Présentation de l'utilisation de Task Manager avec Enterprise Profitability and Cost Management

Termes de Task Manager couramment utilisés

• Les tâches représentent une unité d'action dans Enterprise Profitability and Cost Management. Les administrateurs de service et les super utilisateurs définissent des tâches et les affectent à des utilisateurs. Les utilisateurs lisent les instructions des tâches, répondent aux questions, soumettent, réaffectent, approuvent et rejettent des tâches. Ils peuvent par ailleurs accéder à ces tâches à partir des notifications par courriel ou en se connectant à Enterprise Profitability and Cost Management.

  Il existe deux types de tâche. Les tâches manuelles nécessitent des utilisateurs qu'ils les effectuent et vérifient qu'elles sont terminées.Les tâches automatisées ne requièrent pas d'interaction utilisateur et dépendent d'un échéancier. Afin de simplifier votre processus métier, vous pouvez créer un échéancier incluant une combinaison de tâches d'utilisateur final manuelles et de tâches automatisées.

• Les modèles servent de base aux tâches pouvant être répétées. Ils définissent toutes les interactions requises pour les tâches et peuvent être utilisés afin de créer divers échéanciers exécutables selon une fréquence donnée, chaque mois ou trimestre par exemple.

• Les échéanciers définissent l'ensemble des tâches classées par ordre chronologique à exécuter dans Enterprise Profitability and Cost Management.

• Les alertes sont des notifications émises par les utilisateurs concernant des problèmes rencontrés lors du processus.

Flux de processus de Task Manager

Le flux de processus de Task Manager est le suivant :

• Définir des types de tâche

• Créer des modèles de tâche

• Créer des échéanciers

• Ajouter des tâches à des modèles

• Ajouter des tâches à des échéanciers

Etapes de navigation pour administrer et utiliser Task Manager

Etapes de navigation pour l'administrateur

Les administrateurs définissent des tâches et les affectent aux utilisateurs sur la page Task Manager. Sur la page d'accueil, sélectionnez Application, puis Task Manager.

Etapes de navigation pour l'utilisateur

Les utilisateurs accèdent aux tâches à partir de la page Tâches. Sur la page d'accueil, sélectionnez Tâches.

Exemple d'utilisation de Task Manager dans Enterprise Profitability and Cost Management

L'exemple suivant montre comment les administrateurs et les utilisateurs peuvent définir et exécuter un processus de fin de mois dans Enterprise Profitability and Cost Management à l'aide de Task Manager.

Administrateurs

1. Définissez les tâches de fin de mois pour Enterprise Profitability and Cost Management.

   La liste suivante énumère des tâches de fin de mois typiques d'Enterprise Profitability and Cost Management. Ces tâches s'effectuent dans et hors d'Enterprise Profitability and Cost Management.

   • Mettre à jour des métadonnées (par exemple, nouveaux comptes, services, produits)
   • Actualiser la base de données avec de nouvelles modifications de dimension
   • Configurer de nouveaux PDV
   • Réviser, mettre à jour et approuver des modèles d'allocation
   • Exécuter et charger des données financières
   • Réviser et approuver des données financières
   • Charger des données d'inducteur
   • Réviser et approuver des données d'inducteur
   • Exécuter des calculs
   • Valider des résultats
   • Réviser et approuver des résultats
   • Copier des PDV vers le cube de reporting
   • Vérifier des tableaux de bord et des rapports
   • Finaliser et approuver des résultats
   • Annoncer la disponibilité de rapports

2. Ouvrez Task Manager pour configurer les tâches, les modèles et les échéanciers.

   Sur la page d'accueil, sélectionnez Application, puis Task Manager.

3. Facultatif : une fois l'application Enterprise Profitability and Cost Management configurée, vous pouvez (en fonction des tâches à définir) avoir besoin de définir les paramètres système suivants avant de commencer la définition des tâches. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment après les avoir configurés.

   • Unités organisationnelles : configurez des unités organisationnelles si vous prévoyez d'utiliser des règles de jour férié. Les unités organisationnelles sont également utilisées pour le filtrage et le reporting. Reportez-vous aux sections Gestion des unités organisationnelles de Task Manager et Gestion des règles de jour férié pour les tâches.
   • Jetons d'intégration globale : configurez des jetons d'intégration globale si vous prévoyez de configurer des URL à partir de paramètres statiques dans Enterprise Profitability and Cost Management. Reportez-vous à Gestion des jetons d'intégration globale.
   • Gestionnaires de tâches : définissez des gestionnaires de tâches pour déterminer le nombre maximal d'éléments affichés dans une liste, le nombre maximal de niveaux d'approbation et la taille maximale de chargement de fichiers. Reportez-vous à Définition des gestionnaires Task Manager.
   • Autres paramètres système : configurez des paramètres système tels que les commentaires et les suppressions de tâche, l'affichage des tâches dans la liste de travail et le panneau Bienvenue, les notifications par courriel, les approbations de demande de réaffectation, les conditions et autorisations d'ouverture de tâches, et les tâches dans Smart View. Reportez-vous à Modification des paramètres de configuration.

4. Créez un modèle pour le processus de fin de mois. Le modèle peut être utilisé tous les mois.

   Reportez-vous à la section Gestion des modèles de tâche.

5. Créez des tâches basées sur les types de tâche et ajoutez-les au modèle.

   Reportez-vous à Gestion des types de tâche.

6. Facultatif : effectuez une intégration à d'autres processus métier.

   Reportez-vous à la section Gestion des intégrations aux services EPM Cloud.

7. Créez un échéancier à l'aide du modèle. Définissez un mois et une date de début spécifiques.

   Reportez-vous à la section Création d'échéanciers à partir de modèles.

8. Exécutez l'échéancier pour commencer le processus de fin de mois.

   Reportez-vous à la section Gestion des échéanciers.

Utilisateurs

Utilisez la liste de travail pour connaître toutes les tâches qui vous sont affectées. Pour ce faire, sur la page d'accueil, sélectionnez Tâches.

Exemples avec Task Manager dans l'exemple d'application

L'exemple d'application BksMl50 fourni avec Enterprise Profitability and Cost Management inclut un modèle Task Manager appelé Monthly Process. Ce dernier comporte plusieurs exemples de tâches typiques à effectuer chaque mois. Vous pouvez utiliser cet exemple de modèle pour vous faire une idée des types de tâche de fin de mois que vous pouvez configurer dans Task Manager en vue de l'automatisation du processus de fin de mois.

Pour accéder au modèle Monthly Process, procédez comme suit :

1. Sur la page d'accueil, sélectionnez Application, puis Task Manager.

2. Dans l'onglet Modèles, cliquez sur Monthly Process.

   

Pour voir les tâches configurées dans le modèle Monthly Process, procédez comme suit :

1. Sur la page d'accueil, sélectionnez Tâches.

2. Passez les tâches en revue dans l'onglet Tâches de l'échéancier afin de vous faire une idée des types de tâche de fin de mois que vous pouvez créer pour Enterprise Profitability and Cost Management.