Utilisation de règles de type de tâche

Les règles de type de tâche s'appliquent à toutes les tâches du même type et permettent donc d'appliquer facilement les règles à des groupes de tâches. Les règles configurées dans la boîte de dialogue Type de tâche se propagent vers le bas dans la boîte de dialogue Modifier une tâche. Elles apparaissent dans l'onglet Règles de cette boîte de dialogue en lecture seule pour les tâches de modèle, et sont copiées vers les tâches de l'échéancier.

Règles de type de tâche disponibles :

  • Approuver automatiquement la tâche : termine automatiquement les approbations spécifiées uniquement si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Exemple de conditions qui peuvent s'appliquer à cette règle : si les attributs ont des valeurs spécifiées (y compris les attributs calculés)

    Lorsque les conditions sont satisfaites, les niveaux d'approbateur spécifiés sont marqués comme terminés, et le workflow passe au prochain niveau d'approbation ou prend le statut Fermé si aucun niveau d'approbation supplémentaire n'existe.

    La règle Approuver automatiquement la tâche est exécutée lorsque le statut de tâche passe à Ouvert (avec approbateur).

  • Soumettre automatiquement la tâche : entraîne la soumission automatique d'une tâche si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, le rôle Personne affectée est marqué comme étant terminé, et le workflow atteint le premier niveau d'approbation ou affiche le statut Fermé si aucun niveau d'approbation n'existe.

    La règle Soumettre automatiquement la tâche est exécutée lorsque le statut de tâche passe de En attente à Ouvert avec personne affectée.

  • Empêcher l'approbation de tâche : cette règle empêche l'approbation d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque l'approbateur clique sur Approuver.

  • Empêcher la soumission de tâche : cette règle empêche la soumission d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque le destinataire clique sur Soumettre.

  • Envoyer un courriel sur la mise à jour : cette règle est exécutée en fonction des actions de l'utilisateur sur la tâche. Vous devez donc définir correctement les conditions de la règle. La condition la plus courante est celle avec l'attribut de statut ou l'attribut de statut détaillé :
    • Attribut de statut : la seule valeur valide que vous pouvez sélectionner est Fermé. Les statuts En attente, Ouvert et Erreur découlent tous d'actions automatisées effectuées sur la tâche.
    • Attribut de statut détaillé : les statuts valides sont ceux avec l'approbateur.

Pour utiliser des règles de type de tâche, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Task Manager.
  2. Cliquez sur l'onglet Types de tâche sur la gauche.
  3. Cliquez sur un type de tâche, puis sur Modifier.
  4. Sélectionnez l'onglet Règles. Vous pouvez afficher les informations suivantes :

    • Ordre : ordre de priorité

    • Règle : nom de la règle

    • Conditions : choix des conditions qui doivent exister avant l'exécution de la règle

  5. Pour modifier une règle, sur l'onglet Règles, cliquez sur Modifier et mettez à jour les éléments suivants :

    • Règle : sélectionnez une règle.

    • Description : facultatif. Expliquez la raison pour laquelle vous avez configuré la règle et son utilisation prévue.

    • Message (pour certaines règles, comme indiqué ci-dessous) :

      • Message à l'attention de l'approbateur : définissez un message facultatif pour l'approbateur dans une règle Empêcher l'approbation de tâche.

      • Message à l'attention de la personne affectée : définissez un message facultatif pour la personne affectée dans une règle Empêcher la soumission de tâche.

    • Niveau d'approbateur : pour certaines règles, sélectionnez Tous les niveaux ou sélectionnez les niveaux d'approbateur.

      Remarque :

      Le niveau d'approbateur doit être défini sur la règle Approuver automatiquement la tâche et la règle Empêcher l'approbation de tâche.

    • Sélectionnez Créer le filtre et renseignez la section Conditions, ou sélectionnez Utiliser le filtre enregistré et choisissez un filtre. Le filtre sélectionné et configuré pour la règle détermine les conditions qui déclenchent la règle à appliquer.

    • Pour Conditions, sélectionnez une option :

      • Utiliser le filtre enregistré : la section Condition affiche une version en lecture seule des conditions associées au filtre enregistré.

      • Créer le filtre : la section Condition est activée.

        Conjonction, Source, Attribut, Opérateur et Valeur se comportent de la même façon que pour la fonctionnalité de filtre avancée existante.

    • Pour Filtrer la tâche, spécifiez la tâche pour laquelle les conditions doivent être sélectionnées :

      • Tâche actuelle

      • N'importe quel prédécesseur

      • Tâche spécifique : fournissez l'ID de tâche.

    Remarque :

    Lorsque vous apportez des modifications à une définition de règle, les informations supplémentaires sont ajoutées au journal d'audit. Vous pouvez consulter les modifications dans l'onglet Historique ou Rapport d'audit.

  6. Reportez-vous aussi aux sections suivantes :