Les actions disponibles pour une unité d'approbation dépendent de sa possession, de son statut et des droits de sécurité affectés à l'utilisateur.
Promotion des entités
Vous pouvez uniquement promouvoir une entité parent lorsque vous promouvez les enfants vers son niveau. Lorsque vous promouvez toutes les entités enfant pour qu'ils aient le même propriétaire que le parent, vous pouvez promouvoir le parent car tous ses enfants seront également promus.
Lors de la promotion d'une entité parent et de ses enfants, toutes les entités doivent être validées pour pouvoir être promues au niveau suivant. Si une entité échoue à la validation, aucune ne pourra être promue.
Prise de possession des entités
Sauf si vous êtes le propriétaire ou le réviseur au même niveau que l'entité au sein du chemin promotionnel, vous ne pouvez pas effectuer d'action d'approbation, si ce n'est pour prendre la possession.
Si vous vous situez au-dessus de l'entité en cours dans le chemin promotionnel, vous pouvez en prendre possession pour amener l'entité à votre niveau et effectuer une action d'approbation sur l'entité.
Si vous prenez possession d'une entité parent, vous pouvez également prendre possession de ses enfants, s'ils se trouvent au même niveau.
Utilisateurs d'approbation en dehors du chemin promotionnel
Si vous êtes en dehors du chemin promotionnel pour une unité d'approbation, vous pouvez afficher sur la page Approbations la liste des entités pour lesquelles vous avez un accès en écriture ou en lecture, mais vous ne pouvez effectuer une action d'approbation sur aucune de ces entités.
Aucun propriétaire
Si l'entité n'a pas de propriétaire, aucun utilisateur ne peut en prendre possession, même s'il se trouve au-dessus de l'entité dans le chemin promotionnel. Seul l'administrateur peut prendre possession de cette unité d'approbation.
Refus des entités
Si vous refusez une entité parent, tous ses enfants sont également refusés et leur statut passe à "Non validé". Ils reviennent au propriétaire précédent dans le chemin et ont le même propriétaire que l'entité parent.
Si vous voulez refuser une entité parent, mais pas ses enfants, vous pouvez sélectionner Refuser un seul élément. L'entité parent sera refusée, son statut passera à "Non validé" et la possession reviendra au propriétaire précédent, mais aucune action ne sera effectuée sur ses enfants. Les enfants conserveront le même statut "En cours de révision" et resteront avec le même propriétaire.
Lorsque vous refusez une unité d'approbation, le propriétaire par défaut est défini sur "Automatique", ce qui signifie que l'unité est automatiquement renvoyée au propriétaire précédent. Lorsque vous refusez une unité d'approbation, vous pouvez sélectionner un propriétaire différent dans la liste des propriétaires disponibles, avant vous dans le chemin promotionnel.
Retour à l'origine des entités
Si nécessaire, vous pouvez choisir de renvoyer la révision au propriétaire d'origine affecté au démarrage. Lorsque vous effectuez l'action Provenir, la possession revient au propriétaire d'origine et le statut est "En cours de révision". Le système n'efface pas l'historique du processus de validation. L'action Provenir affecte uniquement une entité de base et pas le parent. Si vous faites revenir une entité parent à son origine, cela fait également revenir ses enfants à leur origine et ils retournent au propriétaire d'origine dans le chemin promotionnel.
Remarque :
L'action Provenir est différente des actions Exclure et Démarrer, qui peuvent uniquement être effectuées par un administrateur. L'action Exclure efface tout l'historique du processus de validation et l'action Démarrer définit le propriétaire sur le premier propriétaire dans le chemin promotionnel.
Approbations des entités
Vous pouvez uniquement approuver une entité lorsqu'elle atteint la fin du chemin promotionnel. Lorsque vous approuvez une entité, son statut devient "Approuvé", mais son propriétaire n'est pas modifié.
Si vous approuvez uniquement une entité de base, cela n'affecte pas le statut de l'entité parent.
Si vous approuvez une entité parent, tous ses enfants sont inclus dans le processus de validation. Si la validation échoue, aucune entité ne sera approuvée.
Réouverture des entités
Lorsqu'une entité a été approuvée, vous pouvez la verrouiller ou la rouvrir pour révision. Lorsque vous rouvrez une entité, son statut passe à "En cours de révision" et la possession revient au propriétaire précédent dans le chemin promotionnel.
Lorsque vous rouvrez une unité d'approbation, le propriétaire par défaut est défini sur "Automatique", ce qui signifie que l'unité est automatiquement renvoyée au propriétaire précédent. Lorsque vous rouvrez une unité d'approbation, vous pouvez sélectionner un propriétaire différent dans la liste des propriétaires disponibles, avant vous dans le chemin promotionnel.
Verrouillage des entités
L'état final du processus d'approbation est "Verrouillé". Le système vérifie que toutes les périodes précédentes sont verrouillées avant de verrouiller la période en cours. Seul le dernier propriétaire du chemin promotionnel peut faire passer l'entité du statut "Approuvé" à "Verrouillé".
Déverrouillage des entités
Une fois l'entité verrouillée, si vous avez besoin de modifier des données supplémentaires ou de réviser l'entité, vous devez d'abord la déverrouiller. Le système vérifie que toutes les périodes futures ne sont pas verrouillées avant de déverrouiller la période en cours.
Si vous déverrouillez une entité parent, tous ses enfants seront également déverrouillés au cours du processus. Si vous voulez déverrouiller uniquement une entité parent, vous pouvez sélectionner Déverrouiller un seul élément, afin que le système déverrouille uniquement l'entité sélectionnée.
Validation des entités
L'action Valider permet de confirmer que vous avez révisé les données de l'entité et qu'elles sont correctes. Après l'action Valider, le statut passe à Validé.
Vous pouvez valider et garder l'unité d'approbation, ou valider puis promouvoir l'unité d'approbation. Si vous promouvez une entité sans validation, le système exécute une validation implicite.