Composants d'un package de rapports

• Doclets : éléments individuels d'un rapport qui peuvent être affectés à des auteurs en charge de fournir le contenu.

• (Facultatif) Doclets supplémentaires : éléments gérés de la même manière que les doclets en termes de workflow et de gestion de contenu, à la différence près que le contenu des fichiers n'est pas fusionné dans le package de rapports.

• Doclets de référence : éléments gérés de la même manière que les doclets en termes de workflow et de gestion de contenu, à la différence près que le contenu des fichiers n'est pas fusionné dans le package de rapports.

• Sections : éléments aidant à regrouper et organiser les doclets dans un package de rapports.

• Phases de développement : permettent de choisir la phase dont vous avez besoin pour votre développement parmi les trois phases existantes : création, révision et validation.

Doclets

L'une des caractéristiques essentielles des packages de rapports est la possibilité de décomposer un rapport en sous-éléments appelés doclets. Le contenu d'un doclet varie selon le type de rapport que vous créez. Par exemple, un rapport des ventes pourrait contenir un doclet par région géographique tandis qu'une déclaration d'informations financières pourrait avoir des doclets distincts pour chacun des divers états financiers, déclarations fiscales et notes.

Vous pourriez tout aussi bien compiler tous les documents de compte de résultat dans un même doclet, si une seule et même personne est responsable de toutes les informations afférentes dans un rapport. Il vous appartient entièrement de définir les doclets. Reportez-vous à "Identifier les doclets" dans le chapitre Remarques concernant la conception des packages de rapports.

Une fois les doclets d'un rapport identifiés, vous les affectez à des auteurs qui en définissent le contenu. Par exemple, dans un rapport qui décompose les revenus par catégorie, vous pouvez avoir des doclets pour les services, le matériel et les licences logicielles. Vous pouvez ensuite affecter chaque doclet à l'équipe chargée de la gestion de la catégorie correspondante.

Doclets supplémentaires

Des documents supplémentaires, tels que des procédures, des instructions, des documents de référence, etc., peuvent être chargés dans un package de rapports sous forme de doclet supplémentaire. Ces documents peuvent être de n'importe quel format (PDF, Excel, Word, etc.) Le contenu des doclets supplémentaires n'étant pas inclus dans le rapport fusionné, ces doclets sont exclus des processus de révision et de validation. Leur contenu ne peut pas être affiché en ligne, mais les utilisateurs peuvent télécharger et utiliser des programmes natifs qui permettent de les ouvrir de la même manière que vous utiliseriez les artefacts tiers dans la bibliothèque.

Voir aussi cette vidéo Gérer les doclets supplémentaires dans Narrative Reporting.

Doclets de référence

Un Doclet de référence peut servir de conteneur pour stocker du contenu tel que des plages nommées d'un fichier Excel, ou des diagrammes et des graphiques créés dans Reports (voir Ajouter un rapport à un doclet de référence), et être utilisé par un ou plusieurs doclets standard (non supplémentaires).

Le contenu des fichiers des doclets de référence n'est pas inclus directement dans les sorties des packages de rapports, telles que les instances de prévisualisation, de publication, de révision ou de validation. Cependant, le contenu incorporé dans un doclet consommateur est affiché en tant que sortie du package de rapports, même si le doclet de référence lui-même n'est pas fusionné directement dans la sortie. Les doclets de référence peuvent être présents dans la phase de création, mais pas dans les phases de révision ou de validation.

Sections

Les sections vous permettent de regrouper des doclets à des fins d'organisation ou en fonction de caractéristiques communes (doclets de même format ou visant le même public). Par exemple, vous pouvez regrouper tous les états financiers d'une déclaration d'informations financières dans une même section. Ainsi, les réviseurs affectés à cette section ont une vue filtrée de ces seuls doclets.

Phases de développement

Le développement d'un package de rapports comporte trois phases :

• Phase de création : compilation des divers contenus du rapport et des détails afférents en un tout cohérent.

• Phase de révision : collecte des commentaires sur de multiples versions provisoires et révision du contenu du rapport en conséquence.

• Phase de validation : obtention des signatures électroniques des intervenants clés et sécurisation du contenu du rapport pour empêcher toute modification.

A vous de décider des phases de développement nécessaires à votre rapport. Si l'essentiel du contenu doit principalement être fourni par une ou deux personnes, vous n'aurez sans doute pas besoin d'une phase de création. En revanche, si le rapport se destine à un petit groupe d'intervenants internes et non à une audience publique, vous pourrez peut-être vous passer d'une phase de révision. Vous pouvez adapter les phases de développement au type de rapport dont vous avez besoin. Reportez-vous à "Déterminer les phases de développement" dans le chapitre Remarques concernant la conception des packages de rapports.

Les rubriques ci-après détaillent les phases de développement.