Elaboration d'un plan pour les réunions et la communication

Réunions

Après avoir identifié les personnes devant faire partie du centre d'excellence de votre organisation, vous devez définir une fréquence de réunion et un plan de communication adaptés.

Les membres de l'équipe du centre d'excellence doivent se réunir régulièrement afin de s'assurer que tout le monde est aligné sur les objectifs, progresse et recherche le consensus. Les membres peuvent endosser le rôle d'ambassadeur du centre d'excellence auprès des autres équipes de l'organisation, par exemple en partageant avec elles des informations sur la situation lors des réunions d'équipe produit. Il est recommandé aux équipes du centre d'excellence de se réunir toutes les semaines ou tous les quinze jours, selon la vitesse d'adoption. Les membres du centre d'excellence dans son intégralité doivent se réunir tous les mois afin de rendre compte de l'avancement.

Nous avons vu des équipes de centre d'excellence se réunir tous les jours au début d'un processus de transformation. Cette approche peut être bénéfique lorsque le projet implique la direction et que le centre d'excellence a implémenté le premier processus métier EPM dans le cloud.

Communication interne

Les communications doivent également être diffusées régulièrement auprès de la communauté interne. Pour permettre cela, créez une communauté de pratique et demandez aux ambassadeurs de partager régulièrement les actualités, par le biais d'un wiki, d'une liste de diffusion, d'une série de vidéo, ou d'un canal Microsoft Teams ou Slack par exemple.

Certaines organisations créent des laboratoires d'innovation dans lesquels les employés sont invités à présenter ce qu'ils ont réalisé, à partager leurs meilleures pratiques et à réfléchir à la façon dont ils peuvent mener d'autres projets.

Communication externe

Etablissez également un plan de communication externe. Il est recommandé d'utiliser les ressources de la section Communication relative à la réussite et au retour sur investissement afin de communiquer sur votre réussite en externe, et ainsi de créer des relations, de gagner en notoriété, de renforcer votre réseau et de promouvoir votre marque.

Informations supplémentaires

Pour découvrir des meilleures pratiques de communication externe, consultez les témoignages d'Oracle@Oracle suivants qui font état de réussites :

• Oracle optimise ses activités avec Oracle Cloud
• S'adapter à un monde en constante évolution - Réinventer les processus de planification, de budgétisation et de prévision d'Oracle pour faire face à un monde imprévisible
• Opérations chez Oracle avec Oracle Cloud EPM, Oracle@Oracle : notre transition vers le cloud
• Témoignages de clients Oracle
• Anticipation du changement avec Oracle EPM Cloud

Liste de contrôle pour les communications internes d'un centre d'excellence

Pour impliquer vos utilisateurs, traitez-les comme des clients. Un centre d'excellence peut contribuer à une bonne communication en menant une réflexion sur les valeurs fondamentales des utilisateurs, puis en élaborant des questions d'autoréflexion pour aligner la communication sur ces valeurs.

Par exemple, un centre d'excellence performant possède les valeurs fondamentales suivantes : Privilégier les clients, Travailler en équipe, Gagner la confiance et faire confiance, Participer et être un leader, et Innover et améliorer sans cesse. Sur la base de ces valeurs, le centre d'excellence a formulé les questions ci-après. Elles servent de liste de contrôle lors de l'élaboration du plan de communication interne destiné aux utilisateurs.

Exemples de questions et de liste de contrôle :

• Privilégier les clients

  • Est-ce que j'explique comment nous améliorons l'expérience des clients et comment nous les aidons à obtenir des résultats ?
  • Est-ce que je montre que nous avons écouté et compris nos clients ?
  • Est-ce que j'explique clairement en quoi cela permettra aux employés d'apporter plus de valeur à nos clients de par leur travail quotidien ?

• Travailler en équipe

  • Est-ce que j'explique clairement la façon dont nous agissons en tant qu'organisation unique et unifiée ?
  • Est-ce que je précise comment cela fait tomber les barrières ?
  • Est-ce que j'illustre la façon dont nous respectons nos besoins respectifs et honorons nos employés ?

• Gagner la confiance et faire confiance

  • Est-ce que je communique de façon ouverte et transparente ?
  • Est-ce que je précise comment cela fait tomber les barrières ?
  • Est-ce que je commente la façon dont nous apprenons de nos erreurs ?
  • Est-ce que j'explique en quoi cela facilite et améliore la prise de décision décentralisée ?

• Participer et être un leader

  • Est-ce que je montre le chemin à suivre en alignant les personnes sur les objectifs ?
  • Est-ce que je mets l'accent sur la façon dont cela nous aide à nous concentrer sur les priorités, la stratégie et les objectifs de l'organisation ?
  • Est-ce que je contribue au renforcement de la motivation des employés, à leur capacité d'acquérir des connaissances et de l'autonomie, et à la valorisation de leur réussite ?

• Innover et améliorer sans cesse

  • Est-ce que j'explique en quoi cela nous transforme et accroît notre avantage concurrentiel ?
  • Est-ce que je mets des mots sur la façon dont nous réfléchissons, apprenons, expérimentons et grandissons ?
  • Est-ce que je précise la manière dont nous maintenons une vue globale et optimisons l'ensemble, et pas seulement des parties ?