Utilisation de règles de tâche

Les règles de tâche ont une incidence sur le comportement des tâches. Ces règles permettent aux utilisateurs d'affecter des règles directement aux tâches lorsque l'affectation de règles n'est pas appropriée au niveau du modèle, de l'échéancier ou du type de tâche. Les règles s'appliquent aux tâches pour lesquelles elles ont été configurées.

Règles de tâche disponibles :

  • Approuver automatiquement la tâche : termine automatiquement les approbations spécifiées uniquement si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Voici des exemples de conditions qui peuvent s'appliquer à cette règle :

    • Les attributs ont des valeurs spécifiées (y compris les attributs calculés).
    • La tâche prédécesseur contient un attribut avec une valeur spécifiée.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, les niveaux d'approbateur spécifiés sont marqués comme terminés, et le workflow passe au prochain niveau d'approbation ou prend le statut Fermé si aucun niveau d'approbation supplémentaire n'existe.

    Cette règle est exécutée lorsque le statut de tâche passe à Ouvert (avec approbateur).

  • Soumettre automatiquement la tâche : soumet automatiquement une tâche si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, le rôle de destinataire est marqué comme terminé, et le workflow passe au premier niveau d'approbation ou prend le statut Fermé si aucun niveau d'approbation n'existe.

    Cette règle est exécutée lorsque le statut de la tâche passe de En attente à Ouvert (avec personne affectée).

  • Empêcher l'approbation de tâche : empêche l'approbation d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque l'approbateur clique sur Approuver ou sur Actions > Mettre à jour.
  • Empêcher la soumission de tâche : empêche la soumission d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque la personne affectée clique sur Soumettre ou sur Actions > Mettre à jour.
  • Empêcher le rejet de tâche : cette règle empêche le rejet d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque la personne affectée clique sur Soumettre ou sur Actions > Mettre à jour.
  • Envoyer un courriel sur la mise à jour : cette règle est exécutée en fonction des actions de l'utilisateur sur la tâche. Par conséquent, vous devez définir les conditions de la règle de manière appropriée. La condition la plus courante consiste à disposer d'une condition avec l'attribut de statut ou de statut détaillé :
    • Attribut de statut : la seule valeur valide pouvant être sélectionnée est Fermé. Les statuts En attente, Ouvert et Erreur résultent tous d'actions automatisées sur la tâche.
    • Attribut de statut détaillé : les statuts valides sont ceux avec approbateur.

    La règle est exécutée lorsqu'un utilisateur se sert de la boîte de dialogue Action de tâche :

    • Demande, libère, soumet, approuve, rejette ou rouvre une tâche, ou en force le démarrage ou la fermeture
    • Met à jour une valeur d'attribut
    • Répond à une question
    • Ajoute un commentaire
    • Supprime un commentaire
    • Ajoute une pièce jointe de référence

Pour utiliser des règles de tâche, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Tâches, puis sur Tâches de l'échéancier Tâches programmées.
  2. Ouvrez une tâche.
  3. Cliquez sur l'onglet Règles. Vous pouvez afficher les informations suivantes :

    • Ordre : ordre de priorité

    • Règle : nom de la règle.

    • Conditions : choix des conditions qui doivent exister avant l'exécution de la règle.

  4. Pour créer ou modifier une règle, dans l'onglet Règles, cliquez sur l'icône Icône Nouveau Nouveau ou sélectionnez une règle existante, puis cliquez sur l'icône Icône Modifier Modifier.
  5. Dans l'onglet Propriétés :

    • Règle : sélectionnez une règle.

      Remarque :

      Lorsque vous apportez des modifications à une définition de règle, les informations supplémentaires sont ajoutées au journal d'audit. Vous pouvez afficher les modifications dans les onglets Historique et Rapport d'audit.

    • Description : facultatif. Expliquez la raison pour laquelle vous avez configuré la règle et son utilisation prévue. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères.

    • Exécuter lorsque : indique les événements associés à la règle.

    • Niveau d'approbateur : sélectionnez tous les niveaux ou sélectionnez les niveaux d'approbateur.

  6. Dans l'onglet Filtre :

    • Sélectionnez Créer le filtre et renseignez la section Conditions, ou sélectionnez Utiliser le filtre enregistré et choisissez un filtre. Le filtre sélectionné et configuré pour la règle détermine les conditions qui déclenchent la règle à appliquer.

    • Filtrer la tâche : indiquez la tâche pour laquelle sélectionner la condition :

      • Tâche actuelle
      • N'importe quel prédécesseur
      • Tâche spécifique : indiquez l'ID de tâche.

    • Conditions :

      • Utiliser le filtre enregistré : la section Conditions affiche une version en lecture seule des conditions associées au filtre enregistré.

      • Créer un filtre : la section Conditions est activée et vous pouvez cliquer sur Créer une condition ou Créer un groupe de conditions pour indiquer des conditions.

        Conjonction, Source, Attribut, Opérateur et Valeur se comportent de la même façon que pour la fonctionnalité de filtre avancée existante.

  7. Reportez-vous aussi aux sections suivantes :