et les dossiers sont conservés dans la corbeille : indiquez le nombre de jours de conservation des fichiers dans la corbeille avant leur suppression définitive. Si vous définissez cette option sur 0, les fichiers seront supprimés lors de la prochaine exécution du travail de purge. Le travail de purge est exécuté une fois par jour.
   • Autoriser des versions illimitées : pour limiter le nombre de versions conservées, sélectionnez Désactivé et indiquez le nombre maximal de versions par fichier. Lorsque le nombre maximal de versions est dépassé, les versions antérieures sont supprimées.
   • Supprimer définitivement les révisions nettoyées : par défaut, les révisions de fichier les plus anciennes sont immédiatement supprimées lorsque le nombre maximal de révisions est dépassé. Si vous souhaitez plutôt déplacer les versions les plus anciennes vers la corbeille, désactivez cette option.

Les administrateurs peuvent déterminer la manière dont les liens publics seront traités dans l'intégralité du service. Ce type de lien permet à une personne d'utiliser les fichiers dans un dossier, mais limite l'accès aux autres dossiers. Si vous envoyez un lien public vers un fichier, le destinataire peut accéder uniquement à ce fichier.

Pour définir un comportement de lien, procédez comme suit :

1. Une fois connecté à l'application Web Oracle Content Management en tant qu'administrateur, cliquez sur Système dans la zone Administration du menu de navigation.

2. Dans le menu Système, cliquez sur Documents.
3. Sous Liens, configurez les paramètres suivants :
   • Autoriser les liens publics vers des fichiers et des dossiers : pour autoriser les utilisateurs à créer des liens publics et à les partager, sélectionnez Activé.
   • Type de lien de partage par défaut : si vous avez activé les liens publics, indiquez le paramètre de partage par défaut (membres uniquement ou public). Vous pouvez laisser ce paramètre sur Membres uniquement pour éviter que les utilisateurs ne créent accidentellement des liens publics.
   • Options d'accès : si vous avez autorisé les liens publics, vous pouvez indiquer si les utilisateurs peuvent les envoyer à tout le monde (Tout le monde) ou seulement aux personnes disposant d'un compte Oracle Content Management (Tous les utilisateurs inscrits).

     En autorisant l'envoi de liens publics à n'importe qui, vous réduisez la sécurité car les utilisateurs pourront partager du contenu confidentiel avec des personnes extérieures à l'entreprise. Définissez l'option sur Tout le monde uniquement si vous êtes certain qu'il s'agit d'une pratique acceptable pour l'entreprise.

   • Afficher un avertissement destiné aux utilisateurs lors de la création de liens publics : si vous voulez prévenir les utilisateurs lorsqu'ils créent des liens publics, sélectionnez Activé.
   • Personnaliser le message d'avertissement à afficher lorsque les utilisateurs créent des liens publics : si vous avez activé le message d'avertissement, vous pouvez définir votre propre message afin d'avertir les utilisateurs à propos de l'utilisation de liens publics. Sélectionnez Activé et saisissez votre message personnalisé.
   • Rôle maximal disponible pour les liens publics : sélectionnez le rôle le plus élevé que vous utilisateurs peuvent affecter lorsqu'ils créent un lien public. Cette option peut vous aider à contrôler les personnes en mesure d'ajouter ou de télécharger du contenu à partir de votre service.
   • Rôle par défaut pour les nouveaux liens publics : sélectionnez le rôle qui sera affecté par défaut lorsque vos utilisateurs créent un lien public. Ce rôle ne peut pas bénéficier de plus de droits d'accès que le rôle défini en tant que rôle maximal.
   • Imposer l'expiration pour tous les liens publics : lors de la création d'un lien public, un nom est attribué au lien, ainsi qu'une date d'expiration et un code d'accès facultatifs. Pour vous assurer que tous les liens publics ont une date d'expiration, sélectionnez Activé et définissez un délai d'expiration maximal.
   • Définir un délai d'expiration maximal : si vous imposez une expiration pour les liens publics, saisissez le nombre maximal de jours de validité de ces liens avant leur expiration. Cela vous permet de vous assurer que les liens créés sont ceux qui sont utilisés, et qu'aucun lien ne reste valide et inutilisé pendant une longue période. Si un lien expire, son propriétaire peut le recréer et le renvoyer, si nécessaire.