Validations système
Pour chaque action d'approbation, le processus de validation suivant est exécuté, le cas échéant.
Validations système pour la promotion/l'approbation
L'utilisateur est un propriétaire valide doté de droits d'accès en écriture à l'entité
L'emplacement en cours de l'entité est avec l'utilisateur affecté
Le statut de calcul de l'entité est OK/Aucune donnée/Système modifié.
Validations système pour le verrouillage
Afin de verrouiller une entité pour la période en cours, toutes les périodes précédentes pendant la même année que l'entité doivent être verrouillées. Si la période en cours est la première période de l'année, la période précédente (soit la dernière période de l'année précédente) doit être verrouillée.
Approbation par phase sans aucune dépendance par phase
Puisqu'il n'existe aucune dépendance par rapport aux phases au sein de la même période, le système ne vérifie pas si la phase 1 est verrouillée pour pouvoir verrouiller la phase 2.
Le système vérifie bien si la période précédente a a été verrouillée. Pour vérifier le verrouillage d'une période, toutes les phases de la période précédente sont verrouillées afin de pouvoir verrouiller des phases pendant la période en cours.
Par exemple, pour verrouiller March, NY : GroupA, toutes les périodes antérieures pour cette entité et toutes les phases doivent être verrouillées. Par conséquent, Feb, NY: GroupA, GroupB, GroupC, et Jan, NY: GroupA, GroupB, GroupC doivent être verrouillés.
Approbation par phase avec dépendance par phase
Pour une approbation par phase avec dépendance, en plus de la vérification de la période précédente, le système vérifie également que toutes les phases précédentes dans la même période sont verrouillées.
Le système vérifie le statut de calcul lorsqu'il verrouille chaque phase. Pour verrouiller la phase, l'entité doit être OK ou SC ou NoData.
Par exemple, supposons que la phase 1 est verrouillée mais que, plus tard, vous saisissiez des données supplémentaires pour la phase 2, qui n'est pas encore verrouillée. Pour verrouiller la phase 2, vous devez consolider l'entité afin que le statut de calcul soit OK pour pouvoir verrouiller la phase 2.
Validations système pour le déverrouillage
Afin de déverrouiller une entité pour la période en cours, toutes les périodes futures (avec des données) pendant la même année que l'entité doivent être déverrouillées.
Approbation par phase sans aucune dépendance par phase
Puisqu'il n'existe aucune dépendance par rapport aux phases au sein de la même période, le système ne vérifie pas si la phase 2 est déverrouillée pour pouvoir déverrouiller la phase 1.
Le système vérifie que toutes les phases pour les périodes futures avec des données ne sont pas verrouillées afin de déverrouiller toutes les phases pour la période en cours.
Par exemple, pour déverrouiller March, NY: GroupA, en supposant que la dernière période contenant des données est May, toutes les phases des périodes futures (April et May) doivent être déverrouillées. Les périodes April, NY: GroupA, GroupB, GroupC et May, NY: GroupA, GroupB, GroupC doivent être déverrouillées.
Approbation par phase avec dépendance par phase
Pour une approbation par phase avec dépendance par phase, en plus de la vérification de la période future, le système vérifie également que toutes les phases suivantes dans la même période ne sont pas verrouillées.
Validations définies par l'utilisateur
La validation d'approbation par phase est basée sur les règles définies pour les cellules dans chaque phase.
Quels que soient vos besoins, vous pouvez définir la règle de validation qui y répondra. Vous pouvez créer la règle dans le formulaire de données. Vous pouvez également utiliser le script de calcul pour effectuer le calcul, puis affecter le résultat à un compte que vous référencerez dans le formulaire dans le cadre de votre règle de validation.
Si vous voulez une autre règle de validation pour une autre phase, vous pouvez inclure le compte de validation spécifique dans le cadre de la définition de phase.
La validation personnalisée étant facultative, vous n'avez peut-être pas besoin de faire valider certaines phases et d'en faire valider d'autres.
Validations de dépendance par phase
Si l'option Dépendance par phase est sélectionnée pour la hiérarchie d'unités d'approbation, des vérifications de validation supplémentaires sont effectuées avant qu'une action d'approbation spécifique soit autorisée. Les actions d'approbation suivantes nécessitent une vérification supplémentaire de la dépendance par phase :
Démarrer
Exclure
Promouvoir
Rejeter
Prendre possession
Rouvrir
Approuver
Verrouiller
Déverrouiller
La vérification de la dépendance par phase ne s'applique pas aux entrées de données, car un utilisateur ne peut pas commencer à saisir des données avant le début de l'entité.
Un groupe d'entités au sein d'une hiérarchie d'unités d'approbation dispose de trois propriétés qui sont prises en compte pour vérifier la dépendance.
Validation du statut d'approbation (nouveau statut d'approbation après l'exécution d'une action)
Le statut d'approbation de la phase N+1 doit être identique ou inférieur à celui de la phase N
Validation de l'emplacement (nouvel emplacement après l'exécution d'une action)
L'emplacement de l'entité de niveau X doit être identique ou inférieur au niveau X+1
Validation des propriétaires et réviseurs
Il n'existe aucune validation de dépendance pour le propriétaire et le réviseur au sein d'un même emplacement. Par conséquent, le propriétaire ainsi que les réviseurs 1 et 2 d'un même emplacement au sein du chemin promotionnel sont considérés comme identiques.
Pour effectuer l'action d'approbation, l'un d'eux doit réussir la vérification de dépendance pour le statut d'approbation et pour la validation de l'emplacement. Si la validation échoue, l'action d'approbation échouera également.
En plus de la règle de validation pour les actions d'approbation, le système valide à quel moment les utilisateurs peuvent avoir accès aux données et les actions qu'ils ont le droit d'effectuer. Reportez-vous à la section Règles de validation des données.