Utilisation de règles de tâche

Les règles de tâche ont une incidence sur le comportement des tâches. Ces règles permettent aux utilisateurs d'affecter des règles directement aux tâches, notamment lorsque l'affectation de règles n'est pas appropriée au niveau du modèle, de l'échéancier ou du type de tâche du fait qu'une règle est unique pour une tâche. Ces règles s'appliquent aux tâches pour lesquelles les règles ont été configurées.

Règles de tâche disponibles :

  • Approuver automatiquement la tâche : termine automatiquement les approbations spécifiées uniquement si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Voici des exemples de conditions qui peuvent s'appliquer à cette règle :

    • Les attributs ont des valeurs spécifiées (y compris les attributs calculés).

    • La tâche prédécesseur contient un attribut avec une valeur spécifiée.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, les niveaux d'approbateur spécifiés sont marqués comme terminés, et le workflow passe au prochain niveau d'approbation ou prend le statut Fermé si aucun niveau d'approbation supplémentaire n'existe.

    Cette règle est exécutée lorsque le statut de tâche passe à Ouvert (avec approbateur).

  • Soumettre automatiquement la tâche : soumet automatiquement une tâche si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, le rôle Personne affectée est marqué comme étant terminé, et le workflow atteint le premier niveau d'approbation ou affiche le statut Fermé si aucun niveau d'approbation n'existe.

    Cette règle est exécutée lorsque le statut de tâche passe de En attente à Ouvert avec personne affectée.

  • Empêcher l'approbation de tâche : empêche l'approbation d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut, ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque l'approbateur clique sur Approuver.

  • Empêcher la soumission de tâche : empêche la soumission d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut, ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque la personne affectée clique sur Soumettre.

  • Envoyer un courriel sur la mise à jour : cette règle est exécutée en fonction des actions utilisateur sur la tâche. Par conséquent, vous devez définir les conditions pour la règle de façon appropriée. La condition la plus courante concerne l'attribut Statut ou Statut (détaillé) :
    • Attribut Statut : la seule valeur valide que vous pouvez sélectionner est Fermé. Les statuts En attente, Ouvert et Erreur résultent tous d'actions automatisées sur la tâche.
    • Attribut Statut (détaillé) : les statuts valides dépendent de l'approbateur.

Pour utiliser des règles de tâche, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Tâches, puis sur Tâches de l'échéancier.
  2. Sélectionnez l'onglet Règles pour ouvrir une nouvelle règle. Vous pouvez afficher les informations suivantes :

    • Ordre : ordre de priorité.

    • Règle : nom de la règle.

    • Conditions : choix des conditions qui doivent exister avant l'exécution de la règle.

  3. Sous Règle, sélectionnez le type de règle à utiliser :

    • Approuver automatiquement la tâche

    • Soumettre automatiquement la tâche

    • Empêcher la soumission de tâche

    • Empêcher l'approbation de tâche

    • Empêcher le rejet de tâche

    • Envoyer un courriel sur la mise à jour

    • Sélectionnez Créer le filtre et renseignez la section Conditions, ou sélectionnez Utiliser le filtre enregistré et choisissez un filtre. Le filtre sélectionné et configuré pour la règle détermine les conditions qui déclenchent la règle à appliquer.

    Remarque :

    Lorsque vous modifiez une définition de règle, les informations supplémentaires sont ajoutées au journal d'audit. Vous pouvez voir les modifications à la fois dans l'onglet Historique et dans le rapport d'audit.
  4. Facultatif : sous Description, expliquez pourquoi vous avez configuré la règle et comment elle doit être utilisée.
  5. Dans Niveau d'approbateur, sélectionnez la règle pour tous les niveaux ou sélectionnez les niveaux d'approbateur.
  6. Sélectionnez le filtre pour déterminer les conditions qui déclenchent la règle à appliquer :

    • Utiliser le filtre enregistré : la section Condition affiche une version en lecture seule des conditions associées au filtre enregistré.

    • Créer un filtre : la section Condition est activée. Sélectionnez les conditions qui s'appliquent pour le filtre avancé : Conjonction, Source, Attribut, Opérateur et Valeur.

  7. Sous Filtrer la tâche, sélectionnez la tâche à laquelle les conditions doivent s'appliquer : Tâche actuelle, N'importe quel prédécesseur, Tâche spécifique (indiquez l'ID de tâche).
  8. Reportez-vous aussi aux sections suivantes :