Lorsque vous créez des tâches automatisées par un processus, à des fins de sécurité, vous spécifiez un compte utilisateur servant à exécuter la tâche. Pour préserver la sécurité, vous pouvez demander l'autorisation d'exécuter la tâche si l'une des situations suivantes se produit :
Si vous ajoutez une tâche automatisée de processus à un échéancier, à partir d'un modèle ou manuellement, avec un autre utilisateur d'exécution.
Lorsque vous définissez le statut d'un échéancier sur Ouvert, le système émet automatiquement une demande d'autorisation si la tâche n'est pas terminée.
Si les paramètres d'une tâche sont modifiés par un utilisateur autre que la personne affectée (ou autre que le propriétaire de la tâche, si le responsable est également affecté à la tâche), l'autorisation est annulée et doit être obtenue par saisie d'un mot de passe. Pour les tâches automatisées par un processus, si un utilisateur autre que celui spécifié ou que l'utilisateur d'exécution par défaut modifie les paramètres, la tâche redevient non autorisée.
L'autorisation garantit que l'utilisateur exécutant la tâche automatisée par un processus dispose des privilèges de sécurité nécessaires pour l'application et les données pour lesquelles la tâche est exécutée. Un administrateur disposant des informations d'identification de l'utilisateur d'exécution peut effectuer l'autorisation ou demander l'autorisation à l'utilisateur.
Lorsque l'exécution de la tâche automatisée par un processus est planifiée, si l'autorisation n'est pas fournie, la tâche n'est pas exécutée, et son statut passe à Attention requise. Si un propriétaire ou une personne affectée modifie la tâche, les détails de cette tâche indiquent qu'une autorisation est requise. Dans ce cas, seul l'utilisateur d'exécution peut autoriser la tâche.
Un utilisateur qui reçoit une demande d'autorisation peut accéder à l'autorisation dans la liste de travail à partir d'un lien dans le courriel ou en se connectant à l'application.
Remarque :
A partir d'un échéancier ou d'une liste de travail, avant la date de début de la tâche, l'administrateur, le propriétaire de l'échéancier ou le propriétaire de la tâche peut autoriser la tâche. Après la date de début de la tâche, seul l'utilisateur d'exécution peut le faire.
Pour autoriser une tâche, procédez comme suit :
Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Task Manager
Sélectionnez l'onglet Echéanciers à gauche.
Sélectionnez un échéancier.
Sélectionnez Actions, puis Autoriser les tâches.
Le système affiche la liste de sélection Utilisateurs et la table des tâches non autorisées pour l'échéancier sélectionné. La liste de sélection des utilisateurs est alimentée avec des utilisateurs auxquels des tâches automatisées par un processus en attente requérant une autorisation sont affectées.
Dans la liste de sélection des utilisateurs, sélectionnez un utilisateur.
Le système affiche la liste des tâches non autorisées pour cet utilisateur. Par défaut, votre nom d'utilisateur apparaît en premier dans la liste et en gras. Si vous ne disposez pas de tâches non autorisées, la liste est vide.
Sélectionnez une tâche qui nécessite une autorisation.
Pour afficher les détails d'une tâche, cliquez sur son nom et consultez ses paramètres.
Conseil :
Pour contacter le propriétaire de la tâche par courriel, cliquez sur le nom du propriétaire en regard de la tâche et affichez les détails de l'utilisateur.