Il est recommandé d'établir un plan relatif aux réunions et à la communication pour votre centre d'excellence EPM.
Réunions
Après avoir identifié les personnes devant faire partie du centre d'excellence de votre organisation, vous devez définir une fréquence de réunion et un plan de communication adaptés.
Les membres de l'équipe du centre d'excellence doivent se réunir régulièrement afin de s'assurer que tout le monde est aligné sur les objectifs, progresse et recherche le consensus. Les membres peuvent endosser le rôle d'ambassadeur du centre d'excellence auprès des autres équipes de l'organisation, par exemple en partageant avec elles des informations sur la situation lors des réunions d'équipe produit. Il est recommandé aux équipes du centre d'excellence de se réunir toutes les semaines ou tous les quinze jours, selon la vitesse d'adoption. Les membres du centre d'excellence dans son intégralité doivent se réunir tous les mois afin de rendre compte de l'avancement.
Nous avons vu des équipes de centre d'excellence se réunir tous les jours au début d'un processus de transformation. Cette approche peut être bénéfique lorsque le projet implique la direction et que le centre d'excellence a implémenté le premier processus métier EPM dans le cloud.
Communication interne
Les communications doivent également être diffusées régulièrement auprès de la communauté interne. Pour permettre cela, créez une communauté de pratique et demandez aux ambassadeurs de partager régulièrement les actualités, par le biais d'un wiki, d'une liste de diffusion, d'une série de vidéo, ou d'un canal Microsoft Teams ou Slack par exemple.
Certaines organisations créent des laboratoires d'innovation dans lesquels les employés sont invités à présenter ce qu'ils ont réalisé, à partager leurs meilleures pratiques et à réfléchir à la façon dont ils peuvent mener d'autres projets.
Communication externe
Etablissez également un plan de communication externe. Il est recommandé d'utiliser les ressources de la section Communication relative à la réussite et au retour sur investissement afin de communiquer sur votre réussite en externe, et ainsi de créer des relations, de gagner en notoriété, de renforcer votre réseau et de promouvoir votre marque.
Informations supplémentaires
Pour découvrir des meilleures pratiques de communication externe, consultez les témoignages d'Oracle@Oracle suivants qui font état de réussites :
Liste de contrôle pour les communications internes d'un centre d'excellence
Pour impliquer vos utilisateurs, traitez-les comme des clients. Un centre d'excellence peut contribuer à une bonne communication en menant une réflexion sur les valeurs fondamentales des utilisateurs, puis en élaborant des questions d'autoréflexion pour aligner la communication sur ces valeurs.
Par exemple, un centre d'excellence performant possède les valeurs fondamentales suivantes : Privilégier les clients, Travailler en équipe, Gagner la confiance et faire confiance, Participer et être un leader, et Innover et améliorer sans cesse. Sur la base de ces valeurs, le centre d'excellence a formulé les questions ci-après. Elles servent de liste de contrôle lors de l'élaboration du plan de communication interne destiné aux utilisateurs.
Exemples de questions et de liste de contrôle :
Privilégier les clients
Travailler en équipe
Gagner la confiance et faire confiance
Participer et être un leader
Innover et améliorer sans cesse